Gestion et animation d’un stand au salon agricole

Le titulaire assure la gestion, la coordination et l’animation du stand institutionnel de 110 m², ainsi que les permanences et la maintenance nécessaires avant et pendant le salon. Il travaille avec la Direction de la Communication et des Relations avec les Citoyens, le standiste, l’animateur retenu, l’APCA, Comexposium et VIPARIS.

Avant l’événement, il organise les réunions de travail, propose un rétroplanning, accompagne la Région dans les étapes du projet et présente un programme d’animations comprenant notamment :

• des temps musicaux ;
• la valorisation de confréries et d’ambassadeurs régionaux ;
• des dégustations de produits régionaux ;
• la mobilisation de producteurs, filières et partenaires représentatifs de la Bourgogne-Franche-Comté.

Il sélectionne les produits phares soumis à validation de la DCRC et mobilise un ou plusieurs chefs habitués aux conditions du salon. Le chef propose une carte de brasserie/bistro valorisant les produits et plats régionaux ; les CV du chef et de sa brigade sont transmis à la DCRC.

Espaces, restauration et logistique

Le titulaire met en place et tient les espaces de promotion, dégustation et vente : bar à vins, bar à fromages, brasserie/bistro avec cuisine ouverte, et boutique collective. La restauration propose des plats traditionnels régionaux, servis en continu de 11 h à 19 h, sur place et dans un format facilement transportable.

Il assure l’approvisionnement, l’acheminement, la gestion des stocks, des livraisons et des réserves sèches et froides. Il prend en charge les contrats avec ses fournisseurs et encaisse les recettes des espaces de vente. Il gère les badges, les accès, les équipements et le parking du véhicule utilitaire régional situé dans l’enceinte du parc des expositions, au plus près du stand. Il réceptionne le stand la veille de l’ouverture et assure le retour du matériel mis à disposition par la Région.

Pendant le salon, il supervise l’accueil des partenaires, prépare les fiches techniques et met à disposition un référent pour les partenaires et acteurs mobilisés.

La tranche ferme comprend un cocktail pour la journée Bourgogne-Franche-Comté, avec un chiffrage distinct pour 200 et 250 personnes. La tranche optionnelle n° 1 comprend une soirée gourmande pour 100, 150 ou 180 personnes, avec concept, producteurs, dégustations, prestataires, animations et ambiance musicale. La tranche optionnelle n° 2 comprend les relations presse de cette éventuelle soirée, notamment les fichiers médias, les invitations et l’organisation du jour J avec les attachées de presse de la Région et l’agence de presse.

Communication et bilans

Le titulaire contribue au programme, au dossier de presse, aux invitations, aux communiqués et aux autres supports externes. Il met en œuvre une communication spécifique sur les réseaux sociaux et dans la presse, en accord avec la DCRC, appose le logo de la collectivité sur ses supports et soumet au préalable tout logo de sa structure à la DCRC. Toute demande d’interview est signalée aux attachées de presse avant l’entretien et le titulaire veille à ne pas porter atteinte à l’image de la Région, y compris par l’intermédiaire de son personnel.

Après le salon, il remet des comptes rendus techniques, financiers, médias et photographiques, pour partie dans les 30 jours et au plus tard dans les 2 mois suivant l’événement. Le bilan financier détaille notamment les ventes et invendus de la boutique, le chiffre d’affaires et le nombre de plats servis et vendus à la brasserie, ainsi que le nombre de bouteilles servies et de plateaux de fromages sur les 9 jours. Il prépare une revue de presse et contribue à la réunion de bilan avec les partenaires. Des indicateurs quantitatifs et qualitatifs sont également fournis : dégustations, animations réalisées, public touché et retombées presse.

Les réunions de travail, quel que soit leur nombre, leur durée ou leur lieu, sont comprises dans le prix. Le projet d’animation doit être compatible avec la configuration du stand et être validé par la DCRC.

Exigences alimentaires et environnementales

Les produits doivent privilégier les circuits courts, les produits locaux, frais et de saison, ainsi que l’agriculture durable. Les fruits et légumes issus d’une agriculture certifiée biologique sont recherchés aussi souvent que possible. Le titulaire respecte les règles sanitaires applicables au moment du salon et les règles relatives aux emballages alimentaires et aux plastiques jetables à usage unique.

La vaisselle et les contenants sont fournis, lavés et recyclés par le titulaire avec le matériel mis à disposition sur le stand. Les solutions privilégiées sont la vaisselle lavable et réutilisable, puis les contenants biosourcés et compostables à domicile. Le titulaire limite le suremballage, valorise les déchets et prend en charge le nettoyage, le recyclage ou le compostage des éléments utilisés. Les actions contre le gaspillage alimentaire sont valorisées.

Il met tout en œuvre pour réduire les émissions de gaz à effet de serre, notamment par l’optimisation des trajets et l’utilisation de véhicules propres.