Analyse organisationnelle et cartographie des risques

Cette tranche obligatoire établit un diagnostic organisationnel, analyse les processus internes prioritaires et formalise l’organisation et les processus de fonctionnement. La démarche comprend une réunion de lancement, l’étude des documents existants, des entretiens individuels, des ateliers collectifs possibles et une analyse documentaire approfondie. Les travaux examinent notamment les activités, responsabilités, interfaces, circuits de validation, flux d’information, contrôles, difficultés et risques associés.

Le périmètre couvre les processus des pôles opérationnel, support, stratégie et ressources, ainsi que ceux du pôle ORCOD-IN. Il inclut notamment les acquisitions foncières, cessions et conventions ; les achats publics, ressources humaines, finances et budget, patrimoine et assurances ; la maîtrise d’ouvrage des opérations de démolition et dépollution, le pilotage des études techniques, la saisine des avocats et la conformité RGPD ; des processus environnementaux, de partenariats et d’études stratégiques ; et des processus ORCOD-IN relatifs aux acquisitions et paiements aux copropriétaires, à la gestion du patrimoine, aux plans de sauvegarde, aux marchés, aux opérations d’aménagement et au relogement et à l’accompagnement social. Les processus de sécurité informatique sont exclus de l’analyse du pôle support, car ils font l’objet d’un audit spécifique.

Les processus sont représentés sous forme graphique avec leurs interrelations, acteurs externes, flux documentaires et principaux risques. Les organigrammes nominatifs détaillent les rattachements, missions et postes ; les vues fonctionnelles présentent les responsabilités selon une matrice RACI et les dispositions de suppléance. Pour chaque processus formalisé, une fiche décrit notamment le périmètre, les acteurs, les entrées et sorties, les étapes, contrôles, outils, indicateurs, risques et références documentaires. Un logigramme BPMN ou équivalent représente les acteurs, décisions, validations, flux et interfaces. La prestation comprend aussi l’analyse des interfaces, des recommandations éventuelles et un diagnostic de maturité du contrôle interne. Le nombre de processus à formaliser est estimé à une vingtaine et la liste est validée par le comité de pilotage.

Les livrables comprennent le cadrage méthodologique et le planning, le diagnostic organisationnel, les organigrammes, la cartographie générale des processus, les fiches et logigrammes, le rapport sur les interfaces, le diagnostic de maturité, le rapport de synthèse et les présentations de restitution. Les documents sont remis en versions provisoire puis définitive après relecture et intégration des observations ; le délai de relecture prévu est de 9 jours ouvrables. Les formats comprennent notamment Word, Excel, PowerPoint ou Visio éditables et PDF selon le livrable.

Tranche optionnelle — risques et plan d’actions

Cette tranche éventuelle prolonge les travaux de la tranche ferme et doit s’appuyer sur les processus qui y ont été formalisés. Elle vise à identifier les risques sur l’ensemble des activités, à évaluer leur occurrence, leur gravité et le niveau de maîtrise, puis à représenter les risques résiduels et à proposer des actions priorisées. La méthode participative mobilise entretiens, réunions, documents issus de la tranche ferme, incidents et contentieux, cartographies existantes et benchmark d’organismes comparables. Les risques sont décrits par leurs causes, événements redoutés, conséquences, processus et acteurs concernés ; les risques à faible impact et faible probabilité ne sont pas retenus.

Le titulaire analyse les dispositifs de maîtrise existants, distingue risque brut, maîtrise et risque résiduel, puis produit une cartographie visuelle actualisable. Chaque action proposée précise le risque concerné, l’objectif, les actions, le responsable, les échéances, la priorité, les indicateurs et l’évaluation de son efficacité. Le calendrier du plan d’actions couvre 36 mois : actions immédiates (0-3 mois), à court terme (3-12 mois) et à moyen terme (12-36 mois).

Les livrables comprennent le cadrage de la tranche et la méthode de cotation, le répertoire des risques cotés, l’analyse de la maîtrise par famille, la cartographie et son rapport d’analyse, le plan d’actions priorisé et le rapport de synthèse, ainsi que les présentations de restitution. Ils sont fournis en formats modifiables et PDF.

Organisation et exigences transversales

Les travaux intermédiaires sont présentés au comité de pilotage ; les comptes rendus de ses réunions sont établis sous 5 jours ouvrables. Les réunions en présentiel sont privilégiées, avec visioconférence ponctuelle selon les contraintes. L’équipe comprend au minimum un chef de projet senior expérimenté en organisation du secteur public et, pour la tranche optionnelle, un expert en management des risques. Les livrables doivent être relus, corrigés et présentés selon les modèles validés ; ils sont remis en versions numériques éditables et PDF, avec des préconisations permettant leur actualisation autonome. Confidentialité, indépendance et accord préalable pour tout remplacement d’intervenant sont exigés.