Prestation d'agence de voyage et services associés

L’accord-cadre couvre la recherche, la réservation, l’émission et la gestion de prestations de déplacement pour les membres du conseil d’administration, la direction générale, les collaborateurs et les intervenants de la SOGES. Les demandes sont traitées au moyen de bons de commande émis selon les besoins.

Transports

• Billets aériens, ferroviaires et maritimes, en aller simple ou aller-retour, avec recherche d’itinéraires, escales, correspondances, dates et horaires.
• Réservations, émissions, modifications, reports, annulations et émission d’avoirs ou de vouchers.
• Recherche systématique du meilleur coût, mise en concurrence des compagnies aériennes et présentation de trois propositions financières par voyage lorsque cela est possible.
• Vols réguliers et sans escale proposés en priorité; vols charters sur demande. Les compagnies aériennes régulières doivent offrir les conditions de sécurité les plus élevées.
• Application de la politique de voyage: transport aérien en classe économique pour les agents et sur la base de la classe intermédiaire pour les élus et la direction générale, sauf indication contraire; transport ferroviaire et maritime en deuxième classe lorsque celle-ci est moins chère, avec exceptions prévues pour les dirigeants, élus, cas exceptionnels ou indisponibilité.
• Billetterie des compagnies low-cost uniquement sur demande expresse de l’acheteur.

Le titulaire fournit les caractéristiques des trajets, notamment la compagnie, les références de vol ou de train, les dates et heures de départ et d’arrivée, les escales et leur durée, ainsi que les frais et conditions d’annulation ou de modification. Il rappelle les documents et formalités nécessaires: identité, passeport, visa et vaccination.

Hébergement

Recherche et réservation d’hôtels avec ou sans petit-déjeuner, y compris chambres individuelles ou doubles avec lit double, WC et salle d’eau ou salle de bain. La base de réservation correspond aux hôtels deux ou trois étoiles ou équivalents; une catégorie supérieure peut être demandée.

Le titulaire fournit une liste d’hôtels accessibles en transports en commun, situés à moins d’une demi-heure du lieu de mission ou à 5 km maximum. Il assure la garantie de réservation, étudie les possibilités de surclassement et les transferts, et fait bénéficier les voyageurs des tarifs et services préférentiels négociés.

Location et services complémentaires

Location de véhicules avec ou sans chauffeur, sans exclusivité, avec niveau de qualité et de confort optimal. Sont également couverts les programmes de fidélisation, le fret spécial, les excédents de bagages, les assurances, l’accès à des salons professionnels ou à d’autres événements, ainsi que le rapatriement.

Le titulaire assure notamment l’assurance annulation des billets non échangeables ou non remboursables, la prise en charge du passager et des bagages, et l’émission d’un avoir en cas d’annulation.

Assistance, délais et suivi

Les demandes sont reçues par téléphone et courriel, avec permanence téléphonique du lundi au vendredi hors jours fériés, de 8 h à 16 h. En dehors de cette plage, elles peuvent être transmises par répondeur, courriel ou site Internet et sont relevées à l’ouverture des bureaux.

Les délais maximaux de réponse sont de 24 heures pour une demande normale, 4 heures pour une demande urgente et 2 heures pour une demande très urgente. Les titres de transport et d’hébergement sont mis à disposition uniquement par voie électronique; les e-billets ferroviaires sont privilégiés lorsque possible.

Le titulaire met à disposition un interlocuteur direct, informe les voyageurs des incidents et propose une solution de remplacement en cas de grève, annulation, accident ou intempérie. Il reste responsable du parfait achèvement de la prestation en cas de défaillance d’un prestataire.

Le système de réservation doit appliquer la politique de voyages, comparer plusieurs solutions et consolider les commandes dans un outil de reporting permettant le suivi des dépenses. Le titulaire fournit sur demande la preuve du coût le plus avantageux, propose des alternatives à coût égal ou inférieur et signale les anomalies susceptibles d’empêcher le voyage ou d’en augmenter le coût.

Le DQE indicatif comprend notamment 12 billets aériens aller-retour Martinique–France, 1 billet aérien aller-retour Antilles–Guyane, 10 billets ferroviaires nationaux aller-retour, 2 modifications et 2 annulations de transport, 5 réservations hôtelières sans restauration, 6 avec petit-déjeuner, 2 en pension complète, 1 modification et 1 annulation d’hébergement, ainsi que 2 locations de véhicules légers sans chauffeur.

Les données personnelles doivent rester confidentielles; les sous-traitants impliqués dans leur traitement sont soumis aux garanties réglementaires requises. Sauf obligation légale contraire, les données et leurs copies sont détruites dans les deux mois suivant la fin de l’exécution.