Agence de voyages pour déplacements professionnels

Transport

• Recherche, réservation et émission de titres de transport aériens, ferroviaires et maritimes.
• Gestion des modifications et annulations, émission de billets électroniques et conventions spécifiques (billets non échangeables/remboursables, tarifs flexibles/pro selon le besoin).
• Politique tarifaire et classes : application de règles de classe (ex. classe économique pour l'aérien), priorisation des tarifs most avantageux et gestion des billets promo ou flex selon consignes.

Hébergement

• Recherche et réservation d'hébergements incluant émission de bons avec petit-déjeuner et prise en compte des taxes (taxes de séjour).
• Application de critères de sélection hôtelière axés sur performance environnementale (écolabels, certifications) et respect de plafonds tarifaires définis par l'acheteur.
• Gestion des dérogations et ajustements tarifaires sous contrôle de l'acheteur.

Location de véhicules et transferts

• Réservation et émission de bons de location courte durée avec couverture assurance tous risques et kilométrage adapté.
• Priorité à l'offre de véhicules électriques/hybrides selon disponibilité et catégories définies (A, B, etc.).
• Gestion des cautions et modalités particulières pour profils spécifiques (ex. élus) selon instructions.

Organisation de séjours complets

• Conception et organisation de voyages combinant transport, hébergement (petit-déjeuner, demi-pension, pension complète) et transferts.
• Propositions packagées et adaptations sur demande explicite du représentant de l'acheteur.

Assistance administrative et services associés

• Gestion des formalités (demandes d'autorisation de voyage, démarches ESTA/visas, assurances, assurances annulation pour titres non modifiables).
• Hotline et support multicanal (téléphone, e-mail, SMS, messageries instantanées) avec permanence 24/7 pour urgences et plage horaire support standard.
• Portail en ligne sécurisé pour gestion des réservations, validation des commandes et accès au reporting.

Suivi, reporting et indicateurs

• Rapports périodiques : rapports trimestriels détaillés (destinations, coûts, taux d'annulation, durée moyenne des déplacements, etc.) et bilan annuel consolidé.
• Indicateurs environnementaux obligatoires : émissions de CO2 par trajet, pourcentage d'hôtels écolabellisés, part de véhicules électriques/hybrides.
• Élaboration et mise à jour d'un plan annuel d'amélioration et d'actions correctives.

Engagements, obligations et pénalités

• Obligation de conseil, de continuité de service et d'aptitude à atteindre des résultats opérationnels (qualité de service, respect des délais de traitement).
• Priorisation des fournisseurs engagés en politique RSE et mesures de réduction des impressions et de l'empreinte carbone.
• Application de pénalités en cas de retards, non-conformités ou manquements répétés, avec possibilité de résiliation pour défauts graves.