Prestations d’agence de voyage

Le titulaire réserve et gère les déplacements professionnels individuels des élus et collaborateurs du CNOM. Le besoin couvre les transports ferroviaires en France, les transports aériens en France et à destination ou en provenance de l’étranger et des DROM-COM, l’hébergement hôtelier et la location de véhicules. Les réservations de groupe sont exclues.

Déploiement et paramétrage du SBT

Le titulaire déploie et administre un outil de réservation en ligne (Self Booking Tool, SBT), propose un planning de déploiement et accompagne les utilisateurs, notamment par des formations. Il fournit les spécifications fonctionnelles, les manuels d’utilisation et d’administration, les supports de formation, ainsi que les supports et comptes-rendus de réunion.

La reprise des profils voyageurs et des données personnelles et professionnelles utiles aux réservations inclut le rapprochement des champs, l’adaptation des formats et le repérage des doublons, données manquantes ou incompatibilités ; le CNOM valide l’intégration. Le paramétrage comprend des profils en nombre illimité, leurs cartes d’abonnement et de fidélité, les rôles et droits d’accès différenciés, ainsi que des circuits de validation hiérarchique paramétrables mais non nécessairement appliqués à chaque réservation. Les profils, habilitations, circuits et réglages doivent pouvoir évoluer pendant le marché.

L’outil applique la politique de voyage : classe affaires privilégiée pour les trajets aériens de plus de 6 heures, première classe pour les déplacements ferroviaires des élus et collaborateurs, et plafond hôtelier de 220 € par nuit, petit déjeuner inclus et hors taxe. Il doit néanmoins permettre de comparer d’autres solutions répondant au besoin.

Réservations, assistance et suivi

Le SBT donne accès en temps réel aux offres disponibles et permet de rechercher, comparer et réserver les transports, hôtels et véhicules, en tenant compte des réductions et abonnements. Les résultats présentent plusieurs options ; l’outil doit notamment offrir un choix suffisant d’hébergements à Paris et en province et un large éventail tarifaire pour les transports et locations.

Le titulaire émet et met à disposition sous forme dématérialisée les billets, confirmations et autres documents de voyage. Il gère les modifications, échanges, annulations, avoirs et remboursements selon les conditions des opérateurs, et assure la traçabilité des réservations. L’assistance comprend une plateforme téléphonique, un interlocuteur dédié et une ligne d’urgence ; elle est accessible 24 h/24 et 7 j/7. Le titulaire suit les perturbations signalées par les opérateurs, informe les voyageurs et propose, lorsque possible, une solution de remplacement. Il accompagne aussi la gestion des cartes de réduction, abonnements et programmes de fidélité. Les assurances et garanties complémentaires sont facultatives et ne peuvent être souscrites qu’à la demande expresse du CNOM ou du voyageur.

Reporting, paiement et exigences du SBT

Les tableaux de bord en temps réel sont exportables notamment en Excel, PDF ou CSV. Ils suivent les déplacements, les dépenses par nature de prestation et par voyageur, les modifications et annulations, les avoirs et remboursements, ainsi que les émissions de gaz à effet de serre et le bilan carbone par voyage et de façon consolidée. Le SBT doit aussi permettre de consulter les déplacements en cours et la localisation des voyageurs à partir des réservations, et de comparer l’impact environnemental des itinéraires avant réservation.

Les prestations réservées sont réglées par carte logée, avec facturation globale mensuelle et relevé détaillé des opérations et frais d’agence. La facturation dématérialisée doit s’interfacer avec Sage FRP 1000 V11 sans retraitement manuel par le CNOM. L’outil fonctionne en mode SaaS, comprend au minimum un environnement de production et un environnement de recette, et s’intègre au SI via des API sécurisées ; les protocoles indiqués sont HTTPS et TLS 1.3 minimum. Le titulaire assure l’exploitation, le monitoring, la supervision proactive, les alertes et la sauvegarde des données, dont il précise les modalités. Il met en place un PCA et un PRA prévoyant une interruption maximale de 4 heures. Les exigences de sécurité comprennent notamment le chiffrement des données en transit et au repos (AES256), une gestion sécurisée des clés (HSM ou équivalent), la traçabilité des actions et la gestion des incidents, correctifs et audits périodiques.