Assistance à maîtrise d’ouvrage pour marché d’assurances

La prestation accompagne les membres du groupement dans l’analyse de leurs risques, la définition de leur couverture d’assurance, la préparation de la mise en concurrence et le suivi des contrats conclus. Chaque membre peut retenir tout ou partie des prestations unitaires proposées. Plaine Commune bénéficie en complément d’un accompagnement global en qualité de coordonnateur.

Analyse des besoins et de la sinistralité

L’assistant recueille les contrats souscrits, les appels de primes, les statistiques de sinistres et les documents utiles auprès des collectivités et des assureurs. Il organise les échanges avec chaque membre afin d’identifier les risques non assurés, les fragilités des garanties et les évolutions nécessaires.

Les analyses portent notamment sur les domaines suivants :

• Dommages aux biens et risques annexes ;
• Responsabilité civile et défense-recours ;
• Flotte automobile ;
• Risques statutaires du personnel ;
• Protection juridique des agents et des élus ;
• Tous risques expositions ;
• Assistance rapatriement.

L’assistant identifie les garanties à souscrire, définit les niveaux de couverture et analyse les franchises pertinentes pour chaque garantie. Il formule des préconisations pouvant notamment porter sur la hiérarchisation des garanties ou le recours à l’auto-assurance pour certains risques.

Préparation et passation du marché d’assurances

Pour la mission de coordonnateur de Plaine Commune, le titulaire rédige l’ensemble des pièces du dossier de consultation : règlement de consultation, CCTP, CCAP et pièces annexes. Il recense les besoins des membres et veille à l’adaptation des clauses aux responsabilités, aux activités et aux contraintes financières des collectivités.

Il analyse les offres et produit les documents correspondants, notamment le rapport de présentation et le tableau d’analyse des offres. Il accompagne les échanges avec les membres du groupement, organise une réunion de validation du cahier des charges et une réunion de partage de l’analyse des offres, ainsi que la présentation éventuelle devant la commission d’appel d’offres et les instances délibératives de Plaine Commune.

Suivi de l’exécution

Le titulaire accompagne les membres dans leurs relations avec les assureurs et propose une méthodologie adaptée aux difficultés rencontrées pendant l’exécution des contrats, notamment :

• Hausse de prime ou modification des conditions financières ;
• Évolution des garanties et des conditions de couverture ;
• Résiliation par l’assureur ;
• Analyse technico-économique d’un avenant proposé ;
• Suivi des dossiers de sinistres, des experts et des engagements contractuels des assureurs.

Organisation et livrables

La mission est conduite avec Plaine Commune et l’ensemble des membres du groupement au moyen de réunions et d’échanges réguliers. Les données sont communiquées sous format numérique. La restitution du diagnostic et des préconisations est organisée dans les locaux de Plaine Commune ou en visioconférence, selon les modalités définies conjointement.

Le titulaire maintient l’équipe présentée dans son offre. En cas de remplacement, le remplaçant doit présenter des compétences, une expérience et des qualifications équivalentes ; son nom, ses titres, son CV, ses attributions, son rôle et les conséquences éventuelles sur l’organisation de l’équipe sont communiqués à Plaine Commune.