Assistance à maîtrise d’ouvrage en assurance

Le titulaire accompagne le Secrétariat général de la communauté de communes et, pour la flotte automobile, le responsable du parc. Il répond aux interrogations par courrier, téléphone ou courriel et fournit des analyses courtes ou des études documentées.

Les prestations forfaitaires comprennent notamment :

• avis sur les procédures de gestion des sinistres, les déclarations, les réponses aux assureurs et aux plaignants, les franchises et les refus d’indemnisation ;
• aide à la compréhension et à l’évolution des contrats, à la rédaction de clauses d’assurance dans les baux et conventions d’occupation, à la souscription de nouvelles garanties, ainsi qu’au contrôle des factures, avenants et autres pièces contractuelles ;
• veille juridique, réglementaire, jurisprudentielle, normative et assurantielle, avec information sans délai en cas d’évolution susceptible d’affecter les garanties ou l’adéquation des polices.

Les livrables sont transmis par courriel : rapports ou notes d’analyse détaillées, propositions de courriers ou de procédures, propositions de clauses et veille juridique et assurantielle générale. Le délai de réponse aux saisines est de 2 jours ouvrés.

Préparation et passation des marchés d’assurance

La partie à bons de commande accompagne le renouvellement des assurances couvrant les biens immobiliers et mobiliers, la flotte automobile et les 900 agents. Elle vise à établir le bilan des risques et besoins, identifier les forces et faiblesses des contrats en cours et concilier sécurité juridique et contraintes budgétaires.

Chaque mission de lancement comprend quatre phases :

• analyse de l’existant, audit et bilan des contrats, risques couverts ou non couverts, sinistralité et besoins ;
• établissement du dossier de consultation des entreprises, comprenant notamment le règlement de consultation, le CCTP, le CCAP, l’acte d’engagement et les états de sinistralité ;
• analyse technique et administrative des offres, négociations, rapport détaillé, tableau comparatif et rapport final d’audition avec classement des candidats ;
• vérification des contrats définitifs, assistance à leur mise en place et accompagnement des dysfonctionnements, litiges, augmentations non contractuelles, avenants ou relances.

Le titulaire propose le document de recensement des données nécessaires : surfaces des bâtiments, sinistralité, maintenance, mesures de prévention, valeurs mobilières et données relatives aux personnels. Il rédige le rapport d’audit et le présente en visioconférence ; une réunion de présentation de l’audit est intégrée à la mission. Il présente également le rapport d’analyse en visioconférence à la commission d’attribution.

Délais indicatifs des livrables en situation normale : rapport d’audit sous 6 semaines après le bon de commande, DCE sous 10 semaines et rapport final d’audition 3 semaines avant la commission d’attribution. En urgence, toutes les étapes entre le bon de commande et la CAO sont réalisées sous 5 mois, selon les délais intermédiaires fixés par l’ordre de service.

L’accompagnement peut être déclenché pour les renouvellements comportant de 1 à 5 lots, en situation normale ou urgente, ainsi que pour des réunions supplémentaires de présentation en présentiel ou en visioconférence, d’une durée de 2 heures. Les prix des interventions incluent la durée et les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration.