Audits des ESSMS et contrôles des acteurs de la politique sociale

La mission porte sur les ESSMS financés par le Département. Selon les volets commandés, elle examine leur situation financière, leur stratégie et leur organisation, ainsi que la qualité et l’efficience de leurs prestations.

Volets d’audit

• Budgétaire et financier : analyse des trois derniers exercices clos, complétée par les données prospectives de l’exercice en cours et des suivants, pour apprécier la situation financière, la soutenabilité budgétaire et la régularité de gestion. L’examen couvre notamment les comptes administratifs, budgets principal et annexes, rattachements de charges et produits, dépenses de personnel et effectifs rémunérés, charges consolidées, frais de siège et clés de répartition, données fiscales et sociales, trésorerie, investissements et financements, règles financières, effectivité des prestations, facturation aux usagers et au Département, répartition des dotations et origine des déficits. Les budgets prévisionnels, bilans, rapports d’activité, emprunts et autres éléments utiles peuvent compléter l’analyse. Le titulaire doit faire preuve de flexibilité au regard des données disponibles.
• Stratégique et organisationnel : examen de la gouvernance et de la place des usagers et familles, du pilotage et du projet d’établissement, des processus et de l’organisation de l’activité, des ressources humaines et conditions de travail, des moyens matériels et bâtimentaires, des systèmes d’information et de la sécurisation des dossiers, de la gestion des incidents et risques, de la continuité d’activité, de la conformité réglementaire et des engagements contractuels.
• Qualité : appréciation de l’impact des activités sur l’autonomie, le maintien à domicile et le soutien aux familles, ainsi que de leur qualité, conformité aux orientations départementales et efficience. Sont notamment examinés les suivis individuels, l’adéquation des prestations aux besoins et leur fréquence, les moyens humains au regard des résultats, l’usage des financements, les situations complexes, les partenariats, l’information transmise aux autorités et la satisfaction des usagers et familles. Les évaluations réalisées au titre du CASF peuvent être utilisées sans limiter l’analyse.

Déroulement et livrables
Une phase préparatoire globale est menée, quel que soit le nombre de volets commandés. Après réunion de démarrage et collecte des documents, le titulaire transmet pour validation un plan de mission précisant les critères et référentiels, méthodes, calendrier, ressources, coordination et modalités de restitution. Chaque volet commandé fait ensuite l’objet d’un diagnostic dédié, supervisé à chaque étape au minimum par un consultant senior, puis présenté au Département.

Le titulaire remet un plan d’action unique, concret, hiérarchisé et planifié, cohérent entre les volets. Pour un audit financier, il comprend notamment des mesures de retour à l’équilibre détaillant recettes, dépenses, capacité d’autofinancement et évolution de la trésorerie, ainsi que des recommandations chiffrées; les propositions s’envisagent à moyens budgétaires et financiers constants du Département. Plusieurs scénarios sont déclinés en fiches-actions indiquant objectifs, résultats attendus, étapes et calendrier, outils, pilotes, suivi, évaluation et impacts. Le plan est soumis à validation puis présenté aux parties prenantes; le Département peut demander des modifications.

La restitution comprend deux réunions, l’une avec les services du Département et l’autre avec ceux-ci et les représentants de la structure auditée. Le rapport définitif intègre le ou les diagnostics et le plan d’action; il est remis en 2 exemplaires et 1 exemplaire reproduction. Le CCTP prévoit également un compte rendu de démarrage, un plan de mission et des éléments de diagnostic.

Pour les bons de commande, le démarrage de la mission est fixé par bon et ne peut dépasser 60 jours après réception, ou 30 jours en cas d’urgence; l’audit ne peut dépasser 90 jours à compter de son démarrage. Les livrables de chaque phase sont remis dans les 15 jours suivant l’exécution de la prestation ou la réunion concernée.