Coffre-fort numérique RH en mode SaaS

La solution fournit un espace sécurisé aux agents et un espace employeur aux établissements adhérents pour dématérialiser, déposer, distribuer, consulter et conserver les bulletins de paie et autres documents RH. Elle doit fonctionner indépendamment des logiciels de paie et de RH ; le dépôt manuel de fichiers PDF est prévu, tandis que les interfaces automatisées sont facultatives. Environ 50 établissements utilisent déjà les solutions à remplacer, pour environ 25 000 bulletins de paie facturés au premier trimestre 2026 (données indicatives).

Coffres et parcours utilisateurs

• Le coffre personnel est accessible sur ordinateur, tablette et smartphone ; il offre au moins 1 Go pour les documents personnels, conserve les bulletins de paie pendant 50 ans et reste accessible à l’agent après son départ. L’agent peut rechercher, consulter, télécharger individuellement ou en nombre ses documents et en exporter tout ou partie.
• L’espace employeur permet le dépôt et le suivi des documents, la consultation de preuves de dépôt et la gestion des établissements, gestionnaires, rôles et habilitations. Les données doivent être cloisonnées entre établissements.
• La création et la mise à jour en masse des fiches agents et des comptes sont prévues à partir de fichiers structurés, notamment Excel, CSV ou DSN. Les opérations courantes ne doivent pas exiger de saisie unitaire, hors anomalies ou situations particulières. Les parcours couvrent activation, récupération sécurisée des accès, refus de dématérialisation, changements de situation, départ et traitement des erreurs d’affectation.
• Les fichiers PDF multi-documents doivent pouvoir être séparés et associés aux bons agents. Les bulletins des agents ayant refusé la dématérialisation sont isolés : l’impression en masse est requise ; la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi postal sont facultatifs. L’envoi électronique est également prévu si l’établissement le choisit.

Signature, déploiement et migration

La signature électronique est obligatoire et intégrée au parcours de la plateforme, éventuellement via un service tiers sous la responsabilité du titulaire. Elle doit couvrir l’envoi individuel et en campagne, le suivi, les relances, les preuves et le dépôt dans les espaces concernés. Les signatures antérieures issues d’i-Parapheur doivent être conservées sans altération ; une altération ou la perte d’un élément nécessaire à leur vérification est une non-conformité bloquante. Si la fonctionnalité n’est pas disponible à la notification, la mise en production est attendue au plus tard le 1er février 2027 et son admission avant la migration du premier établissement concerné, au plus tard le 1er juin 2027.

L’environnement destiné à e-Collectivités doit être disponible au plus tard 15 jours après notification. Le titulaire accompagne une migration pilote, puis fournit les outils, modèles, contrôles, procédures, formations et assistance permettant à e-Collectivités de réaliser les migrations suivantes de façon autonome. Le planning prévisionnel porte sur 50 établissements entre début janvier et le 31 octobre 2027 au plus tard. La reprise comprend notamment organisations, agents, refus de dématérialisation lorsqu’ils sont connus, droits et masques de séparation. Les paramétrages absents des exports Desk RH sont à reconstituer à partir des informations disponibles. Chaque agent doit pouvoir importer dans son nouveau coffre tout ou partie de ses documents exportés depuis eDocPerso en une seule opération.

La recette couvre notamment administration, activation, dépôts et séparation, distribution, signature, migration, sécurité, exploitation et exports. Elle comprend au minimum un cycle complet de distribution des bulletins et ne peut être inférieure à 30 jours calendaires. Le titulaire fournit aussi des supports réutilisables, un transfert de compétences et au minimum deux webinaires enregistrés pour le déploiement initial ; il participera à une ou deux actions de communication conjointes par année d’exécution.

Sécurité, conformité et exploitation

Les données, documents, sauvegardes, journaux et éléments de preuve doivent être hébergés et traités en France ou, au minimum, dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen ; aucun accès ne doit être réalisé depuis un pays extérieur à ces zones. Les intervenants concernés doivent relever exclusivement du droit de l’Union européenne et d’un État membre pour les activités du marché. La solution doit respecter le RGPD et les exigences applicables au coffre-fort numérique, notamment la NF Z42-020 ou des garanties équivalentes. L’accessibilité doit être maintenue selon le référentiel applicable. La certification NF203 CCFN n’est pas une condition minimale.

La solution doit garantir confidentialité, intégrité, traçabilité, chiffrement en transit et au repos, sauvegarde, restauration, continuité et contrôle des habilitations. Elle doit être accessible 24 h/24 et 7 j/7 pour les agents. Le support technique est assuré les jours ouvrés, au minimum de 9 h à 12 h 30 et de 14 h à 17 h 30 ; les incidents bloquants doivent pouvoir être signalés à tout moment. Les délais prévus sont :

| Criticité | Prise en charge | Contournement | Résolution définitive |
|---|---:|---:|---:|
| Bloquante | 2 h | 1 jour | 5 jours |
| Majeure | 4 h | 3 jours | 10 jours |
| Mineure | 2 jours | 15 jours | 30 jours |

Si aucun contournement n’est fourni pour un incident bloquant ou majeur, le délai de résolution définitive est ramené à 3 jours ouvrés. Le support aux agents et ex-agents est assuré directement par le titulaire, via une hotline localisée en France ; le support de premier niveau aux gestionnaires RH est assuré par e-Collectivités.

Conservation, facturation et réversibilité

L’espace employeur assure la conservation, la consultation et la restitution des documents, mais ne constitue ni un système d’archivage électronique ni une prestation de tiers-archivage d’archives publiques. Les états de suivi et de facturation doivent détailler les consommations par établissement, permettre les regroupements d’établissements et être exportables dans un format standard.

La réversibilité comprend documents d’origine, métadonnées, comptes, habilitations, paramétrages, historiques, journaux, signatures et éléments de preuve. Le format attendu est FnTC_TA_v3 ou un format équivalent ouvert, documenté et interopérable. L’agent doit pouvoir exporter simplement et de manière autonome l’intégralité de son coffre, avec les documents signés et leurs éléments de preuve. Après validation de la réversibilité, le titulaire supprime les données restant sous son contrôle et fournit une attestation de suppression.