Agence de voyage pour déplacements institutionnels

Organisation des flux et planification

• Gestion de flux programmés (calendrier annuel prévisionnel) et flux non programmés (demandes ponctuelles/urgentes) avec réactivité différenciée.
• Transmission et exploitation d'un calendrier prévisionnel annuel des déplacements.
• Démarche proactive d'anticipation tarifaire et proposition d'options coût/flexibilité.

SLA et modalités de traitement des demandes

• Devis détaillés systématiques et présentation de plusieurs solutions alternatives (coût, durée, conditions d'annulation/modification).
• Délais de réponse cibles : demandes standard 4 heures ouvrées, urgentes 1 heure, complexes 8 heures.
• Délais de proposition pour déplacements programmés : au moins 30 jours avant départ (proposition planifiée).

Plateforme de réservation et pilotage

• Plateforme en ligne accessible en continu avec visualisation temps réel, comparaison d'offres, génération de devis, traçabilité des transactions et gestion des profils voyageurs.
• Fonctionnalités d'exports, tableaux de bord, droits/habilitations, et capacité d'exploitation des données pour suivi financier et reporting.

Exigences techniques et intégration SI

• Interopérabilité SSO, intégration avec Microsoft 365/Entra ID, API/connecteurs/webservices; formats d'échange CSV/XLSX/JSON/XML.
• Dossiers de déplacement identifiables par identifiant unique; réversibilité technique et restitution des données en formats ouverts en fin de prestation.

Sécurité, protection des données et conformité

• Conformité RGPD, hébergement en zone UE, chiffrement en transit et au repos, gestion des habilitations, journalisation, détection et prévention d'intrusions, procédures de gestion d'incident, tests de sécurité.

Reporting, notes de frais et suivi financier

• Exports pour notes de frais, rattachement des justificatifs, suivi des statuts et reporting (volumes, coûts, délais, empreinte carbone);
• Tableaux de bord consolidés et indicateurs de performance.

Disponibilité, continuité, réversibilité et amélioration continue

• Garanties de disponibilité et modes dégradés, RTO/RPO et plan de continuité.
• Plan de réversibilité, restitution des données et assistance au basculement.
• Démarche d'amélioration continue et proposition d'innovations pour réduction des coûts et de l'empreinte carbone.

Documentation, recette et transfert

• Fourniture de documentation technique et fonctionnelle complète, phase de recette fonctionnelle et sécurité, et transfert vers l'exploitation avec supports et formations.