Organisation et communication événementielles

Le titulaire conseille le commanditaire sur le déroulé, la hiérarchie des thèmes, la mise en valeur des messages, la scénographie, les supports et la logistique. Il conduit les opérations, coordonne les équipes et prestataires, établit un rétroplanning et remet un bilan après chaque manifestation. Les prestations peuvent aussi être commandées simplement, par exemple pour rechercher un lieu ou un animateur, sans forfait de conseil-coordination.

Un coordinateur fait l’interface entre le commanditaire, les intervenants, les prestataires et les fournisseurs. L’équipe mobilisée est adaptée à la complexité de l’événement et peut comprendre chef de projet, chargé de production, régisseur et graphiste. Des points de pilotage sont prévus chaque semaine en amont, après la réunion de brief. Le bilan comprend notamment les inscrits et présents, l’analyse de l’impact, les points positifs et améliorations, ainsi que l’analyse de l’enquête de satisfaction. Un bilan annuel des actions et des propositions d’amélioration est également attendu.

Recherche et moyens événementiels

La recherche de lieux comprend plusieurs propositions documentées : présentation, photos, atouts et limites, tarif de location, modalités d’utilisation et accessibilité physique et des débats. Pour les animateurs, journalistes ou experts, une proposition argumentée comprend au minimum trois noms, leurs CV et les montants correspondant à la prestation attendue.

Les prestations peuvent inclure la location des lieux, équipements et mobilier lorsque ceux-ci sont imposés par le gestionnaire, ainsi que la coordination du montage, du démontage et de l’exploitation. Si le lieu ne les impose pas, du mobilier de scène ou de restauration et des équipements de vestiaire peuvent être fournis. Le matériel informatique comprend ordinateurs avec logiciels bureautiques, imprimantes laser noir et blanc ou couleur et papier ; les moyens audiovisuels, de sonorisation et d’éclairage sont proportionnés à la manifestation et au nombre de participants.

Les dispositifs à distance ou hybrides couvrent la visioconférence, les retransmissions entre salles, la captation, le direct sur le web, l’hébergement sur une plateforme dédiée, l’encodage et le séquençage des contenus. Des tests techniques sont réalisés en amont. Les contenus vidéo séquencés sont transmis dans un délai maximal de 3 à 5 jours après l’événement. Les moyens de transmission peuvent comprendre des lignes ADSL-SDSL, le wifi et un routeur.

Communication, inscriptions et contenus

Les supports respectent la charte graphique de l’institution et sont soumis à validation avant impression ou envoi. Ils peuvent comprendre identité visuelle et sonore, masques de diaporama, invitations et remerciements, programmes, dossiers participants, badges, signalétique, affiches, kakémonos, panneaux et outils de promotion numériques. La création des invitations peut inclure rédaction, mise en forme et relecture ; les supports papier peuvent être imprimés. La conception de signalétique couvre les supports spécifiques à l’événement, tandis que les impressions déjà couvertes par un autre marché sont coordonnées avec son titulaire.

Le cas échéant, le titulaire conçoit et gère un formulaire et une plateforme d’inscription externes au site de l’institution, avec champs adaptés aux publics, quotas et informations pratiques. Le marché prévoit également la gestion des fichiers d’invitation et d’inscription : homogénéisation, dédoublonnage, mises à jour, relances, suivi des réponses, gestion du surbooking et liste d’émargement. Les fichiers constitués restent la propriété exclusive du commanditaire et lui sont remis sous forme numérique ; ils ne peuvent servir à d’autres manifestations.

Les livrables éditoriaux peuvent inclure comptes rendus intégraux, synthèses des interventions (environ une page par heure de débats) et documents « points clés » en recto-verso. Des vidéos, reportages, animations motion design, visuels pour réseaux sociaux, GIF, bandeaux web, emailings, sous-titrages et traductions peuvent être réalisés selon les besoins. Les enregistrements audio et vidéo, fichiers graphiques et sources, éléments d’évaluation et autres livrables sont remis dans un format adapté aux PC, par voie électronique ou sur un support adapté à leur volume.

Intervenants, accueil et prestations associées

La gestion des intervenants peut comprendre convocations, informations pratiques, autorisations de droit à l’image, collecte et mise en forme des documents, coordination des diaporamas, réunions de préparation et suivi des contenus. L’hébergement, le transport et la restauration des intervenants peuvent également être organisés ; les trajets en train sont en 2e classe (1re classe possible pour les détenteurs d’une carte de réduction, sous condition d’imputation sur les trajets), et les vols en classe économique, avec possibilité de la classe immédiatement supérieure pour les vols d’au moins 6 heures. Des navettes et des courses pour acheminer du matériel peuvent être prévues.

Les prestations d’accueil peuvent inclure hôtes et hôtesses en nombre suffisant, vérification des inscriptions, émargement, remise de badges et dossiers, vestiaire et passage de microphones. Les animations peuvent être artistiques, culturelles, pédagogiques, sportives, ludiques ou interactives ; elles peuvent comprendre expositions, outils participatifs ou borne photo avec impression, partage par courriel et réseaux sociaux et au moins une dizaine d’accessoires. Le cas échéant, les déclarations liées aux droits de diffusion sont prises en charge. Peuvent aussi être commandés traiteur, maquillage et reportage photo ; les photographies sont livrées libres de droits en basse et haute définition. Pour les plateaux-repas, une bouteille d’eau de 33 cl et un verre sont prévus par orateur.