Conseil en relations presse

Le prestataire accompagne le service Presse dans la définition de stratégies de relations presse et d’influence, pour des productions scientifiques, des missions ou axes stratégiques de la HAS, ainsi que pour des sujets sensibles ou des situations de crise. Il éclaire le choix des actions et des relais à cibler, adapte les messages et peut remettre une note présentant le contexte, la problématique, les actions proposées et un calendrier.

Déploiement des actions presse

Les prestations opérationnelles peuvent inclure :

• La préparation de conférences de presse et de rencontres presse ou influenceurs : recherche de lieu, proposition de format ou de déroulé, messages pour les intervenants et rédaction de communiqués, avec déclinaison possible pour les réseaux sociaux. Les rencontres presse ou influenceurs sont prévues pour un maximum d’une vingtaine de participants.
• La préparation d’éléments de réponse, la recommandation de journalistes à cibler et les relances avant ou après l’événement.
• La rédaction de communiqués de 1 à 2 pages et de dossiers de presse pédagogiques ou complexes, conformément à la charte graphique fournie par la HAS. Les communiqués peuvent être déclinés en messages textuels pour les réseaux sociaux ; des vignettes ou visuels peuvent être demandés.

Pour les événements, au moins une réunion de brief et une réunion de calage sont prévues. La HAS prend en principe en charge la réservation de la salle, les éventuels frais de traiteur, la logistique et l’envoi des invitations ; elle peut toutefois demander au prestataire de prendre en charge des frais de réservation, de traiteur ou de matériel.

Appui au service Presse

Le prestataire peut mettre en place un bureau de presse pour prendre les appels, rechercher les informations utiles, préconiser une réponse et suivre les demandes des journalistes. Il transmet alors à l’équipe Presse les éléments nécessaires au traitement de la demande, ou répond directement au journaliste avec les éléments techniques et, si besoin, sollicite les personnes compétentes de la HAS. Le suivi partagé peut utiliser Teams ou une solution équivalente conforme aux exigences de sécurité informatique de la HAS.

Les autres prestations comprennent la constitution, sous forme de liste, de fichiers ciblés de médias, journalistes et influenceurs ; le suivi de l’impact des actions (nombre de retombées, chronologie des articles et publications, compilation, visibilité, tonalité et messages repris) ; et l’alimentation d’une bibliothèque organisée d’éléments de langage pour les questions sensibles, avec rédaction et classement des réponses utiles.

Les réunions se tiennent de préférence à distance. Une réunion en présentiel peut être demandée à titre exceptionnel, sans surcoût, avec un préavis minimal de 48 heures.