Fourniture de petites fournitures de bureau et de petits matériels

Le lot couvre l’approvisionnement récurrent des services du Département en fournitures de classement, d’écriture, de papier, de bureautique, d’équipement de classe et de petit matériel de bureau et d’école, avec commandes dématérialisées et livraisons sur les sites départementaux.

Catalogue et outil de commande

Le titulaire fournit gratuitement un outil dématérialisé sécurisé permettant de préparer les commandes à partir du catalogue et des tarifs contractualisés. Il doit notamment permettre :

• la création de catalogues restreints et la distinction des articles du BPU ;
• la fixation d’un budget par service et le suivi statistique par catégorie, service, direction et période ;
• la gestion des utilisateurs, valideurs, administrateurs et adresses de livraison ;
• la recherche multicritère, la saisie, la validation, la modification, le rejet et le suivi des commandes.

L’outil doit gérer environ 5 utilisateurs simultanés au niveau utilisateur, 2 administrateurs finaux et environ 80 utilisateurs et valideurs au total, avec une évolution possible de cet effectif. Si les statistiques ne sont pas accessibles dans l’outil, elles sont transmises sur demande trimestrielle au format Excel sous 10 jours. Le candidat fournit un mode opératoire et des codes d’accès temporaires.

Produits et conditionnements

Le BPU comprend 149 articles répartis notamment entre classement, équipement de classe et de bureau, écriture et correction, cahiers et dérivés papier, bureautique et petit matériel de bureau et d’école. Les fournitures comportent notamment :

• chemises, boîtes d’archives, classeurs, intercalaires, parapheurs, pochettes et protège-documents ;
• tableaux blancs et liège, lampes LED d’environ 700 lumens, modules à tiroirs, porte-revues, ventilateurs et accessoires ;
• crayons, feutres, marqueurs, stylos, correcteurs, surligneurs et fournitures de dessin ;
• blocs adhésifs repositionnables, cahiers de 100 à 192 pages, blocs de bureau, blocs sténo, index, agendas et calendriers ;
• calculatrices, étiqueteuses, rubans, destructeurs de documents, couvertures de plastification et piles ;
• agrafes, agrafeuses, ciseaux inox d’environ 17 cm, cutters, lames, trombones, colles, adhésifs, règles et corbeilles.

Les caractéristiques comprennent notamment des formats A4, A3, 24 × 32 cm, 21 × 29,7 cm, 17 × 22 cm et 22 × 31 cm, des épaisseurs de 4/10 à 30/100, des conditionnements par lots, boîtes, sachets ou paquets, ainsi que des exigences de grammage, de nombre de vues, de pages, de feuilles, de compartiments et de dimensions selon les articles. Les références proposées doivent être identifiées par marque, référence catalogue, page catalogue, conditionnement et caractéristiques demandées. Les produits AGEC sont signalés dans le BPU lorsque demandé.

Le titulaire établit un catalogue restreint PDF comportant pour chaque article la référence, l’illustration, la désignation, le conditionnement conseillé et le prix. Les unités de vente des lots volumineux doivent être mises en évidence. Un article supprimé ou en rupture de fabrication est remplacé après acceptation par un article de qualité égale ou supérieure, à prix identique ou inférieur ; la nouvelle version du catalogue est transmise sous 10 jours après acceptation de la substitution.

Commandes, préparation et livraison

Les commandes sont habituellement passées trois fois par an pour l’ensemble des sites, mais la fréquence peut être réduite ou augmentée. Les colis portent l’identification du sous-service destinataire ; le point de livraison par site est unique. Le colisage est adapté au volume et à la fragilité des fournitures.

Les livraisons sont franco de port, sans minimum de commande, et les livraisons partielles sont acceptées. Le titulaire assume le stockage, l’emballage et le transport jusqu’au lieu de livraison. Les livraisons ont lieu de 9 h à 11 h 30 et de 14 h à 16 h 30 ; les sites refusent les livraisons hors de ces horaires. Pour l’Hôtel du Département, la livraison est effectuée dans le local de stockage du bâtiment des Remparts. Les sites peuvent évoluer pendant la durée du marché.

Les bons de commande sont exécutés dans un délai maximal de 10 jours. Les demandes de paiement relatives à des livraisons partielles sont transmises lorsque toutes les livraisons partielles sont réalisées. Le titulaire assure à ses frais la formation des utilisateurs et administrateurs à la connexion, la recherche d’articles, la commande, les validations, le suivi, la gestion des articles, des utilisateurs et des adresses de livraison.

Références environnementales et contrôle

Les échantillons signalés par une croix dans le BPU sont fournis avec leurs fiches produits pour l’évaluation de la qualité. Le candidat présente également son SAV, les modalités de remplacement des fournitures défectueuses ou livrées par erreur, son délai de livraison, l’optimisation du conditionnement et l’étendue de sa gamme AGEC.

Les fournitures de bureau doivent intégrer au minimum 40 % de matières recyclées en 2027 et 50 % en 2030. Le titulaire fournit chaque année, avant le 28 février, le montant annuel commandé des produits intégrant des matières recyclées.