Prestations d’agence de voyages et services associés

Gestion des voyages professionnels des agents de la Région et des intervenants extérieurs qui les accompagnent ou sont invités, en France et à l’étranger. Les congés bonifiés des agents sont également inclus. Les réservations et prestations sont déclenchées sur demande et couvrent transport, hébergement et services associés.

Transport et propositions

Le titulaire recherche et réserve des déplacements aériens, ferroviaires, maritimes et routiers, y compris les trajets effectués à l’intérieur d’un pays étranger. Il émet et transmet les billets et vouchers, traite les modifications et annulations, et privilégie systématiquement le billet électronique lorsqu’il est disponible. Si la Région demande un éventail de solutions, le devis présente au moins 3 options, comparées selon le prix, la rapidité, la sécurité et les contraintes de mission. La recherche aérienne intègre les compagnies à bas coût; les transporteurs sont mis en concurrence lorsque cela est possible.

Les demandes peuvent préciser le départ, la destination, le nombre de voyageurs et les contraintes particulières. Les devis indiquent notamment les itinéraires et tarifs, les horaires, les escales et leur durée, la compagnie, les conditions du billet et, le cas échéant, les informations d’hébergement. Le délai de transmission est de 4 heures ouvrables après la demande.

Prestations annexes

• Réservation, modification, annulation et remboursement d’hébergements; recherche de tarifs préférentiels notamment à Paris et en région parisienne, à Toulouse et à Montpellier.
• Réservation de prestations de restauration et location de véhicules avec ou sans chauffeur, ainsi que d’autres moyens de transport.
• Informations utiles au voyage, notamment formalités, visas, ESTA, vaccinations, fermetures d’aéroports ou suppressions de lignes; mise à disposition éventuelle d’un guide ou interprète et inscription à des congrès ou colloques.
• Assurance annulation proposée sur devis, avec garanties et modalités indiquées distinctement des tarifs principaux et soumises à l’acceptation de la Région.
• Assistance à distance joignable 24 h/24 et 7 j/7 par téléphone ou courriel; lors d’un déplacement à l’étranger, recherche de solutions de transport, d’hébergement ou de restauration non prévues à la commande, hors rapatriement.

Émission, changements et outils

Après commande, réservation et transmission du billet dans un délai n’excédant pas 48 heures et au moins 24 heures avant le départ; pour un déplacement dans la journée, émission dans les 4 heures maximum avant le départ. Certains billets doivent pouvoir être remis le jour même. Si le billet électronique est impossible, le titulaire organise une autre remise matérielle. La modification ou l’annulation avant émission des billets n’entraîne pas de frais de gestion. Les conditions d’annulation sont précisées au devis; les billets émis et non utilisés donnent lieu à un avoir transmis au plus tard 5 jours ouvrables après restitution.

Les commandes et demandes peuvent transiter par Notilus ou courriel. Le titulaire précise son niveau d’interopérabilité avec Notilus et doit pouvoir assurer une interopérabilité équivalente si la Région change de logiciel. Si la Région déploie un outil de réservation en ligne, le titulaire met à disposition un portail en français, sécurisé par identifiant et mot de passe, couvrant train, hébergement, avion et location de voiture. Le service clé en main comprend administration technique, maintenance, hébergement, exploitation et formation des utilisateurs clés, avec guides en français. Un compte client de suivi des dépenses par date et type de prestation est souhaité.