Attribution et distribution de CESU préfinancés

Le titulaire émet et gère des chèques emploi service universels préfinancés permettant le versement des aides humaines APA à domicile et PCH (adulte et moins de 20 ans), pour l’emploi direct, le recours à un service mandataire ou à un prestataire hors CPOM. Le dispositif comprend les titres papier et une option de dématérialisation e-CESU.

Préparation et traitement des commandes

À partir des fichiers mensuels issus d’IODAS, le titulaire intègre les plans d’aide et plans personnalisés de compensation, calcule le nombre et la valeur faciale des titres selon les règles validées avec le Département, et confectionne des chéquiers pouvant comporter plusieurs coupures. Le calcul prend en compte le mode d’intervention, le type d’aide et les heures ou montants commandés ; le prorata des heures est calculé si nécessaire en cas de prise d’effet d’un plan en cours de mois. Les commandes partielles exceptionnelles doivent être traitées dans les 5 jours ouvrés suivant leur réception électronique.

Chaque titre comporte notamment le type d’aide et le mode d’intervention, les heures couvertes, la valeur faciale, le numéro du chèque, l’identité du bénéficiaire et le mois de référence. Le carnet est personnalisable selon les règles du Département. Le titulaire fournit deux environnements, recette et production ; la recette permet de tester le cycle d’intégration jusqu’à l’émission de CESU à blanc, avec au moins deux jeux d’essais. Il fournit également le format des échanges et les rapports structurés sur les anomalies, rejets et comptages.

Distribution, paiement et gestion des incidents

Les chéquiers sont adressés en un seul envoi au domicile du bénéficiaire ou à une tierce personne désignée par le Département. Le titulaire doit pouvoir justifier leur envoi dans un délai maximal de 6 jours ouvrés à compter de la transmission du fichier de commande. En cas de non-distribution postale, une solution de secours est mise en place sous 24 heures après que le titulaire en a été informé. Pour les titres perdus ou non reçus, l’opposition et la réimpression doivent pouvoir intervenir sous 3 jours ouvrables après demande. Le remplacement des titres invalidés, sur demande expresse du Département, est prévu sous 5 jours ouvrés, hors acheminement postal.

Le titulaire traite les CESU papier et dématérialisés, les annulations et les remboursements. Il rembourse les titres non utilisés selon les échéances prévues au marché et transmet un état détaillé des titres émis, encaissés et périmés, par bénéficiaire et par mois. Il gère les cas de perte, vol, changement de situation ou d’adresse, suspension et arrêt de l’aide, ainsi que les retours NPAI. Il assure également le flux de tiers payant des cotisations sociales auprès du CN-CESU pour l’emploi direct.

Extranets, information et suivi

L’extranet bénéficiaire est hébergé par le titulaire, accessible en mode web sans installation, sécurisé par HTTPS, mot de passe nominatif et authentification multifacteur ; il est disponible 24 h/24 et 7 j/7. Il permet de consulter les chèques émis, présentés à l’encaissement et encaissés. L’accès du Département comporte notamment la recherche par références IODAS, l’extraction des données en CSV et le suivi des annulations, réimpressions, retours NPAI, encaissements hors Doubs ou hors territoire métropolitain et encaissements par prestataires.

Le titulaire fournit des fichiers mensuels de consommation et des tableaux de bord exportables en PDF et XLS, avec les données par aide et mode d’intervention, les taux et montants de consommation, les cotisations sociales, les titres non utilisés et les réémissions. Il produit aussi des requêtes mensuelles et annuelles et des indicateurs d’alerte sur la non-consommation. Il informe les bénéficiaires, transmet les documents utiles et contribue aux supports de communication ; une plateforme téléphonique est disponible au minimum 5 jours ouvrés par semaine et 7 heures ouvrées par jour. Un système de calcul du reste à charge est proposé.

La préparation comprend un environnement de test, la formation des agents et l’accompagnement du Département. La documentation est fournie en français. Le titulaire assure la maintenance corrective et adaptative, les adaptations réglementaires et la réversibilité : accès à l’extranet tant que des chèques restent valables, extraction documentée de l’historique et assistance au transfert des données, pendant une période ne dépassant pas 3 mois. La disponibilité annuelle de l’extranet ne peut être inférieure à 99,5 % ; les délais de rétablissement maximaux sont de 4 heures pour une anomalie bloquante, 1 jour ouvré pour une anomalie majeure et 5 jours ouvrés pour une anomalie mineure.