Assistance à maîtrise d’ouvrage pour extension, rénovation et réhabilitation

La prestation accompagne le maître d’ouvrage dans la définition, la programmation et la préparation d’un projet d’extension-rénovation d’un EHPAD et de réhabilitation d’une résidence autonomie. Elle porte principalement sur les aspects fonctionnels, d’usage, techniques, spatiaux, calendaires et financiers. Les sujets énergétiques et environnementaux sont traités directement par la SPL OSER, avec coordination avec l’AMO.

Études préalables — tranche ferme

La mission commence par l’analyse du contexte géographique, réglementaire, technique, économique, urbanistique, environnemental et architectural. Elle comprend l’examen des plans, diagnostics et études antérieures, le recensement des parties prenantes — usagers, exploitants, partenaires et institutions — ainsi que l’identification de leurs rôles et besoins.

Le titulaire recueille, complète, actualise et questionne les données nécessaires auprès des services du Grand Annecy et des intervenants extérieurs. Il organise des ateliers, entretiens, enquêtes ou questionnaires, puis distingue les besoins essentiels des attentes ou contraintes arbitrables. Les besoins sont traduits en tableau de surfaces, liaisons fonctionnelles et exigences techniques particulières.

Au moins 3 scénarios spatialisés et chiffrés sont élaborés. Chaque scénario présente un principe d’implantation et d’organisation différent, un bilan du coût prévisionnel global intégrant les objectifs de performance énergétique en lien avec la SPL, ainsi que ses avantages et inconvénients. L’analyse couvre notamment :

• la compatibilité avec le site, les documents d’urbanisme et les procédures administratives nécessaires ;
• les contraintes d’occupation des bâtiments par un public sensible ;
• les diagnostics complémentaires nécessaires, leur cahier des charges, le dossier de consultation et l’analyse des offres ;
• les incidences technico-économiques des diagnostics, les impacts fonctionnels, techniques, calendaires et financiers et les pistes d’optimisation ;
• les plans schématiques, éventuellement en représentation 3D, le tableau détaillé des surfaces et l’estimation financière en coût global.

Les livrables comprennent la synthèse des besoins, l’analyse des données, exigences et contraintes, l’analyse de capacité du site avec propositions d’actions et d’optimisation, les plans schématiques, le tableau des surfaces, l’estimation financière en coût global et l’analyse multicritère des scénarios.

Préprogramme — tranche optionnelle n°1

Le préprogramme fixe une vision partagée des enjeux, des hypothèses et des objectifs majeurs avant l’engagement de la phase opérationnelle. Il définit un principe d’aménagement du site, le planning prévisionnel et l’enveloppe budgétaire. Il comprend notamment :

• la confirmation et la justification des surfaces nécessaires ;
• la capacité de la parcelle à accueillir le projet et le phasage des travaux en site occupé ;
• au moins 3 scénarios d’implantation, avec leurs principes de circulation et de fonctionnement ;
• la comparaison des scénarios selon une grille validée avec le maître d’ouvrage et la SPL ;
• le tableau des surfaces distinguant surface utile, surface de circulation et surface de plancher, avec explication des ratios ;
• les options techniques, leurs impacts sur le cycle de vie, l’exploitation et la maintenance ;
• les options environnementales, leur coût global et la prise en compte du Pacte pour le Climat et de la Charte Chantier Air Climat ;
• le coût des travaux par types d’espace et grands corps d’état, ainsi que les coûts de construction, exploitation, maintenance, fin de vie et coûts environnementaux.

Les scénarios négligeant certaines données sont considérés comme nuls et non recevables. Une reprise complète peut être demandée sans dédommagement ni prolongation du délai d’étude. Les livrables sont le préprogramme technique détaillé, sa synthèse pour le lancement de la consultation de maîtrise d’œuvre et les comptes rendus de réunions.

Programme technique détaillé — tranche optionnelle n°2

Le programme est établi avec le maître d’ouvrage sur la base des choix du COPIL. Il décrit le projet, le contexte environnemental et réglementaire, les utilisateurs, les usages, les contraintes fonctionnelles, les circulations, les espaces extérieurs et la dimension paysagère.

Il comprend un tableau modifiable des surfaces — surface utile, surface de plancher et circulations — destiné à servir de base aux candidats concepteurs. Les objectifs de développement durable portent notamment sur les exigences écologiques et paysagères, le confort thermique, la santé, la sécurité, les matériaux, le cycle de vie et le cadre environnemental du Grand Annecy.

Des fiches descriptives de chaque espace sont remises au format Excel afin d’être actualisées en consultation et en conception. Elles précisent l’affectation, les activités et le fonctionnement, les interactions et proximités, la hauteur, les charges d’exploitation, la surface utile, le confort thermique, l’éclairage minimum, la température, la ventilation, les équipements techniques spécifiques et les équipements inclus ou hors marché.

Les livrables comprennent le programme technique détaillé, les fiches des locaux, l’enveloppe financière prévisionnelle, le planning mis à jour, la présentation du programme avec analyse du cycle de vie et coût global, les objectifs de performance énergétique et les comptes rendus de réunions.

Accompagnement du dialogue compétitif — tranche optionnelle n°3

Le titulaire analyse les offres initiales, intermédiaires et finales des 3 candidats au regard du programme fonctionnel. L’analyse porte sur le respect du programme, le nombre et la désignation des locaux, l’adaptation des surfaces, l’insertion dans le site, l’organisation générale, les circulations, la lisibilité des fonctions et les attentes techniques. La cohérence des surfaces indiquées par les candidats est vérifiée et les écarts, atouts et faiblesses de chaque projet sont identifiés.

Les livrables attendus à chaque phase sont :

• l’analyse argumentée de chaque offre ;
• le tableau comparatif des surfaces de toutes les offres ;
• le tableau comparatif permettant d’aboutir à une notation de l’offre finale en concertation avec le maître d’ouvrage ;
• la liste individualisée des questions et remarques adressées à chaque candidat.

Le titulaire participe à 2 séances de dialogue d’une journée, organisées et pilotées par la SPL OSER, et peut participer à une réunion technique à chaque phase. Il met à jour le programme fonctionnel dans un délai de 5 jours ouvrés après transmission de la liste des modifications ; une modification est prévue à chaque phase de la consultation. L’analyse des engagements de performance, de la qualité technique, du phasage, des délais et de la maintenance relève de la SPL OSER.

Pilotage, réunions et coordination

À toutes les phases, le titulaire planifie, anime et assure le secrétariat des réunions : convocations, ordres du jour, supports de présentation, projets de comptes rendus et diffusion. Il identifie les problèmes techniques d’interface et contribue à leur résolution avec les intervenants. Les supports destinés aux COPIL et aux réunions en présence d’élus sont remis 4 semaines avant la réunion.

En cas de cotraitance, le mandataire est l’interlocuteur unique du maître d’ouvrage, coordonne les compétences et garantit la synthèse des retours. Le titulaire accompagne également les services du Grand Annecy pour la stratégie de communication, les contenus, les supports et leur diffusion auprès des usagers, élus et autres publics concernés.