Logiciel de gestion des archives et prestations associées

Fourniture et mise en œuvre d’une solution web on premise comprenant un outil de gestion des archives, un intranet et un portail internet. La solution doit être hébergée sur l’infrastructure du Grésivaudan, sans installation sur les postes clients, avec des environnements de production et de test étanches.

Le périmètre comprend :

• licences et accès à la solution ;
• installation sur les serveurs du Grésivaudan, paramétrage et intégration avec le site institutionnel ;
• pilotage du projet, analyse fonctionnelle, réunions, planification, tableaux de bord et comptes rendus ;
• formation au paramétrage pour cinq personnes au maximum et formation à l’utilisation pour cinq agents du service archives au maximum, avec supports électroniques en français, aide en ligne, fiches de présence, évaluations et rapports d’intervention ;
• supports d’information pour les utilisateurs de l’intranet et du portail internet ;
• reprise et contrôle des données existantes ;
• maintenance, assistance, mises à jour, corrections, adaptations et évolutions de l’ensemble applicatif.

Gestion archivistique

La solution doit prendre en charge les normes ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF et ISDIAH, avec stockage structuré en XML-EAD et contextualisation en XML-EAC. Elle doit gérer les fonds, producteurs, services versants, organigrammes historiques, versements, transferts, dépôts, dons, sous-séries et cotations automatiques ou forcées.

La gestion des entrées doit notamment couvrir le numéro et la date d’entrée, la sous-série, le mode d’acquisition, le domaine, le producteur, le service versant, la description, les dates extrêmes, le support, le statut juridique, la volumétrie en mètres linéaires ou gigaoctets, le suivi du traitement, la localisation et les références réglementaires.

Le classement doit gérer la cotation au dossier et à la boîte, les typologies documentaires, les délibérations, décisions, arrêtés, annexes, documents iconographiques et multimédias, les dates de début et de fin, les champs obligatoires, les modifications en masse, la traçabilité des anciennes cotes, la duplication de notices et la validation préalable à la diffusion.

Les listes d’autorités et thésaurus doivent permettre les relations de synonymie, hiérarchie et association, les listes ouvertes ou fermées, l’autocomplétion, la gestion des droits par profil, l’import du thésaurus Interdoc au format XML SKOS ou PDF et la création d’un nombre illimité de thésaurus. Les listes attendues portent notamment sur les actions, fonctions, lieux, matières, noms propres, producteurs, équipements, organismes, dispositifs, événements et budgets.

Conservation, communication et valorisation

La solution doit gérer les localisations provisoires et les localisations de magasin — magasin, épi, travée, tablette, tiroir ou étagère — ainsi que l’occupation des espaces, les volumes, les largeurs de boîtes, les localisations non continues, les espaces négligeables inférieurs à 8 cm et la destination selon le sort final et le plan de classement.

Les fonctions de recherche et de communication comprennent :

• recherche simple, multicritère, plein texte et texte intégral des documents numérisés ;
• filtres, facettes, tris, intervalles de dates, recherche dans les index et thésaurus et accès aux notices ISAAR ;
• affichage paramétrable des cotes, libellés, dates, producteurs, notices détaillées, vignettes et rebonds entre notices ;
• visionneuse avec lien pérenne ARK, feuilletage, défilement, réglage des contrastes, couleurs et zoom ;
• téléchargement, impression, partage et sélection de tout ou partie d’une image ;
• gestion des droits, délais de communicabilité, restrictions par document, levée d’incommunicabilité et suivi des documents indisponibles ;
• gestion des lecteurs internes et externes, inscriptions annuelles, demandes de communication, fantômes, bons de communication et fiches de prêt.

Le portail internet doit diffuser les notices, délibérations, décisions, arrêtés, annexes, images, vidéos et sons, permettre des galeries d’images et des expositions virtuelles, respecter la charte graphique du Grésivaudan et intégrer les mentions obligatoires. Il doit également proposer un entrepôt OAI-PMH pour le moissonnage par des tiers autorisés tels que France Archives ou Europeana.

Les éliminations, transferts et retours de dépôts doivent conserver les traces des archives sorties, permettre la sélection des boîtes, l’édition et la modification des bordereaux, la mise à jour des notices et la constitution d’un registre de sortie comprenant notamment numéro unique, date, domaine, producteurs, description, dates extrêmes, support, statut juridique, volumétrie, bénéficiaire, références réglementaires et contexte.

Reprise, exports et interfaces

La reprise porte sur les inventaires Excel et XML, le registre d’entrée, le registre de sortie et les fichiers historiques. Elle inclut l’analyse préalable, la définition des correspondances, l’harmonisation, les contrôles d’exhaustivité et d’intégrité, ainsi que l’accompagnement à la vérification.

Le périmètre indiqué comprend notamment 70 fichiers d’inventaires, des onglets W, S, J, Fi, AV, WEL, SEL et JEL, des données relatives aux producteurs, cotations, localisations, thèmes, lieux, équipements, actions, dates, communicabilité et élimination. Les données grisées correspondant aux archives déjà éliminées ne sont pas reprises. Le registre d’entrée représente 145 lignes et le registre de sortie 12 lignes.

Les livrables comprennent un rapport d’analyse, les données intégrées, un cahier de recette ou des requêtes de contrôle et l’accompagnement nécessaire. Les exports doivent notamment prendre en charge les formats traitement de texte, tableau, PDF/A et XML-EAD, avec sélection des champs et des notices. Des interfaces API peuvent être commandées pour un système d’archivage électronique conforme notamment à NF Z42-013, SEDA, OAIS, Moreq 2, OAIMAS ISO 20652 et NF Z44-022 MEDONA.

Exigences techniques et contrôles

La solution doit assurer le chiffrement des données en transit et au repos, des échanges en TLS 1.2 ou supérieur, la journalisation des accès et erreurs pendant au moins 12 mois, l’export des journaux, les scans de vulnérabilité, les tests d’intrusion et les tests de charge. Les vulnérabilités critiques doivent être corrigées sous 30 jours.

Elle doit être compatible avec Edge, Firefox et Chrome dans leur dernière version, Microsoft Office 2016/2021, Zimbra et Active Directory, avec une disponibilité minimale de 99,9 %, des mécanismes de réplication et de bascule, un suivi de supervision et deux environnements distincts. Les API doivent appliquer des mécanismes d’authentification et d’autorisation robustes, une gestion des rôles, les recommandations OWASP API Security Top 10 et une documentation OpenAPI ou Swagger.

La recette comprend les mises en ordre de marche, vérifications d’aptitude et vérifications de service régulier des solutions de gestion, intranet et portail internet. Les réserves sont encadrées par des seuils d’anomalies bloquantes, majeures et mineures. L’installation doit être accompagnée d’un dossier d’architecture, d’un dossier d’exploitation, d’un dossier de supervision, de procédures d’installation, d’environnements opérationnels et d’un cahier de recette technique.

Maintenance et assistance

La maintenance couvre le support aux utilisateurs habilités, la télémaintenance corrective, préventive, adaptative et évolutive. Le support passe prioritairement par une plateforme sécurisée permettant le dépôt, le suivi, la réouverture et l’export statistique des demandes, avec accusé de réception horodaté.

Les délais maximums annoncés sont de 4 heures pour la prise en compte et la solution de contournement d’une anomalie bloquante, 1 jour pour une anomalie majeure et 2 jours pour une anomalie mineure ; les délais maximums de résolution sont respectivement de 1 jour, 5 jours et 15 jours. Toute correction est d’abord installée et vérifiée en test, après sauvegarde et copie des données, avant validation et déploiement en production. Chaque intervention fait l’objet d’un compte rendu détaillé.