Conception et animation du stand de l’ODEADOM

Concevoir, aménager et réaliser un stand de 80 m² pour présenter les filières agricoles ultramarines, informer les visiteurs et accueillir les échanges professionnels et institutionnels. Le projet doit s’adapter à l’emplacement communiqué par les organisateurs, y compris à la présence éventuelle d’un pilier. Le plancher technique comprend au moins une rampe PMR et son plan. Le stand doit rester largement ouvert : les matériaux opaques ne peuvent fermer plus d’un tiers du périmètre et aucun élément ne doit empiéter sur les allées.

Le stand comprend un espace accueil, animation et protocole, une salle de réunion, une réserve générale ainsi qu’un espace clos servant de vestiaire et de réserve additionnelle. Des espaces modulables peuvent être proposés. L’agencement doit permettre une circulation fluide, l’accueil de 150 à 200 personnes lors des événements et la coexistence du public, des officiels et du traiteur.

• Salle de réunion d’au moins 15 m², modulable en deux espaces distincts isolés avec accès indépendants; entièrement close et insonorisée, avec plafond et éclairages intégrés. Si elle borde une allée, une ouverture lumineuse opacifiée doit préserver l’intimité. Prévoir le logo, une table ou étagère de service, une machine à café et ses capsules, une imprimante couleur compatible avec les micro-ordinateurs standards et un casier sécurisé.
• Réserve générale d’au moins 10 m², à fermeture sécurisée, avec étagères, évier, plan de travail, réfrigérateur, zone de stockage alimentaire, four, grande poubelle et sacs, machine à café et capsules, bouilloire, thé, gobelets, cuillères ou agitateurs et sucre provenant des DOM. Elle sert également de vestiaire.
• Mobilier au minimum : un comptoir et trois tabourets hauts à l’accueil; deux mange-debout, trois tabourets et un comptoir de rangement verrouillable pour l’animation; mobilier de réunion; pupitre; potelets à rubans pour délimiter cérémonies et apéritifs; deux vitrines d’exposition de produits agroalimentaires; un ou plusieurs écrans pour diaporamas ou vidéos.
• Prévoir une signalétique haute, le branchement à l’eau et à l’électricité à temps plein, les consommations du stand et un accès Wi-Fi spécifique ODEADOM avec borne. Le candidat prend en charge les frais du Parc des Expositions. Pour le montage et le démontage, il sélectionne et rémunère un coordonnateur SPS et lui fait établir le PGCSPS.

La scénographie doit donner une forte visibilité au stand, refléter le caractère institutionnel de l’ODEADOM et illustrer les territoires ultramarins. Lorsque des visuels sont utilisés, le titulaire prépare les fichiers de signalétique à partir des éléments transmis par l’Office. Il privilégie les biomatériaux et matériaux recyclables.

Animation, information et accueil

Proposer, créer, coordonner et gérer des animations pédagogiques et ludiques, de préférence courtes, s’appuyant sur les nouvelles technologies et/ou un support audiovisuel. Leur fréquence est à déterminer et chiffrer; les propositions et le choix de l’animateur ou de l’animatrice sont soumis à validation de l’ODEADOM. Les animations peuvent être adaptées, reportées, suspendues ou annulées selon l’actualité du stand. L’animateur doit être polyvalent et porter une tenue adaptée au statut de l’organisme. Le matériel nécessaire aux animations et aux réceptions est fourni par le titulaire.

Réaliser quatre panneaux d’information : un sur le rôle et les attributions de l’ODEADOM et trois sur le thème de l’édition 2027. Prévoir leur support d’exposition, numérique ou autre; leur contenu est soumis à validation préalable. Formuler plusieurs propositions d’objets ou produits de communication à distribuer et prévoir leur budget.

Organiser le cocktail sur le stand, avec des jus de fruits ultramarins, des accompagnements créoles et des alcools de type punch; utiliser les potelets à rubans pour délimiter l’espace. Assurer l’animation des cérémonies, notamment celle de remise des médailles d’or du Concours général agricole pour les produits des départements et collectivités d’outre-mer.

Gestion du stand et sonorisation

Mandater un régisseur polyvalent pendant le salon pour piloter le stand, suivre les approvisionnements et le fonctionnement du matériel et des animations, et co-manager l’équipe étudiante. Sa présence est obligatoire lors de la cérémonie de remise des prix du Concours général agricole. Recruter trois étudiants en CDD pour le seconder. Le titulaire prend en charge les rémunérations, les repas du midi en quantité suffisante et la confection de tee-shirts à manches longues et de pulls portant le logo de l’ODEADOM; il assume aussi le transport et l’hébergement éventuels des étudiants. Il organise leur briefing avec l’Office en amont du salon.

Prévoir les jus de fruits et accompagnements pour l’accueil des visiteurs, issus exclusivement des DOM, ainsi que de l’eau plate et gazeuse, les fournitures courantes, un coursier pour retirer à l’ODEADOM le matériel et la documentation puis rapporter le lendemain de la clôture les éléments non distribués et les produits non consommés, un gardien de nuit, la propreté constante et le nettoyage quotidien. Le titulaire veille en permanence au bon fonctionnement des installations et à la bonne tenue du stand et du personnel. Il reste disponible pour réparer ou remplacer rapidement tout matériel défectueux.

Fournir la sonorisation des animations et événements, dont la remise des médailles et les cérémonies protocolaires, avec notamment un micro-casque et deux micros à main. Le dispositif doit permettre d’entendre distinctement les discours sur l’ensemble du stand, enceintes en hauteur dirigées vers les allées et non vers l’intérieur.

Le stand doit être monté et opérationnel le 26 février 2027; les animations doivent être opérationnelles à l’ouverture du salon, le 27 février. Le Salon se tient du 27 février au 7 mars 2027; la prestation d’animation s’achève lors de la remise des malles par le coursier le lendemain de la clôture.