Conception, organisation et gestion d’événements

Le titulaire assure le pilotage des projets, la planification, la maîtrise des moyens techniques, financiers, administratifs, logistiques et humains, ainsi que la coordination avec les services de Constructys. Il désigne un référent et mobilise une équipe expérimentée, dédiée et disponible. Tout remplacement d’intervenant doit être approuvé par Constructys et s’effectuer à compétence équivalente.

Les prestations comprennent notamment :

• Conception du concept, de l’identité visuelle, du naming et de l’ambiance de l’événement ;
• Conseil et déploiement d’une stratégie de communication à 360° en trois phases : avant, pendant et après l’événement ;
• Création, rédaction et déclinaison de contenus sur supports print et digitaux ;
• Proposition de lieux, traiteurs, partenaires, intervenants et animateurs ;
• Préparation des dossiers nécessaires aux autorisations réglementaires, le cas échéant ;
• Élaboration des conducteurs événementiel et technique ;
• Organisation de l’accueil, du gardiennage, de la sécurité, de la sûreté, de la traduction et de l’interprétariat, selon les besoins.

Production et logistique

Le titulaire organise la location et l’aménagement des espaces, la scénographie, la signalétique, le montage, l’exploitation, le démontage et la remise en état des sites. Il assure la régie technique, le son, l’éclairage, la captation vidéo, la photographie, le live et la fabrication des éléments de scénographie et de signalétique.

Il peut également prendre en charge les transports et l’hébergement de tout ou partie des participants, ainsi que la restauration, du café d’accueil au petit-déjeuner, cocktail, snacking, friandises et bar. Les livrables peuvent comprendre une vidéo best of et la captation des prises de parole sous forme de capsules.

Marché subséquent A — Convention nationale

Organisation d’une journée Constructys réunissant 450 collaborateurs, en 100 % présentiel, dans un lieu francilien accessible en transports en commun et comprenant un amphithéâtre, un espace cocktail et des espaces de travail en sous-groupes.

Le programme prévoit l’accueil, l’émargement et la remise des badges, un accueil petit-déjeuner, des plénières, un cocktail avec animations, des ateliers et une synthèse de clôture. Les contenus portent sur la COM 2026-2028, les grands enjeux de Constructys, le partage du sens et les conditions de réussite. Les ateliers abordent notamment les changements attendus, les facteurs de réussite, les points de vigilance, les idées et les propositions des collaborateurs.

Le titulaire transmet les invitations, gère les inscriptions, les réservations de transport et l’hébergement des participants concernés, notamment ceux provenant des DROM. Il propose plusieurs lieux et maintient une option de réservation sur l’un d’eux jusqu’à la date prévue de notification.

Marché subséquent B — Managériales

Organisation d’une journée à Paris pour environ 60 managers, dans un lieu central et inspirant, proche de la place de la République, accessible depuis les gares et aéroports. Le lieu doit permettre une disposition théâtre pour la plénière, un espace cocktail et 5 à 6 espaces ou salles complémentaires pour les sous-groupes, éventuellement modulaires.

La journée alterne plénières, prises de parole, cocktail ou buffet amélioré, ateliers de 10 à 12 personnes, synthèse et clôture. Les contenus s’inscrivent dans la COM 2026-2028 et les pratiques managériales. Les déplacements et l’hébergement des participants sont gérés par les collaborateurs eux-mêmes.

Exigences de suivi et de responsabilité

Le titulaire est responsable de la bonne organisation et du bon déroulement de chaque événement. Il doit respecter l’enveloppe financière, signaler immédiatement par écrit tout risque affectant le budget, les délais ou la réalisation, et ne peut engager de dépense supplémentaire sans accord formel de Constructys. Il doit assurer la continuité des prestations, y compris en cas d’indisponibilité de l’interlocuteur principal.

Les prestations peuvent être ajournées, rejetées ou admises avec réfaction en cas de non-conformité. Les échanges de suivi sont dématérialisés sauf nécessité justifiée.