Logiciel de comptabilité publique

Le marché porte sur la fourniture d’un logiciel de comptabilité publique, son installation, son paramétrage, la reprise des données, la formation des agents, l’assistance au démarrage, la maintenance corrective et évolutive ainsi que l’hébergement. La solution doit couvrir les différents types de budgets et instructions comptables, permettre une organisation centralisée ou décentralisée et gérer les accès selon les utilisateurs et les étapes de la chaîne comptable.

Fonctions budgétaires et financières

La solution doit gérer plusieurs collectivités et exercices, les budgets primitifs et supplémentaires, les décisions modificatives, les virements et transferts de crédits, ainsi que les autorisations de programme et d’engagement avec crédits de paiement. Elle doit produire les maquettes réglementaires du budget principal, du CCAS et des budgets annexes, permettre les simulations budgétaires, les contrôles analytiques et les tableaux de bord.

La chaîne complète des recettes et dépenses doit être couverte : bon de commande, engagement, liquidation, mandatement et émission des titres. Le logiciel doit notamment :

• réserver et contrôler les crédits annuels et pluriannuels, gérer les engagements et leur duplication ;
• intégrer automatiquement les factures électroniques Chorus Pro, les avoirs et les situations de travaux, avec gestion des rejets, anomalies et doublons ;
• rapprocher les factures des engagements, marchés, bons de commande, services faits et justificatifs ;
• paramétrer les circuits de validation et de visa, suivre les dossiers en attente et notifier les intervenants ;
• générer les mandats et titres sans ressaisie, effectuer les contrôles préalables et gérer les mandats individuels ou collectifs, acomptes, soldes, régularisations, annulations, réductions, réémissions et opérations d’ordre ;
• produire les flux PES et suivre les transmissions, accusés de réception, rejets et régularisations auprès du comptable public ;
• gérer la TVA, notamment les déclarations CA3, et éditer mandats, titres et bordereaux au format A4.

Les opérations doivent être historisées avec l’identité des intervenants, les dates et heures, les validations, signatures, transmissions, retours et corrections. La solution doit respecter la nomenclature M57 ou sa version actualisée, les exigences de la DDFIP, le protocole PES V2 et la facturation électronique. Les factures doivent pouvoir être traitées en Factur-X ou UBL et archivées légalement pendant 10 ans.

Gestion des données financières

Le périmètre comprend la gestion :

• des tiers fournisseurs, usagers, débiteurs et créanciers, avec détection des doublons, historique, coordonnées bancaires et pièces associées ;
• des immobilisations, inventaires, amortissements, entrées et sorties d’actif, cessions, acquisitions et écritures de fin d’exercice ;
• des emprunts et emprunts garantis, avec échéanciers, types d’amortissement, taux, simulations, refinancements, remboursements anticipés, garanties, cautions et annexes réglementaires ;
• des marchés publics, accords-cadres, marchés subséquents, bons de commande, avenants, engagements, consommations, avances, acomptes, retenues de garantie et paiements ;
• des budgets, comptes financiers uniques, FCTVA, TVA et tableaux de bord personnalisables ;
• de deux champs analytiques configurables par écriture, dont un champ gestionnaire et un nombre illimité d’axes analytiques avec regroupements.

Les droits doivent gérer les profils, groupes, services, périmètres budgétaires, connexions et journaux d’activité. Au minimum, la collectivité prévoit 2 administrateurs, 7 utilisateurs du service finances commande publique et des consultants à accès limité à la consultation.

Architecture, interfaces et sécurité

La solution est proposée en mode SaaS, accessible par navigateur sans composant spécifique sur les postes, avec une disponibilité élevée et un accès depuis les différents sites selon les habilitations. Elle doit être compatible avec Microsoft Edge, Google Chrome et Mozilla Firefox.

Les interfaces attendues concernent notamment e-sedit Berger Levrault, Chorus Pro, le tiers de télétransmission comptable Trésorerie Hélios et le parapheur de signature, via les outils du titulaire ou des connecteurs avec e-collectivités. Les circuits internes de validation des factures sont obligatoires.

Le titulaire doit préciser l’architecture, les prérequis, la continuité de service, les engagements de disponibilité, les modalités de maintenance et de mise à jour. Toute mise en place d’un outil d’intelligence artificielle utilisant les données de la collectivité doit être annoncée plusieurs mois à l’avance, avec les données utilisées, l’objet du traitement, le type d’IA et les possibilités d’opposition ou de désactivation.

La prestation comprend des mesures de sécurité et de protection des données : chiffrement des flux, gestion des mots de passe, compatibilité Microsoft Entra ID pour SSO et MFA, habilitations par profils, rôles et groupes, séparation des responsabilités, traçabilité des opérations et journaux horodatés conservés pendant une durée configurable. L’éditeur doit documenter les traitements, identifier les sous-traitants et les transferts éventuels, préserver la confidentialité et fournir les éléments démontrant le respect de ses obligations.

Déploiement, données et formation

Le titulaire installe et paramètre la solution, les modèles de base et les profils utilisateurs et administrateurs, avec un interlocuteur unique disposant d’une compétence métier finances. Le planning contractuel doit couvrir l’installation, le paramétrage, la reprise des données, la formation, les tests et le démarrage en réel au plus tard mi-juin 2027.

La reprise de base porte sur 5 exercices complets et l’exercice en cours. La prestation supplémentaire éventuelle porte sur 10 exercices complets et l’exercice en cours depuis 2016. Les données concernées comprennent les budgets, l’exécution, les tiers, l’actif, les emprunts, emprunts garantis, marchés, subventions, engagements, mandats de prélèvement et pièces justificatives. Une vérification de l’intégrité des données est requise.

Les formations initiales couvrent toutes les fonctionnalités, en présentiel à l’hôtel de ville, avec un second temps de formation après une période convenue. Une formation présentielle est prévue pour tout nouvel agent ; une démonstration à distance peut être assurée sans surcoût en cas de nouvelle fonctionnalité ou d’évolution réglementaire. Le titulaire fournit en français le manuel complet et les supports de formation sous forme dématérialisée, ainsi qu’une aide en ligne accessible depuis chaque module.

Maintenance, assistance et vérification

La garantie couvre pendant 6 mois à compter de la VSR les maintenances correctives et évolutives, et pendant au moins 3 mois les erreurs liées à la reprise initiale. La maintenance inclut support, main-d’œuvre, maintenance à distance, déplacement éventuel, diagnostic, corrections préventives, mises à jour réglementaires et assistance au paramétrage.

L’assistance téléphonique est accessible 5 jours sur 7, du lundi au vendredi de 08h00 à 17h30. Toute demande doit être prise en charge sous 1 heure ouvrée. Une anomalie bloquante doit être résolue sous 4 heures, avec possibilité de solution provisoire puis résolution définitive sous une semaine au maximum. Une anomalie non bloquante ou une demande d’assistance doit être résolue sous 15 jours ouvrés. Avant toute intervention, une note méthodologique doit être fournie au service informatique.

Le titulaire est soumis à une obligation générale de résultat. La VSR vérifie la régularité du service dans les conditions normales d’exploitation ; les indisponibilités imputables ne doivent pas dépasser 2 % de la durée d’utilisation effective, de 8h00 à 17h30 du lundi au vendredi, hors jours fériés. Les vérifications sont réalisées par les services informatique et finances commande publique. En cas de résultat négatif, l’acheteur peut prononcer un ajournement avec période supplémentaire maximale d’un mois, une admission avec réfaction ou un rejet.