Location, installation et maintenance de photocopieurs

Fourniture en achat ou location, avec option d’achat, d’appareils multifonctions numériques et d’imprimantes couvrant l’impression, la copie et la dématérialisation. La prestation comprend la maintenance des équipements fournis ou déjà propriété de la Ville, les consommables, accessoires, logiciels, installation, mise en service, formation, suivi et gestion globalisée du parc.

Le parc existant comprend 47 multifonctions A3 et/ou A4, répartis sur une vingtaine de sites, pour un volume indicatif annuel de 2,4 millions de copies noir et blanc et 0,6 million de copies couleur. Le nombre de sites et leur implantation peuvent évoluer. Le titulaire propose une rationalisation du parc, des consommables et des implantations, avec responsabilité globale et interlocuteur unique.

Matériels et configurations

Les configurations attendues couvrent :

• multifonctions monochromes A4 et A3/A4 ;
• multifonctions couleur A4 et A3/A4 ;
• multifonctions compacts et imprimantes ;
• options de magasins papier, finition avec tri, agrafage, perforation et pliage, disque dur, Wi-Fi selon modèle, impression sécurisée par badge et meuble ou socle.

Les matériels sont entièrement neufs, sauf exception expressément acceptée ; une offre séparée de matériels reconditionnés peut être présentée. Les machines neuves sont garanties au minimum 5 ans, ou dans la limite de la durée de vie indiquée par le titulaire. Les matériels doivent être compatibles PCL5, PCL6, PostScript et Microsoft Windows 11 et versions ultérieures ainsi que Windows Server 2019 et versions ultérieures.

Les équipements comprennent notamment des bacs papier, une alimentation A3/A4 selon modèle, un scanner A3 ou A4 monochrome et couleur, un chargeur recto-verso en un passage sauf modèle compact, une connectivité Ethernet 1000Base-T et une interface tactile homogène. Les MFP A3 acceptent le papier jusqu’à 250 g/m². Le pilote est paramétré par défaut en A4, monochrome, mode économique et recto-verso, avec choix de qualité économique, normale ou optimisée, ainsi que recto, recto-verso automatique ou livret. Le zoom de copie couvre 25 à 400 %.

La numérisation permet les sorties monochrome ou couleur, A3 ou A4, vers dossier local ou réseau, messagerie, application métier ou GED, avec multiscan par feuille. Les formats PDF, PDF-A, TIFF et JPEG sont requis ; l’OCR intégré et les possibilités de compression sont décrits dans l’offre.

Authentification, logiciels et sécurité

Le titulaire fournit et met en œuvre une solution de gestion centralisée des utilisateurs et des accès, avec authentification par code confidentiel et, en option, par badge. Les lecteurs doivent être nativement compatibles avec les badges HID Prox 125 kHz jusqu’à 85 bits, avec sortie Wiegand ou équivalent, sans réencodage ni double badge. Cette compatibilité est vérifiée pendant la préparation sur un échantillon de cinq badges fournis par la Ville, avec procès-verbal contradictoire ; une non-conformité entraîne le rejet de l’offre.

La solution gère les groupes LDAP, les droits d’accès à la couleur, les quotas, l’impression à la demande, le suivi des productions et les flux d’impression tracés. WatchDoc, dont la Ville est propriétaire, est privilégié ; son extension ou son maintien opérationnel est attendu. En cas de substitution, l’équivalent est fourni et maintenu à niveau de service équivalent, sans surcoût d’authentification.

La solution comprend la supervision administrative, financière et technique, les alertes, relevés de compteurs, approvisionnements et maintenances automatiques, ainsi qu’un serveur d’impression fourni ou installé par le titulaire. Elle doit gérer, dans la mesure du possible, des matériels multimarques, supporter Ethernet, IEEE 802.1x, LDAP, SNMP v3, IPv4 et IPv6, et permettre le chiffrement des flux. Les solutions doivent rester ouvertes et évolutives pour l’intégration aux outils de GED.

Déploiement, livraison et accompagnement

Le titulaire désigne un chef de projet et un interlocuteur technique, prépare les bons de commande, fournit une méthodologie et un planning, réalise une visite de chaque site avant la commande pour définir les configurations et options, puis assure livraison, déchargement, transport jusqu’au lieu de stockage ou d’installation, déballage, raccordement secteur et réseau, paramétrage, tests et reprise des emballages.

Le déploiement est progressif et doit limiter les interruptions et les chevauchements avec les contrats existants. Il comprend l’installation des pilotes et files d’impression, la connexion réseau, la mise à jour éventuelle de l’Active Directory, les tests, la formation d’environ 10 personnes par équipement pour la prise en main et jusqu’à 20 personnes pour les fonctions avancées, ainsi que l’établissement d’un procès-verbal de recette. Chaque matériel mis à disposition doit être opérationnel dans les 8 heures ouvrées suivant sa livraison.

Les documentations à jour sont remises en français, sur support électronique et papier, à raison d’au moins un exemplaire par documentation. Le titulaire forme les administrateurs, techniciens DSI, prestataire d’infogérance, agents d’intendance et utilisateurs référents de chaque site, avec supports numériques. Il assure également l’accompagnement au changement, les supports de communication et la sensibilisation aux bonnes pratiques d’impression.

Maintenance, consommables et suivi

La maintenance préventive comprend pièces d’usure et défectueuses, main-d’œuvre, déplacements, supervision à distance, tests, contrôles, réglages et nettoyage. Le titulaire fournit les toners, agrafes, fours, kits de maintenance, courroies de transfert et autres consommables, enlève les consommables usagés et maintient un stock avancé par matériel et gamme.

L’approvisionnement automatique est déclenché à un seuil réglable, par défaut 20 %, notifié à la Ville et livré sous 5 jours ouvrables. Un seuil inférieur peut être proposé avec un délai de 3 jours ouvrables. La maintenance curative repose sur un dispositif dématérialisé de signalement automatique, un point d’entrée unique administratif et financier, ainsi qu’un support technique et logiciel. La disponibilité minimale attendue est de 95 %, avec une GTI maximale de 8 heures pour les matériels et logiciels, et une GTR maximale de 16 heures ouvrées pour les matériels et J+1 ouvré pour les logiciels. Au-delà de 72 heures d’indisponibilité totale, un matériel équivalent est fourni sans frais.

Les équipements présentant quatre déclarations de panne sur 30 jours glissants ou trois jours d’immobilisation cumulée sur cette période font l’objet d’une remise en conformité et d’un prêt équivalent. Si la récurrence persiste sur les 30 jours suivants, ils sont remplacés par des équipements neufs ou équivalents à caractéristiques au moins équivalentes.

Le suivi comprend un rapport annuel du parc, les consommations, propositions techniques, comités de pilotage et comités techniques, ainsi que la mise à jour des outils de supervision et de routage. Les mouvements d’appareils entre sites comprennent conditionnement, transport, installation, paramétrage, mise à jour des files et de l’Active Directory, tests, procès-verbal et formation si nécessaire. Ils sont limités à 5 % du nombre de systèmes commandés par an sans forfait supplémentaire. Les événements saisonniers peuvent nécessiter un matériel temporaire ; une demande doit être formulée 45 jours avant l’événement et la prestation représentative comprend un mois de mise à disposition pour le festival VIVACITE.