Organisation de la cérémonie des vœux 2027

La prestation comprend notamment :

• Formalisation du concept, de l’atmosphère et de la mise en scène des trophées
• Création de l’univers graphique décliné sur les supports de l’événement
• Conception du save the date et des invitations internes et externes, avec livrables JPG/PNG et PDF
• Rétroplanning détaillé, réunions de coordination, filage et répétitions
• Scénographie globale : scène, circulation, habillage graphique, décor, mobilier, éclairage, vidéo et sonorisation

Plénière et contenus

La plénière doit illustrer les résultats du projet stratégique, les initiatives des équipes, la stratégie Climat et Nature et les engagements RSE. Elle prévoit notamment une introduction de la Direction Générale, un film rétrospectif de 2026, une remise de trophées, des interventions d’invités extérieurs et une conclusion. Les collaborateurs sont associés en amont par un vote, pendant les animations et interventions, puis après l’événement par la restitution et la communication.

L’agence conçoit les contenus audiovisuels avec le prestataire concerné : tournages, scripts et montages. Sont attendus un film rétrospectif de 2026 et des vidéos de présentation des projets nominés, à raison de 2 à 3 vidéos par preuve. Sia Habitat assure la logistique amont des tournages, notamment les personnes interviewées, les lieux et les plannings.

Trophées et animation

Le dispositif comprend 5 trophées : « Une preuve pour nos clients », « Une preuve pour nos territoires », « Une preuve pour la transition », « Une preuve de coopération » et le prix spécial « Le pas de côté ». Les projets doivent mettre en évidence des résultats tangibles liés notamment à l’expérience client, aux parcours de vie, à la transformation environnementale du patrimoine, au développement territorial, à l’innovation, à la simplification ou à la coopération.

L’agence assure la conception et la production des trophées, leur mise en valeur scénique, ainsi qu’une solution de vote des collaborateurs par QR code, plateforme ou outil équivalent. Des trophées « surprise » sont révélés en direct sur la base de critères fournis par Sia Habitat.

Elle propose un animateur professionnel ou un accompagnement à une animation interne, ainsi qu’au moins 2 animations hors plénière. Une intervention musicale ou artistique peut être proposée si elle est intégrée au récit de la cérémonie et sert les messages de coopération et de performance collective.

Logistique, accueil et transports

L’agence coordonne les intervenants et prestataires liés au son, à la lumière, au traiteur, aux hôtes et hôtesses, aux transferts et au mobilier. Elle prend en charge la coordination de l’installation, des flux, de la sécurité, de l’accessibilité, des assurances et des aspects réglementaires.

Elle organise les transferts depuis 5 sites de Sia Habitat : Douai, Lens, Nœux-les-Mines, Bruay-la-Buissière et Dunkerque. Pour Dunkerque, le besoin indiqué est d’un mini-bus d’environ 15 personnes. La prestation comprend également la conception et l’impression des badges, ainsi que la gestion du vestiaire avec au moins 6 hôtesses, comprise dans la réservation de la salle.

Un dispositif spécifique est prévu pour la prise de parole du Président-Directeur Général pendant le cocktail déjeunatoire : aménagement de la zone d’intervention, visibilité, sonorisation et coordination du déroulement.

Restauration

Le déjeuner doit être simple, convivial et nourrissant, avec des stands de spécialités ou des portions individuelles circulantes et 1 plat chaud, ainsi que desserts, thé et café. Une coupe de méthode champenoise ou équivalent est prévue par personne, avec une option sans alcool obligatoire sous la forme d’une boisson valorisante.

À l’issue de la plénière, une pause gourmande comprend café, thé, jus d’orange, eau et petits gâteaux secs ou équivalent. La proposition doit être testée en amont et validée par Sia Habitat. Le dispositif de gestion des allergènes doit assurer leur identification, leur affichage et l’information du personnel.

Cadeaux et périmètre financier des prestations

Le choix et l’achat du cadeau des collaborateurs restent pris en charge par Sia Habitat. L’agence organise toutefois sa réception logistique en amont et sa distribution le jour de l’événement.

Les prestations incluent la conception et la production, la logistique et la production des prestations sous-traitées pilotées par l’agence, l’aménagement de l’espace de restauration pour environ 600 personnes debout et assises avec mange-debout, le traiteur, les invitations et la plateforme dédiée, les contenus vidéo et audio, les supports visuels de la plénière, les transports, les trophées, l’animateur éventuellement proposé, les intervenants extérieurs, le catering et les frais de vie des équipes, ainsi que les assurances et droits SACEM/SPRE.