Constitution et établissement de conventions de servitude de passage

La prestation vise à sécuriser juridiquement les emprises occupées par des ouvrages de réseau de chauffage urbain implantés sur des propriétés privées, au moyen de conventions de servitude conclues avec les propriétaires concernés. Le titulaire intervient à partir des éléments fonciers transmis : identification des propriétaires, références cadastrales et unités foncières. Le périmètre initial porte sur environ 658 parcelles, susceptible d’augmenter en cours d’exécution.

Négociation avec les propriétaires

Le titulaire analyse les éléments fonciers, contacte les propriétaires ou leurs représentants, présente la démarche de régularisation, répond aux demandes d’information, conduit les échanges amiables et effectue les relances nécessaires. Chaque unité foncière donne lieu au minimum à une prise de contact par téléphone, courrier postal ou courrier électronique, ainsi qu’à une phase de négociation. Une visioconférence ou un rendez-vous physique peut être mobilisé lorsque la situation le nécessite.

Le titulaire est soumis à une obligation de moyens : l’obtention des accords des propriétaires ou des copropriétés n’est pas une obligation de résultat. Il informe régulièrement l’acheteur de l’avancement et des difficultés. Aucune convention définitive ne peut être établie sans validation préalable des termes de la négociation.

Dossiers de copropriété

Lorsque les biens relèvent de la copropriété, le titulaire échange avec les syndics, prépare les éléments nécessaires à l’inscription du dossier à l’ordre du jour et présente le projet aux instances compétentes.

• Participation à une assemblée générale de copropriété, décomptée comme une prestation distincte
• Participation à une réunion de conseil syndical, décomptée séparément
• Présentation des éléments utiles à la compréhension du projet et à la décision
• Compte rendu synthétique transmis après chaque réunion

Conventions et signatures

Après obtention des accords nécessaires, le titulaire prépare les conventions à partir des modèles transmis, complète les informations propres à chaque dossier, vérifie leur cohérence, les adresse aux signataires, suit les signatures, effectue les relances et récupère les exemplaires signés. Les frais d’envoi sont inclus dans les prix du marché.

La publication de l’acte au service de la publicité foncière ne relève en principe pas de la mission. Elle peut toutefois être demandée ponctuellement, selon une ligne dédiée du bordereau. En cas de refus de signature après accord amiable, la rémunération de la prestation partiellement exécutée est déterminée selon le bordereau.

État parcellaire, immobilisations et suivi

Pour les parcelles non référencées ou identifiées ultérieurement, le titulaire peut établir l’état parcellaire et réaliser l’identification correspondante. Il peut également mobiliser un expert foncier ou un négociateur foncier pour une demi-journée de 4 heures ou une journée de 7 heures.

Il met en place et tient à jour :

• Un planning global allant de l’établissement de l’état parcellaire à la constitution du dossier de servitude
• Un tableau de suivi mentionnant notamment la référence du dossier, les références cadastrales, les interlocuteurs, les dates de contact, l’avancement des négociations, les décisions, les signatures et les blocages
• Une transmission du tableau au minimum mensuelle, selon une périodicité convenue

Livrables et contrôle

Les livrables comprennent les comptes rendus de réunions, les conventions signées, les justificatifs des démarches, les tableaux de suivi actualisés et un bilan final de l’avancement et des difficultés. Les documents sont remis de manière dématérialisée dans des formats compatibles Microsoft Word, Excel ou PowerPoint, puis soumis à validation. Les remarques de fond ou de forme doivent être intégrées jusqu’à approbation sans réserve.

Les prestations sont commandées successivement sur devis et bon de commande. Le devis et la confirmation de traitement de la commande doivent être transmis dans un délai de 48 heures ouvrées. Les données et documents fournis restent la propriété de l’acheteur, ne peuvent être utilisés que pour la mission et doivent être restitués sans conservation de copie. Une garantie de 6 mois couvre la correction des erreurs imputables au titulaire, frais de fourniture, de main-d’œuvre et de déplacement compris.