Acquisition et maintenance de photocopieurs

Le marché renouvelle une partie du parc de photocopieurs multifonctions et prévoit l’acquisition et la maintenance des appareils concernés. L’objectif est d’optimiser l’environnement d’impression, de maîtriser les coûts de possession et de contrôler les usages. Les appareils peuvent être neufs ou reconditionnés, y compris les finisseurs et accessoires.

Le bordereau décrit 13 appareils : trois multifonctions A3 à la mairie (deux à 50 ppm et un à 30 ppm), un A3 à 30 ppm au centre technique municipal, trois A3 à 30 ppm dans les écoles (maternelle, élémentaire et salle des maîtres) et six A4 à 30 ppm (bibliothèque, Royaume de Carabas, cuisine de l’école, SAV, Planète B612 et multi-accueil). Les configurations indiquent 4 cassettes pour les trois appareils de mairie, 2 pour les autres A3 et 1 pour les appareils A4.

Les volumes annuels estimatifs du bordereau, non contractuels, sont les suivants :

| Emplacement | Noir et blanc | Couleur |
|---|---:|---:|
| Mairie, plateau RDC, A3 50 ppm | 41 000 | 35 000 |
| Mairie, plateau étage, A3 50 ppm | 86 000 | 56 000 |
| Mairie, plateau étage, A3 30 ppm | NC | 0 |
| Centre technique municipal, A3 30 ppm | 15 000 | 6 000/an limité |
| École St-Exupéry, maternelle, A3 30 ppm | 49 000 | 6 000/an limité |
| École St-Exupéry, élémentaire, A3 30 ppm | 90 000 | NC |
| École Charles-Perrault, salle des maîtres, A3 30 ppm | 144 000 | NC |
| Bibliothèque, Royaume de Carabas, cuisine, SAV, Planète B612 et multi-accueil, A4 30 ppm | NC pour chacun | 6 000/an limité pour chacun |

Fonctions et caractéristiques attendues

Les appareils doivent permettre l’impression réseau et la numérisation recto-verso en un seul passage, avec enregistrement dans un répertoire réseau ou envoi par courriel. Les scans ne donnent pas lieu à facturation supplémentaire. Le matériel est connecté en Ethernet 1000 baseT, administrable par le réseau et compatible PCL5. Les pilotes nécessaires, pour les options et systèmes d’exploitation concernés, sont fournis gratuitement au responsable informatique.

Le parc permet la comptabilisation des impressions et copies par utilisateur, avec accès par code ou lecteur de badges et possibilité de couplage à un annuaire LDAP. Il doit pouvoir absorber une hausse de 30 % des volumes actuels. Les caractéristiques demandées comprennent notamment le format A3/A4 selon la configuration, un bypass, un chargeur automatique recto-verso et un scanner en un seul passage, un mode trieuse, une boîte aux lettres, l’agrafage et la possibilité de pliage et de piqûre à cheval. Sont également demandées l’impression sécurisée et la possibilité de verrouiller les impressions couleur. Le papier doit être accepté jusqu’à 250 g/m² minimum ; pour les appareils de plus de 50 ppm, le cahier technique prévoit trois bacs A4 de 500 feuilles minimum, ou deux bacs dont un de grande capacité. Le bordereau précise, selon les appareils, les fonctions fax, agrafage interne, brochure/piqûre à cheval, impression en rétention et quotas couleur.

Livraison, installation et prise en main

Le titulaire livre franco de port et d’emballage, avec une notice d’utilisation en français par appareil et un stock d’avance des consommables correspondants. Il reprend sans frais supplémentaires les anciens matériels après mise en service des nouveaux. La livraison et la mise en service doivent intervenir au plus tard le 24 décembre. Chaque appareil est mis en service au plus tard 24 heures après sa livraison, raccordé au réseau local ; les pilotes sont installés et paramétrés sur le serveur et un poste de travail. Un transfert de compétences est assuré au responsable informatique et la formation concerne tous les utilisateurs.

Maintenance, assistance et contrôles

La maintenance comprend les déplacements, la main-d’œuvre, le nettoyage, les réglages, les pièces détachées, les consommables courants dont le toner noir et couleur (hors papier), ainsi que la remise en état technique et logicielle, les configurations personnalisées et la liaison au réseau local. Les scans et autres comptabilisations additionnelles sont exclus du décompte des copies. Le coût d’impression A3 ne peut excéder le double de celui de l’A4.

Les commandes d’encre, demandes d’intervention et relevés de compteurs sont automatisés par défaut. Les demandes d’intervention et commandes de consommables peuvent aussi être faites par téléphone, courriel ou portail web, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 18 h. Les pièces remplacées sont neuves et d’origine. Le délai maximal d’intervention est de 6 heures après signalement ; après une intervention sur site, le rétablissement opérationnel doit intervenir sous 8 heures ouvrées. Au-delà, l’appareil défectueux doit être remplacé sous 8 heures ouvrées. Les consommables sont livrés sous 72 heures (J+3) après commande et la disponibilité des modèles et pièces de rechange est maintenue pendant le marché.

À la livraison, les matériels sont déballés et leur état extérieur vérifié ; à la mise en service, leurs fonctionnalités sont contrôlées. Un procès-verbal de mise en ordre de marche est établi et signé conjointement par le prestataire et le représentant de la commune. Le candidat peut proposer des réunions annuelles de suivi et d’amélioration continue, avec exemples de livrables présentés en annexe.