Prestations d’agence de voyage

Pour l’hôtellerie, l’agence réserve des établissements proches du lieu de mission, respecte les plafonds tarifaires de la collectivité et privilégie la liste d’hôtels référencés. En cas d’indisponibilité, elle propose une solution équivalente après information et accord préalable de la collectivité. Pour les missions officielles du président, des élus et des agents accompagnateurs, le même établissement doit être retenu, sauf impossibilité justifiée et validée ; à Paris, les hôtels doivent être situés dans les 14e ou 15e arrondissements. Le périmètre hôtelier comprend la nuitée, la taxe de séjour et le petit déjeuner, à l’exclusion des prestations telles que spa ou minibar.

À chaque commande, le titulaire étudie les tarifications possibles et communique au moins trois propositions à qualité égale, avec leur durée de validité et les conditions de flexibilité. Les réservations ne deviennent effectives qu’après bon de commande signé. Les titres électroniques sont privilégiés et les documents sont adressés au gestionnaire, au secrétariat demandeur et, si prévu, au voyageur.

Le titulaire désigne un référent et au moins deux interlocuteurs joignables en toutes circonstances, assure une permanence le week-end et met en place une hotline avec qualification, suivi, traçabilité et escalade des demandes. Il confirme sa capacité à exécuter une commande dans un délai maximal de 24 heures et propose des solutions de remplacement en cas d’incident de transport ou d’hébergement.