Assistance technique à la gestion des ascenseurs

Le titulaire accompagne le maître d’ouvrage dans la gestion technique, juridique et commerciale du parc : suivi des contrats de maintenance, contrôle réglementaire, analyse des interventions et appui à la négociation. Le périmètre recensé comprend 123 installations : 71 ascenseurs, 1 monte-handicapés et 14 monte-charges dans les collèges ; 35 ascenseurs et 2 monte-handicapés dans les bâtiments administratifs.

• Contrôler annuellement l’exécution des contrats, leur conformité réglementaire et la périodicité des visites ; remettre les remarques dans les 30 jours ouvrés suivant le contrôle annuel.
• Répondre aux questions techniques, juridiques et commerciales sous 48 heures maximum ; sur demande, intervenir sur site dans la journée et proposer une solution par courriel dans les 48 heures.
• Examiner sur site et valider techniquement et financièrement les devis dans un délai maximal de 72 heures ; négocier les interventions ponctuelles, hors contrat, et les avenants.
• Analyser les rapports annuels d’activité de maintenance et établir les rapports de synthèse et comptes rendus des réunions de suivi, trimestriels pour les collèges et semestriels pour les bâtiments administratifs. Mettre à disposition un espace client réservé pour les échanges et l’archivage des documents.

Contrôle technique quinquennal

Organiser le contrôle réglementaire des appareils et en restituer les résultats. Le contrôle doit être effectué par un contrôleur d’ascenseur agréé, assuré, impartial et indépendant du Département comme des entreprises de maintenance ou de travaux ; son certificat est à fournir. La prestation comprend la planification, la prise de rendez-vous avec l’ascensoriste, l’affichage de la date de mise à l’arrêt, la prise en charge du matériel nécessaire aux essais (notamment les charges), le contrôle, le rapport sous un mois, la transmission des réserves, la contre-visite de levée des remarques et l’envoi du rapport final en version informatique. Les documents sont aussi archivés dans l’espace client réservé.

Marchés de maintenance et travaux de remplacement

Préparer les pièces techniques du prochain marché de maintenance, analyser les offres et assister à la sélection du titulaire. Les pièces doivent être remises avant le 15 mai 2027. Pour les travaux de remplacement, la mission comprend l’expertise initiale, la description et le chiffrage des travaux, la préparation du dossier de consultation, l’analyse des offres et l’assistance au choix du titulaire, puis le pilotage et le suivi du chantier jusqu’à la réception et à la levée des réserves. Le Département peut arrêter la mission à chaque phase pour chaque appareil ; les étapes sont chiffrées séparément au BPU-DQE.

Les livrables et phases de travaux incluent :

• AVP : notice descriptive, notes techniques et de calcul, estimation définitive du coût prévisionnel, calendrier tenant compte des contraintes d’occupation et comptes rendus de réunions.
• PRO : plans d’exécution cotés, spécifications détaillées, schémas fonctionnels, notes techniques et de calcul, CCTP, bordereau de prix des pièces détachées, calendrier et mode opératoire en milieu occupé, tableau des variantes et options.
• ACT : réponses aux questions des candidats, analyse qualitative et quantitative des offres et options, arbitrage technique et rapport d’analyse.
• DET et réception : collecte et transmission des pièces administratives nécessaires au paiement, suivi du planning, visites techniques, état d’avancement, vérification des factures, organisation de la réception, procès-verbal et suivi des réserves. Validation du DOE comprenant plans, coordonnées des entreprises, procès-verbaux, essais et vérifications, et notices d’utilisation.
• GPA : visite des installations deux mois avant la fin de la garantie, compte rendu des dommages éventuels et assistance au Département pour en obtenir réparation.

Les travaux dans les collèges sont planifiés pendant les vacances scolaires. Le titulaire doit prévenir deux jours ouvrés avant son passage dans les bâtiments administratifs signalés comme sensibles. Il fournit à son personnel les équipements de protection individuelle et le matériel nécessaires.