Gestion des voyages professionnels

Le titulaire recherche, conseille, réserve, émet et suit les prestations nécessaires aux voyages, puis gère leurs modifications, annulations et remboursements. La commande associe un outil en ligne et un service de réservation hors ligne, avec une traçabilité commune.

Prestations de voyage

L’offre couvre les transports aérien, ferroviaire et maritime, l’hébergement, la location de véhicules, les taxis et VTC, ainsi que les transferts en autocar pour les déplacements de groupe. Le titulaire compare les solutions disponibles en tenant compte des horaires, de la durée globale du trajet, des correspondances, de la flexibilité, des bagages et des contraintes de mission. Il propose des alternatives en cas de perturbation et ne recourt pas à des transporteurs aériens interdits d’exploitation dans l’Union européenne.

Les devis indiquent notamment les conditions de modification, d’annulation et de remboursement, les prestations incluses et les éventuels frais annexes. Pour les vols, ils précisent les franchises de bagages incluses — nombre, dimensions et poids — et le coût éventuel des bagages supplémentaires. Le titulaire prend en compte les cartes et abonnements existants, propose leur acquisition ou leur renouvellement lorsque cela est pertinent et signale les possibilités d’économies. Pour les liaisons aériennes aller-retour Corse–Paris, Marseille et Nice avec Air Corsica, il permet l’utilisation des numéros d’accréditation personnels donnant accès aux tarifs résidents, sans frais de réservation, gestion ou traitement associés.

Pour les locations, il précise notamment les assurances, franchises, kilométrage, carburant, restitution et dépôt de garantie, et fait apparaître les véhicules à faibles émissions disponibles lorsque plusieurs catégories conviennent. Pour l’hébergement, il respecte les contraintes de localisation et de prestations, présente des solutions comparables, distingue les options avec ou sans petit-déjeuner et exclut les consommations personnelles non autorisées. Aucun frais ne doit être avancé par le voyageur : les paiements d’hébergement passent par une carte logée. Les réservations de parking demandées sont proposées à proximité et facturées avec la chambre.

Réservation et assistance

La plateforme unique permet notamment de réserver transports, hébergements et véhicules, de gérer profils, droits, valideurs et politiques de voyage, et de modifier ou annuler les réservations. Elle est accessible 24 h/24 et 7 j/7, compatible avec les versions stables de Chrome et Edge, adaptée aux postes de travail et appareils mobiles et conforme au RGAA 4.1.2. Le titulaire en assure l’hébergement, la maintenance et le paramétrage initial, y compris le chargement gratuit des profils, des circuits de validation et de la politique de voyage. Le déploiement de la plateforme est prévu dans un délai maximal de cinq semaines après notification ; le service hors ligne doit pouvoir être opérationnel au plus tard dans la semaine suivant la réunion de lancement.

Le service hors ligne est joignable par téléphone et courriel, sans numéro surtaxé, au minimum du lundi au vendredi, hors jours fériés, de 9 h à 18 h. Il traite notamment les taxis/VTC, les groupes à partir de 6 personnes, les déplacements de personnes à mobilité réduite, les urgences et les itinéraires complexes. Une assistance voyageurs est également prévue 24 h/24 et 7 j/7. En cas de défaillance de l’outil en ligne, le titulaire prévoit une bascule vers le service hors ligne ; en cas de perturbation, il informe les voyageurs et recherche des solutions de remplacement.

Le CCTP énonce des délais divergents pour les propositions hors ligne : un délai maximal de 3 jours ouvrés, ou de 3 heures pour une demande urgente, dans une clause ; une transmission dans la journée, ou sous 2 heures en cas d’urgence, dans une autre. À proximité du déplacement, les demandes de modification ou d’annulation reçues par téléphone ou courriel doivent être prises en charge dans l’heure lorsque cela se justifie. Le titulaire confirme par écrit les actions et suit les remboursements jusqu’à la clôture du dossier.

Aucune réservation ferme ni émission de titre ne peut intervenir avant validation par une personne habilitée et émission du bon de commande correspondant. Pour les opérations exigeant une intervention humaine, l’émission des titres a lieu au minimum du lundi au vendredi, hors jours fériés, de 8 h à 17 h ; les billets de réservation sont transmis au moins 48 h avant le voyage. Si la plateforme dysfonctionne, une confirmation écrite est communiquée sous 24 h.

Données, suivi et qualité

Le titulaire sécurise les données par chiffrement des flux, gestion des habilitations, authentification renforcée des comptes à privilèges, comptes nominatifs, journalisation, sauvegardes et mesures de continuité et de reprise. Il informe l’acheteur des incidents de sécurité et permet l’export des données utiles dans un format standard exploitable.

Les documents de facturation distinguent les prestations achetées auprès de tiers des frais de service du titulaire. Le reporting trimestriel et le bilan annuel recensent notamment dépenses, transactions en ligne et hors ligne, transports, billets, nuitées, frais de service, économies, incidents, réclamations et indicateurs environnementaux. Les états sont consultables en ligne ou transmis dans un format exploitable, notamment Excel ou CSV. Le titulaire assure aussi le suivi des réclamations, accuse réception sous 24 h et trace les actions jusqu’à leur clôture.