Copieurs multifonctions et maintenance

Configurations et fonctionnalités minimales

• Copieurs couleur A4 laser/LED, sans fax, avec bac A4 de 250 feuilles, bypass de 20 feuilles, Ethernet Gigabit, USB, interface HTTPS, impression sécurisée par code et impression depuis une clé USB aux formats PDF, JPEG et TIFF.
• Numérisation recto-verso en une passe, suppression possible des pages blanches, numérisation gratuite et illimitée, vers SMB signé version 2 ou ultérieure et clé USB.
• Trois modèles A3 distincts : environ 25 pages par minute, environ 35 pages par minute avec finisher et environ 35 pages par minute sans finisher.
• Copieurs A3 couleur laser/LED sans fax, avec quatre bacs — deux bacs A4 de 500 feuilles, un bac A4-R et un bac A3 de 500 feuilles —, bypass de 50 feuilles, connexion Ethernet Gigabit, HTTPS, mémoire RAM d’au moins 4 Go et disque dur chiffrable.
• Numérisation A3 recto-verso en une passe avec OCR en PDF plein texte et OOXML, vers SMB signé version 2 ou ultérieure, SMTP authentifié et clé USB.
• Pour les équipements avec finisher : tri décalé, pliage, livrets, agrafage à un ou deux points, piqûre à cheval et assemblage sans agrafes lorsque disponible.

Le système d’authentification doit identifier les utilisateurs par code, les regrouper par service, distinguer les impressions et copies noir et blanc et couleur, conserver les travaux dans une file sécurisée jusqu’à leur libération et produire des états par utilisateur, équipement et service. Les équipements doivent être compatibles avec le VPN de l’Agglo, sauf les deux sites RASED raccordés uniquement à Internet, ainsi qu’avec Windows 11 25H2, Windows Server 2022, Mac et Linux. Ils doivent être certifiés Mopria et compatibles avec Windows Protected Print Mode.

Le BPU-DQE retient, à titre estimatif, des configurations neuves comprenant 12 copieurs A3 de 25 ppm, 1 copieur A3 de 35 ppm sans finisher, 6 copieurs A3 de 35 ppm avec finisher et 12 copieurs A4 de 20 ppm. Il prévoit également des quantités estimatives de 4, 1, 2 et 3 équipements correspondants issus du réemploi ou de la réutilisation. L’estimation annuelle de référence est de 1 046 000 copies équivalentes A4, dont 62 % en couleur.

Commandes, livraison et installation

Les prestations sont déclenchées par demandes écrites transmises par voie électronique, indiquant notamment le service demandeur, la prestation, le délai et le lieu de livraison ou d’exécution. Le délai de livraison proposé par le titulaire ne peut dépasser 8 semaines à compter de la commande. Les équipements sont livrés, installés et mis en service sur les sites désignés, exclusivement les jours ouvrés, de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h.

Le titulaire prend en charge l’emballage, le conditionnement, le chargement, le déchargement, le transport et les risques jusqu’au lieu de destination. Chaque livraison comporte un bon numéroté, daté et signé, précisant notamment les équipements, quantités, colis, numéros de série, options, articles manquants et point de livraison. Chaque équipement est accompagné d’un récapitulatif d’intégration, de manuels d’utilisation en français et des certificats de licences logicielles.

L’installation des pilotes d’impression et des profils de scanner réseau ainsi que la mise en ordre de marche sont réalisées par le responsable des systèmes d’information avec l’assistance du titulaire. Celui-ci participe aux tests d’impression, de copie, de numérisation et de finition et active les fonctionnalités demandées.

Maintenance et consommables

La maintenance préventive et curative assure le maintien en condition opérationnelle de l’ensemble du parc fourni et, le cas échéant, du parc existant maintenu en exploitation. Elle couvre le nettoyage, les réglages, les contrôles, le remplacement des pièces défectueuses ou d’usure, les pièces détachées, l’outillage, la main-d’œuvre, les déplacements, le support technique, les mises à jour logicielles et de sécurité ainsi que les matériels de prêt ou de remplacement.

La rémunération repose sur un coût à la copie, sans engagement de volume ni forfait minimum. Ce coût inclut la maintenance, les consommables, les pièces, la main-d’œuvre, les déplacements, le support, les logiciels de gestion et de supervision et les matériels de remplacement. Les scans ne sont pas facturables et n’incrémentent pas le compteur ; le taux de couverture d’encre ne peut entraîner de majoration.

• La fréquence de maintenance préventive est proposée par le titulaire selon les caractéristiques, l’usage, l’environnement et les préconisations constructeur ; elle peut être ajustée avec l’Agglo.
• L’intervention curative intervient dans un délai maximal de 8 heures ouvrées après déclaration de l’incident, ou dans le délai inférieur proposé dans l’offre.
• Un matériel de remplacement aux performances au moins équivalentes doit être fourni sous 72 heures ouvrées lorsque la réparation ne peut être réalisée dans les délais ou que les fonctions essentielles sont indisponibles.
• Plus de deux interventions correctives sur un mois sans rétablissement durable rendent l’équipement défaillant et imposent son remplacement sans surcoût par un matériel neuf ou reconditionné équivalent.
• Les consommables doivent être approvisionnés automatiquement, livrés sous 3 jours ouvrés au siège, identifiés par copieur et complétés par un stock tampon d’au moins un consommable complet par type d’équipement et par site.
• Le titulaire reprend les toners, bacs de récupération usagés et pièces remplacées ; les consommables encore en stock à la fin du marché restent acquis à l’Agglo.

Les opérations de maintenance sont réalisées sur site du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 17 h. Après chaque intervention, le cahier d’interventions mentionne la date, la durée, le motif et les pièces remplacées et est contresigné par le responsable du site. Un portail client permet le suivi des interventions, consommables et compteurs. Le papier, les supports spéciaux, les agrafes et les consommables destinés aux matériels de finition ou de reliure sont exclus du périmètre détaillé des consommables de maintenance.

Contrôles, échantillons et reprise

Les vérifications quantitatives contrôlent la conformité entre les quantités commandées et livrées. Les vérifications qualitatives comprennent une vérification d’aptitude, menée dans les 30 jours calendaires suivant la mise en ordre de marche, puis une vérification de service régulier pendant 30 jours calendaires. Le service est réputé régulier si les indisponibilités imputables à chaque matériel ne dépassent pas 2 % de la durée d’utilisation effective, fixée de 8 h à 18 h du lundi au vendredi, hors jours fériés. L’acheteur peut réaliser tous essais, contrôles et tests nécessaires.

La vérification de service régulier donne lieu à une décision sous 7 jours ; une décision positive entraîne l’admission de plein droit. Les prestations peuvent aussi être ajournées, admises avec réfaction ou rejetées, avec corrections et nouvelles vérifications le cas échéant. La réception est matérialisée par le paiement de la facture.

La reprise des copieurs obsolètes appartenant à la communauté d’agglomération est obligatoire. En fin de marché, l’Agglo peut demander la reprise des copieurs acquis ; les conditions techniques et financières doivent être prévues dans l’offre. Toute évolution de site, substitution d’équipement ou de consommable doit préserver les performances, fonctionnalités et qualité attendues.