Mise en place et conduite d’une commission de contrôle financier

La mission accompagne la Communauté d’agglomération dans la création, la formalisation et la conduite opérationnelle de sa Commission de contrôle financier. Elle comprend une tranche ferme et deux tranches optionnelles consacrées aux contrôles financiers annuels.

Mise en place de la commission

La tranche ferme débute par une réunion de lancement avec les élus référents et les services concernés, suivie d’un planning détaillé précisant les étapes, jalons de validation, réunions et échéances de remise des livrables.

Le titulaire analyse et fiabilise le périmètre de référence, comprenant :

• 1 contrat de DSP assainissement ;
• 3 contrats de DSP eau ;
• 1 contrat de DSP patinoire ;
• 3 conventions de mandat pour la gestion de services ;
• 2 concessions d’aménagement ;
• 1 convention d’objectif avec une association exerçant une mission de service public.

Il formule les adaptations nécessaires en fonction des créations, suppressions, renouvellements ou transformations de contrats et conventions. Une note argumentée détaillant la méthode et les analyses est soumise à la Direction générale des services pour validation.

Le titulaire élabore le règlement de fonctionnement de la commission, incluant son cadre juridique, sa composition, les rôles des élus et services, les objectifs, le périmètre, l’articulation avec les autres instances, les règles de quorum et de vote, le rythme des réunions ainsi que les modalités de saisine et de traitement des sujets. Le règlement est présenté aux membres et aux agents, puis soumis à l’approbation de l’exécutif.

Il formalise également une procédure annuelle détaillée couvrant l’identification et la collecte des documents, la préparation des travaux, les rôles et responsabilités, les circuits de validation, les modalités de transmission des informations et le calendrier prévisionnel.

Audit et contrôle financier annuel

Le prestataire liste les éléments nécessaires à son analyse et réalise un diagnostic sur pièces à partir des documents réglementaires et financiers transmis par la Direction des Finances : comptes annuels, rapports d’activité, rapports des commissaires aux comptes, rapports des délégataires, budgets prévisionnels et conventions.

Les analyses financières réalisées par les assistants à maîtrise d’ouvrage constituent une base documentaire, mais ne se substituent pas aux travaux du titulaire. Celui-ci en vérifie la cohérence, la fiabilité et les conclusions, puis les complète, actualise, approfondit ou corrige si nécessaire.

Le premier contrôle comprend un audit rétrospectif des exercices 2025 et 2026. Les contrôles suivants portent sur l’exercice écoulé et comprennent notamment :

• l’analyse de l’évolution des principaux agrégats financiers ;
• l’identification des équilibres économiques des structures ;
• l’établissement d’une situation de référence ;
• l’analyse des relations financières entre la collectivité et les opérateurs ;
• le repérage des risques, anomalies et évolutions significatives ;
• la hiérarchisation des structures nécessitant un suivi renforcé.

Une analyse transversale apprécie les engagements financiers de la collectivité, les risques, la performance des dispositifs, la soutenabilité des engagements et les incidences des différents modes de gestion. Le diagnostic comporte au minimum une synthèse exécutive, une analyse financière détaillée, une cartographie des risques, les points de vigilance et les recommandations.

Un bilan annuel de l’accompagnement et du fonctionnement de la commission est intégré au diagnostic, avec des recommandations opérationnelles pour pérenniser et faire évoluer le dispositif.

Animation, réunions et évolutions du périmètre

Le titulaire prépare et anime les réunions, présente les analyses de manière claire et pédagogique, facilite les échanges entre élus, apporte un éclairage technique neutre et accompagne l’appropriation des sujets financiers.

La tranche ferme comprend au minimum une réunion de lancement, une restitution sur le périmètre, une présentation du règlement, une présentation du diagnostic et une participation à la première commission. Pour les exercices suivants, elle comprend au minimum une réunion annuelle de la commission et les réunions préparatoires nécessaires.

Des prestations complémentaires peuvent être commandées pour analyser de nouveaux contrats ou conventions, approfondir l’analyse d’un opérateur à enjeux, organiser des réunions ou séances d’information supplémentaires, fournir une expertise complémentaire, produire des outils de reporting, des tableaux de bord ou des notes et procédures.

Livrables et supports

Les livrables comprennent notamment les supports de cadrage, la note de périmètre, le règlement intérieur, le support de sensibilisation, la procédure annuelle, le diagnostic initial 2025-2026, les diagnostics annuels, les notes de recommandations et d’actualisation du périmètre ainsi que les supports de présentation des conclusions.

Les documents sont remis de préférence sous format dématérialisé via un extranet sécurisé. À la demande de l’acheteur, les supports papier sont limités et utilisent prioritairement du papier recyclé ou écolabellisé, avec préférence pour la reproduction recto-verso et noir et blanc.