Maintenance et infogérance de progiciels métiers

Le marché porte sur la fourniture, l’hébergement sécurisé, le déploiement, la migration et la tierce maintenance applicative de progiciels métiers pour les finances, les ressources humaines, l’état civil et les élections. Il comprend les licences, la reprise des données, le paramétrage, la formation éventuelle, l’assistance, la gestion de projet, la conduite du changement, la réversibilité et l’infogérance de l’infrastructure hébergée. La mise en production est prévue au plus tard le 1er décembre 2026, avec une solution SaaS pour les modules État civil et Élections.

Modules fonctionnels

• État civil : actes de naissance, reconnaissance, mariage et décès ; mentions marginales ; registres papier ou électroniques ; livrets de famille ; pièces justificatives ; modèles d’actes ; historisation et traçabilité.
• Services aux usagers : rendez-vous, demandes d’actes en ligne, télépaiement éventuel, remise dématérialisée sécurisée, suivi des demandes et archivage des échanges.
• Élections : listes électorales, mouvements, commissions de contrôle, scrutins, candidatures, bureaux de vote, procurations, matériel électoral, émargements, dépouillement, résultats et procès-verbaux.
• Gestion financière : budget, exécution, mandatement, engagements, services faits, bons de commande, recettes, titres, régies, AP/CP, reporting et suivi analytique selon les règles M57.
• Ressources humaines : dossiers agents, carrières, titulaires, stagiaires et contractuels, paie, absences, congés, postes, effectifs, formation, accidents du travail, visites médicales, RSU, DSN, GED, requêtage, analyse et alertes.

Interfaces, pilotage et architecture

Les progiciels doivent fonctionner en full web, en multisite et multi-profils, avec compatibilité Microsoft Office, LibreOffice et OpenOffice. Les interfaces attendues comprennent notamment HELIOS, PES ASAP, PES Hélios, PES Pastell, Chorus, DSN-Net-Entreprises, parapheur, LDAP/AD, SSO et les API de systèmes tiers. L’interopérabilité avec l’archivage électronique doit reposer sur SEDA ou un orchestrateur tel que Pastell.

La solution doit fournir des exports Excel, PDF et CSV, des tableaux de bord, un moteur de requêtes, un module BI et des indicateurs de pilotage. Les fonctionnalités doivent être paramétrables : habilitations, workflows, référentiels, modèles d’édition, règles de calcul, gabarits de courriels et formats d’export.

Sécurité, hébergement et sauvegarde

• Hébergement en France, en mode SaaS, avec datacenter certifié HDS et ISO 27001:2013.
• Authentification forte, profils et droits fins, traçabilité des accès et actions, chiffrement, reverse proxy et filtrage IP.
• Politique de mot de passe : 12 caractères minimum, 3 des 4 groupes de caractères, blocage 30 minutes après 5 échecs, renouvellement annuel et conservation des 3 derniers mots de passe.
• Solution conforme au RGAA et exigences de sécurité de l’ANSSI.
• Export hebdomadaire de la base de données de chaque collectivité avec rétention de 12 mois.
• Sauvegarde quotidienne sur un datacenter distinct, dans au moins deux espaces physiques séparés en France, dont un environnement déconnecté ; test annuel des sauvegardes.

Maintenance, support et niveaux de service

Le titulaire assure la maintenance corrective, réglementaire et évolutive, les interventions techniques sur les éléments hébergés, les mises à jour exigées par les textes applicables, les notes de version et les environnements de test ou de préproduction. Le support est accessible du lundi au vendredi de 8 h à 18 h par portail, courriel ou téléphone, avec ticketing et documentation.

Les dysfonctionnements sont classés en critiques, bloquants ou mineurs. Les GTI maximales sont respectivement de 4 h, 8 h et 72 h ; les GTR maximales sont de 8 h, 24 h et 15 jours, sur les plages 8 h-18 h du lundi au jeudi et 8 h-17 h le vendredi. Un rapport d’intervention doit préciser les causes, les solutions et le temps d’interruption. La clôture d’un ticket nécessite la vérification et l’accord exprès du pouvoir adjudicateur ; une panne est définitivement résolue si elle ne réapparaît pas dans les 7 jours calendaires.

Mise en œuvre, accompagnement et réversibilité

La prestation inclut l’installation, le paramétrage complet, la création des comptes agents, l’adaptation aux pratiques internes, la reprise et la migration des données, y compris des jours d’opérateur pour les reprises manuelles. Le titulaire nomme un chef de projet, organise au minimum un point tous les 15 jours, définit les livrables, les responsabilités et le planning, et fournit un compte rendu après chaque intervention. Une assistance sur site ou à distance est prévue pendant la durée du marché. En fin de marché, l’ensemble des données doit être livré dans un format librement exploitable.

Le traitement des données personnelles est soumis au RGPD : le titulaire agit comme sous-traitant, doit assurer confidentialité, intégrité et disponibilité, fournir une page d’information modifiable par la ville et déclarer les éléments relatifs aux sous-traitants ultérieurs.