Assistance au suivi et au renouvellement du marché des ascenseurs

L’assistance porte sur le suivi de l’exploitation et de la maintenance du parc : qualité du service rendu, sécurité de fonctionnement, pérennité des équipements et maîtrise des interventions. Le titulaire doit pouvoir répondre aux sollicitations ponctuelles sous 48 h ; la disponibilité estimée pour ces demandes est de 6 à 10 heures par mois.

• Réaliser un audit annuel exhaustif de la maintenance de chaque appareil, relever les anomalies et leurs risques ou conséquences, déterminer les travaux relevant du contrat d’entretien et contrôler la préservation des équipements. Remettre pour chaque appareil un rapport papier dans les 30 jours suivant le passage, ainsi qu’une version dématérialisée.
• Suivre les réserves auprès du mainteneur : rapport de synthèse transmis au prestataire, puis rappels en cas d’absence de réponse sous 45 jours, 20 jours et 10 jours. Contrôler leur levée et intervenir, si nécessaire, sur les pannes récurrentes.
• Analyser les devis de réparation sur les plans technique et financier et remettre un avis motivé sous 48 h, accompagné d’un rapport écrit. L’analyse prend notamment en compte le contrat en cours, les normes, la qualité du matériel, la disponibilité des pièces, l’état de l’installation, les coûts de matériel et de main-d’œuvre et le respect du BPU.
• Participer aux réunions trimestrielles, les coanimer avec la maîtrise d’ouvrage et convoquer les mainteneurs concernés. Elles portent notamment sur la qualité de service, les visites de maintenance, les interventions et les indicateurs CUS. Le suivi comprend aussi la vérification des factures d’entretien et de travaux hors contrat, le calcul des pénalités éventuelles et de la revalorisation annuelle du contrat.

Indicateurs, outils et programmation des travaux

Restituer les indicateurs CUS H.III et H.IV : arrêts de plus de 4 heures par typologie (défaillance technique, usage anormal ou malveillance) et engagement contractuel d’un nombre de pannes inférieur à 8 par appareil, hors usage anormal ou malveillance. Fournir au minimum le nombre d’incidents et les heures d’arrêt, y compris les incidents de plus de 4 heures, pour chacune de ces typologies. Les outils et la méthodologie doivent permettre leur suivi sur une plateforme dématérialisée tenue à jour.

La tranche ferme comprend également un plan pluriannuel de travaux par lot et par appareil, mentionnant l’année de mise en service, les estimations de modernisation et de remplacement complet, ainsi que l’estimation de l’exonération de TFPB. Des missions de réception peuvent être commandées pour des travaux inférieurs à 10 000 € HT par appareil, après validation des devis, ou pour des ascenseurs neufs avant leur prise à l’entretien. Le titulaire peut aussi préparer et suivre des consultations de travaux de remplacement ou de modernisation, analyser les offres et assister aux commissions et réceptions.

Tranche optionnelle : diagnostic et futur marché

Établir un rapport de synthèse par appareil à partir des contrôles techniques quinquennaux, avec caractéristiques, diagnostic de conformité et de vétusté, avis sur la maintenance, travaux à réaliser et délais. Le relevé couvre notamment la marque et la date de mise en service, le type d’appareil, la charge, la vitesse, les niveaux, la course, les dimensions de la machinerie, de la gaine et de la cabine, ainsi que les portes, organes de traction, câbles, moteur, frein, limiteur et parachute. Des photographies couleur des principaux organes sont intégrées au rapport. Les contrôles portent aussi sur la cuvette, la cabine, les portes palières et de cabine, la gaine, les équipements électriques, hydrauliques et de sécurité, ainsi que la machinerie et le local des poulies.

Classer les risques des prestations de maintenance non réalisées selon leur effet sur la sécurité des personnes, la fiabilité, l’usure prématurée et le confort des usagers. Distinguer les mises en conformité immédiates et réparations urgentes, puis chiffrer et planifier séparément les travaux SAE 2010, SAE 2013, SAE 2018, de fiabilisation, d’amélioration, d’esthétique et ceux relevant de la loi Handicap 2015. Les rapports individuels sont remis sous format dématérialisé et l’ensemble du parc est également fourni sur deux CD-ROM.

Mettre en place une base documentaire distante et sécurisée, accessible par extranet, regroupant rapports, comptes rendus, analyses et données techniques. Elle doit permettre une consultation par appareil, site, ESI et agence, le suivi des non-conformités et réserves, l’archivage des audits et contrôles, ainsi que la mise à jour par les mainteneurs des réserves, pannes et visites.

La tranche optionnelle prévoit également la préparation du dossier de consultation du futur marché de maintenance, conçu pour comporter jusqu’à 2 lots, la réponse aux questions techniques des candidats, l’analyse distincte des offres par lot et l’assistance aux commissions. Le dossier comprend notamment les pièces techniques et administratives, les annexes descriptives des appareils, les fiches de visite, les bordereaux de prix et le cadre de mémoire technique. La consultation du futur marché doit être lancée au plus tard le 01/09/2030 pour une prise d’effet au 01/01/2031. Le titulaire contrôle enfin la bonne réalisation des états des lieux contradictoires lors du changement de prestataire et peut contester les observations ou demander leur reprise.