Systèmes d'impression bureautique

L'accord-cadre porte sur l'acquisition ou la location avec option d'achat de systèmes d'impression, leur installation, leur maintenance et les services associés, pour l'ensemble des services de la ville. Il comprend un parc estimatif de 35 multifonctions : 14 équipements A4 et 21 équipements A3, avec une volumétrie annuelle indicative de 447 937 pages noir et blanc et 412 104 pages couleur. Les quantités d'impression et de renouvellement restent indicatives et ne constituent pas un engagement de commande.

Les équipements sont répartis entre matériels locaux, départementaux et de production. Le DQE prévoit notamment :

• 8 MFP A4 noir et blanc 25 ppm ;
• 6 MFP A4 couleur 25 ppm ;
• 14 MFP A3 couleur 25 ppm, avec accessoires et options selon les besoins ;
• 7 MFP A3 couleur 35 ppm, avec accessoires et options selon les besoins.

Les configurations comprennent notamment les bacs papier supplémentaires, meubles supports, modules d'agrafage et scan recto-verso en une passe lorsque prévus. Les équipements doivent disposer d'une carte réseau, d'un recto-verso automatique, d'une connexion RJ45, d'un bypass, de l'impression différée, d'un chargeur recto-verso, du scan vers messagerie et dossier, des langages PCL et PostScript, du protocole SNMP et de la gestion des codes. Un pilote d'impression unique est attendu pour le parc et les quatre références doivent relever du même constructeur.

Le CCTP mentionne la possibilité de matériels neufs, issus du réemploi, de la réutilisation ou du reconditionnement sous réserve de performances équivalentes. Le CCAP prévoit toutefois que les matériels fournis soient obligatoirement neufs ; cette exigence doit être prise en compte dans la réponse.

Installation, réseau et reprise

Le titulaire assure la livraison, la préconfiguration, l'installation, la connexion et la configuration des matériels, ainsi que l'installation des drivers et logiciels. La mise en service doit intervenir dans un délai maximal de 8 semaines après réception du bon de commande. L'installation des drivers et logiciels est effectuée par GPO pour environ 100 postes situés dans les locaux de la mairie ; les environ 100 postes des écoles sont pris en charge par le service informatique de la ville, avec assistance du technicien du titulaire pour les premiers postes.

La connexion au réseau s'effectue en présence et avec l'assistance du service informatique. Le planning de déploiement, les préconfigurations, la facturation et les formations sont organisés lors d'une réunion de lancement, pouvant se tenir à distance. Le titulaire reprend les emballages des matériels installés. La reprise des équipements actuellement en place relève de la ville ; en fin de marché, le titulaire récupère les équipements sur les différents sites sans frais supplémentaires.

Pour tout équipement comportant un disque dur, une mémoire interne ou un support de données, le titulaire réalise un effacement complet, définitif et irréversible. Il remet pour chaque équipement une attestation ou un certificat indiquant son identification, la méthode utilisée, la date d'effacement et la confirmation de la suppression irréversible des données.

Maintenance et continuité de service

La maintenance couvre les réglages, réparations, pannes, dysfonctionnements, pièces, consommables et accessoires. Elle comprend au minimum une visite de contrôle annuelle, avec vérification, réglage et nettoyage des équipements. Chaque matériel possède un carnet d'entretien indiquant son matricule, sa marque, sa référence ainsi que les dates et natures des interventions ; ce carnet est mis à jour à chaque passage.

La déclaration des incidents doit être possible par plateforme Web, téléphone, messagerie électronique et détection proactive par les équipements. Les engagements contractuels sont les suivants :

• intervention sous 4 heures ouvrées ;
• résolution et remise en service sous 1 jour ouvré ;
• solution de contournement sous 48 heures lorsqu'une réparation sur site est impossible ou lorsque la panne n'est pas réparée sous 2 jours ouvrés ;
• remplacement sans frais d'un équipement présentant plus de trois interventions demandées sur une période de 30 jours, par un matériel de même marque et de même performance.

La solution de contournement est fournie sans frais supplémentaires et avec un équipement de même nature et de même performance. Les pièces de rechange et la main-d'œuvre sont incluses ; les pièces doivent être exemptes de défaut et essayées et contrôlées après remontage. Le titulaire doit pouvoir référencer et suivre les incidents et fournir des rapports de suivi à la demande.

Consommables

Les toners sont déclenchés de manière proactive par les équipements selon leur niveau restant. Les commandes manuelles doivent également être possibles par plateforme Web, téléphone ou messagerie électronique. La livraison intervient sous 2 jours ouvrés maximum, un stock tampon est mis à disposition et les frais de livraison sont à la charge du titulaire.

Les livraisons de consommables sont accompagnées d'un bon en double exemplaire mentionnant notamment l'identification du titulaire, la référence et la localisation du matériel concerné ainsi que la quantité livrée. L'offre doit inclure la récupération des toners usagés. Le coût copie comprend les pièces, fournitures, consommables, interventions et déplacements des techniciens, à l'exception du papier ; le prix d'une page est identique sur tous les équipements.

Logiciels d'administration et supervision

Une solution de supervision et de remontée centralisée des compteurs noir et blanc et couleur est attendue pour les matériels connectés au réseau. Elle doit permettre la recherche des périphériques, leur configuration à distance, le relevé des compteurs, la gestion des alertes, l'export des rapports d'utilisation, le diagnostic des pannes, la visualisation en temps réel des statuts, le déclenchement automatique des commandes de consommables et des interventions, ainsi que la consultation des informations des périphériques.

La commune utilise Watchdoc, édité par Doxense. Le candidat complète le BPU et le DQE sur ce logiciel uniquement et remet un mémoire présentant les avantages de la solution, ses prérequis techniques et le contenu des formations. Une démonstration des capacités de la solution de supervision est demandée aux titulaires.

Formation et suivi

Le titulaire fournit les supports de formation et tient un registre indiquant le lieu, la date, les utilisateurs formés et leur signature. Une formation utilisateurs est organisée lors de l'installation ou selon le planning de lancement et couvre les fonctions de copie, impression, numérisation, fax, envoi par messagerie, changement de toner, débourrage et chargement du papier. Une formation complémentaire peut être demandée en cours de marché.

Une formation administrateur couvre notamment l'administration à distance, le logiciel de gestion, les codes et quotas utilisateurs et le déploiement de l'impression en réseau. Le suivi comprend une réunion de lancement et au minimum un comité de pilotage annuel portant sur l'inventaire, les installations, les réclamations, les délais d'intervention et de résolution, les solutions de contournement, la disponibilité du parc et les consommables.

Sécurité, réception et environnement

Le titulaire personnalise les mots de passe par défaut, désactive les protocoles non sécurisés, crée un compte administrateur dédié à la DSI, met en place les mises à jour automatiques et un processus d'écrasement des données du disque dur après chaque travail d'impression. Les essais de fonctionnement, réalisés en présence du titulaire, vérifient la compatibilité avec l'environnement technique, la mise en service et les performances annoncées.

À la livraison, les matériels font l'objet de vérifications quantitatives et qualitatives. Un matériel non conforme peut être refusé et doit être remplacé aux frais du titulaire sous 7 jours calendaires. La réception provisoire donne lieu à un procès-verbal ; la réception définitive intervient après 12 mois, sous réserve de la levée des réserves.

Les emballages doivent être réutilisables, recyclés, recyclables ou réemployés lorsque cela est compatible avec les besoins et règles d'hygiène. Les matériels doivent intégrer une proportion significative de matériaux recyclés, tout en étant neufs et conformes aux exigences de qualité, durabilité et performance. Une déclaration de conformité attestant leur caractère neuf et un justificatif de la proportion et de l'origine des matériaux recyclés sont exigés.