Assistance à l’élaboration et au déploiement d’un SPASER

La mission consiste à diagnostiquer les pratiques d’achat, construire une stratégie d’achat responsable adaptée à la collectivité, rédiger le schéma et préparer son pilotage et son suivi. Elle est organisée en quatre phases successives, chacune subordonnée à la validation formelle de la précédente.

Diagnostic et concertation

Cartographie des achats et des acteurs internes et externes, analyse des procédures et de l’organisation des achats, puis identification des forces, faiblesses et leviers d’amélioration. Le dispositif de concertation comprend une réunion de cadrage, un comité de pilotage de lancement, un ou plusieurs ateliers de co-construction, huit entretiens avec les directions concernées et un comité de pilotage de restitution.

Livrables : comptes rendus des ateliers, rapport de diagnostic et cartographie des achats et des acteurs, synthèse des enjeux, présentations en comités technique et de pilotage.

Élaboration de la stratégie

À partir du diagnostic, définition des orientations stratégiques et des objectifs à 3 ou 6 ans, d’un plan d’actions avec axes prioritaires, de la gouvernance et des rôles des élus, de la direction des achats et des services prescripteurs. La stratégie doit être réaliste, compatible avec les moyens de la collectivité et cohérente avec le projet de territoire.

Livrables : support de présentation, document stratégique constituant le projet de SPASER et présentations en comités technique et de pilotage.

Rédaction et accompagnement au déploiement

Rédaction d’un SPASER adapté à l’organisation et aux enjeux du territoire, comprenant les ambitions en matière d’achat, les objectifs stratégiques et opérationnels, les fiches actions, le calendrier de mise en œuvre, la méthodologie et les indicateurs de suivi. Le document final est présenté à la Direction de la Commande Publique et à la Direction Générale, puis soumis au comité de pilotage; il doit pouvoir être présenté à l’instance délibérante pour adoption.

L’accompagnement comprend des outils d’acculturation et de mise en œuvre, des outils de pilotage et d’évaluation, des indicateurs d’évaluation des actions et de la stratégie globale, ainsi que des recommandations sur l’animation et la gouvernance. Livrables : SPASER finalisé, fiches actions, outils de suivi et d’acculturation, tableau de bord, indicateurs, feuille de route, supports de présentation institutionnelle et comptes rendus.

Les documents sont remis en Word modifiable et PDF; les tableaux en Excel et les supports de présentation en PowerPoint. Les livrables deviennent la propriété exclusive de la collectivité. Les comités de pilotage et ateliers de co-construction se tiennent en présentiel. Le candidat présente une méthodologie par phase, le nombre de réunions et le personnel affecté à chaque étape; il propose également un planning prévisionnel, qui devient contractuel à la notification du marché.