Suivi et assistance à la gestion des marchés d’ascenseurs

La mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage porte sur le suivi des contrats de maintenance et des contrôles quinquennaux d’un parc de référence de 267 ascenseurs. Elle comprend une part forfaitaire et des missions particulières déclenchées par bons de commande.

Le périmètre de maintenance comprend trois lots : 94 appareils (OTIS), 92 appareils (OTIS) et 81 appareils (MANEI LIFT). Le suivi des contrôles quinquennaux porte sur 267 appareils. Les listes patrimoniales constituent la base de suivi et les entrées ou sorties d’équipements doivent être tracées ; le périmètre pourrait s’étendre à d’autres départements franciliens.

Prestations forfaitaires

Lancement et suivi administratif et financier. Dans les 15 jours suivant la notification, organiser une réunion de lancement et stabiliser les circuits de validation, les interlocuteurs et les livrables. Analyser les pièces contractuelles des contrats suivis, établir une matrice des obligations par mainteneur, un planning annuel, un modèle de tableau de bord et de rapport trimestriel, puis consolider les données patrimoniales.

Livrables initiaux : matrice documentaire et planning sous 30 jours ; base patrimoniale consolidée et plan pluriannuel sous 45 jours. La base est tenue à jour. Examiner systématiquement les devis transmis, leur imputabilité (forfait, hors forfait, vandalisme, vétusté ou travaux), les avenants, les facturations et les demandes hors forfait ; formuler des avis techniques et financiers motivés, suivre les gains ou évitements obtenus, y compris sur le dégrèvement de TFPB, alerter sur les devis récurrents et préparer l’application des pénalités des contrats suivis. Les avis sur devis urgents sont attendus sous 24 heures ouvrées, sauf complexité particulière ; sous 48 heures ouvrées pour les devis non urgents ; les rapports d’expertise sont remis sous 5 jours ouvrés après intervention.

Maintenance et reporting. Contrôler les visites réglementaires et contractuelles, les pannes et leurs récurrences, les immobilisations, les délais d’intervention et de libération des personnes bloquées, la sécurité, l’affichage, la téléalarme, la disponibilité et la cohérence des actions préventives et correctives. Identifier les manquements pouvant appeler des actions correctives ou des pénalités, tenir un tableau de bord par lot et proposer un plan d’action trimestriel.

Produire chaque mois, le dernier lundi, un rapport par appareil indiquant le nombre et la nature des pannes, les durées d’immobilisation et les mesures prises ; proposer des travaux ou autres réponses en cas de pannes récurrentes. Organiser une réunion mensuelle avec les mainteneurs, sauf en août. Suivre les pénalités et rendre les outils d’expertise et de calcul effectifs dans les 15 jours suivant le démarrage. Remettre un bilan annuel d’activité avant le 30 novembre, ainsi qu’un rapport statistique et fonctionnel mensuel et un rapport annuel consolidé prévu en janvier N+1. Les demandes de prestations supplémentaires font l’objet d’un avis technique et tarifaire sous 72 heures, transmis par courriel. Informer semestriellement sur les évolutions réglementaires et normatives.

Le CCTP mentionne deux horizons différents pour le plan pluriannuel de travaux, tous deux à établir dans les six mois suivant le démarrage : un programme sur 4 ans dans le suivi de maintenance, et un plan sur 2 ans dans la partie consacrée aux audits annuels.

Contrôles quinquennaux et audits annuels. Tenir le planning consolidé et le registre des contrôles, vérifier la complétude des rapports, analyser les anomalies et réserves, déterminer les actions correctives et leur imputabilité, relancer les responsables et vérifier les justificatifs. Une réserve ne peut être clôturée sur la seule déclaration du mainteneur : sa levée doit être étayée par des preuves traçables et vérifiée sur place lorsque sa nature ou sa criticité le justifie. Émettre des alertes immédiates pour les réserves de sécurité, retards significatifs ou absences d’action ; produire les quitus et états consolidés des réserves ouvertes, levées ou restant à traiter.

Réaliser un audit annuel de l’ensemble des ascenseurs ; pour la première année, les audits sont à effectuer dans les quatre mois suivant le démarrage. Le mainteneur doit être présent et convoqué au moins 20 jours calendaires avant l’audit. Remettre, sous 72 heures après chaque audit, un rapport à la maîtrise d’ouvrage et à l’ascensoriste, avec une fiche par appareil portant notamment sur l’entretien, la conformité, le fonctionnement perçu par les usagers, la vétusté et la durée de vie théorique des principaux éléments. Examiner les locaux de machinerie, gaines, contrepoids, suspensions, cabines et organes de sécurité, dont verrouillage des portes, fins de course, alarmes et téléalarme ; effectuer systématiquement les essais des dispositifs de parachute de cabine et de contrepoids en présence de l’ascensoriste. Pour les appareils hydrauliques, contrôler notamment la centrale, le niveau d’huile et les fuites. Joindre un reportage photographique des composants indiqués au CCTP. Adresser à l’ascensoriste, dans les deux semaines suivant l’état des lieux, le récapitulatif des interventions à réaliser ; celui-ci dispose de 30 jours calendaires pour remédier aux dysfonctionnements signalés. Suivre les réserves de maintenance, proposer les travaux à effectuer et les estimer.

Assistance générale et expertise. Assister aux réunions organisées par la maîtrise d’ouvrage et en produire le compte rendu sous 72 heures. Constituer une fiche technique Excel détaillée par installation et veiller à la constitution de son dossier technique, comprenant au minimum la documentation, les dispositions de remise en service et les outils et notices nécessaires à l’entretien, au dépannage ou à la remise en service. Contrôler la périodicité des visites, les délais de dépannage et de désincarcération, les devis et travaux sur site, la maintenance préventive et corrective et les interventions hors contrat. Réaliser une expertise d’installation lorsqu’elle connaît plus de trois pannes en une semaine ; assurer la veille réglementaire et technologique, l’assistance technique et juridique en cas de litige, le suivi des réserves réglementaires et l’assistance aux commissions de sécurité.

Missions à bons de commande

• Gros travaux (modernisation, remplacement complet, mise en conformité ou rénovation lourde) : analyse du programme et des études, appui à la définition des besoins, suivi technique et financier du chantier, vérification de conformité, alertes sur les dérives, assistance aux opérations préalables à la réception, aux essais, à la levée des réserves et à la mise en service. Participer aux réunions hebdomadaires de chantier et en rédiger le compte rendu sous 72 heures. Livrer notamment notes d’analyse, comptes rendus, tableau de suivi et rapport d’assistance à la réception.
• Réception d’un appareil neuf : analyser DOE, notices et certificats ; vérifier conformité, fonctionnement, sécurité, finition, accessibilité et signalétique ; participer aux essais et formaliser les réserves et le procès-verbal. Produire un rapport détaillé, une liste de réserves et un avis technique sur la mise en service.
• État des lieux contradictoire avant reprise par un nouveau mainteneur : examiner l’état général, l’usure, les défauts, les non-conformités et les documents disponibles ; distinguer les anomalies imputables à l’ancien prestataire, la vétusté normale et les défauts structurels. Remettre un rapport détaillé, des anomalies hiérarchisées, une estimation des travaux correctifs et un support de validation signé par les parties.
• Renouvellement des marchés de maintenance : anticiper chaque échéance pour permettre l’attribution du nouveau marché au plus tard six mois avant celle du contrat en cours ; l’échéance mentionnée pour les marchés concernés est le 31 mai 2029. Analyser le marché sortant et ses performances, proposer la stratégie d’achat, préparer ou actualiser les pièces du dossier de consultation (dont CCTP, CCAP, DPGF, BPU, annexes et cadre de mémoire technique), assister pendant la consultation et analyser les candidatures et offres. Préparer la transition, la reprise des données et historiques, puis le lancement du nouveau marché. Livrables : stratégie, calendrier, dossier de consultation, synthèse des questions-réponses, rapport d’analyse, note d’aide au choix, plan de transition et suivi des actions jusqu’au démarrage.

Restitution et exigences transversales

Les livrables comprennent notamment des rapports trimestriels par lot, des indicateurs de disponibilité par lot et par appareil, les pannes récurrentes, les délais d’intervention, les visites de maintenance, les contrôles réglementaires, les devis analysés et le suivi des travaux. Ils sont remis dans des formats Word/PDF et Excel selon les livrables ; les données doivent être exportables dans des formats ouverts et modifiables. Une plateforme collaborative sécurisée est souhaitée mais non obligatoire ; ses fonctionnalités, son ergonomie, ses accès, ses exports et les modalités de conservation et de restitution peuvent être présentés dans l’offre. Les analyses doivent rester indépendantes des mainteneurs, argumentées et traçables, avec alerte immédiate en cas de risque pour la sécurité ou de dérive contractuelle ou financière. Les données produites et les livrables reviennent à la maîtrise d’ouvrage ; une sauvegarde complète est remise en fin de marché.