Prestation d’accueil

Un agent d’accueil assure l’orientation et l’accompagnement des publics, l’accueil physique et téléphonique, les renseignements de premier niveau et l’application des procédures d’accès. La présence habituelle est prévue du lundi au vendredi, de 8 h 45 à 12 h et de 13 h 45 à 17 h, hors jours fériés et selon le calendrier d’ouverture de la Cité numérique. L’agent doit être opérationnel à 8 h 45. Le calendrier indiqué pour la prestation court du 1er janvier au 31 décembre 2027.

Tâches courantes

• À la prise de poste : consulter les consignes de la main courante, la messagerie, les événements et réservations ; vérifier le fonctionnement apparent du poste informatique, du téléphone et des équipements, ainsi que l’état des espaces et salles.
• Accueillir les visiteurs, ouvrir la porte via l’interphone, identifier le motif de visite, renseigner, orienter, prévenir la personne ou l’entreprise visitée si nécessaire et assurer la traçabilité lorsque celle-ci est prévue. Prendre en charge les appels, transmettre les messages et traiter ou aiguiller les demandes de la messagerie dédiée, sans laisser de demande sans traitement ou orientation.
• Recevoir les demandes de réservation, recueillir les informations, compléter le planning, ouvrir les salles selon les consignes et participer à leur aménagement, notamment avec le matériel vidéo et audio. Vérifier visuellement l’accessibilité et signaler les anomalies.
• Établir les badges à la demande de l’intendante, enregistrer les informations requises, remettre et récupérer les badges selon la procédure, et signaler pertes ou anomalies. Rédiger et gérer les baux civils et événementiels, plans de prévention et états des lieux entrants et sortants, dans le respect des trames et pour transmission à validation.

Le suivi journalier consigne notamment événements et réservations, demandes particulières ou restant à traiter, incidents, badges, clés de bureaux et de salles et informations destinées à l’intendant. Il inclut aussi la gestion du courrier, la réception des colis des résidents et la mise en place d’un logiciel de gestion des flux.

Événements, continuité et sécurité

À la demande préalable de la Communauté urbaine, l’agent peut intervenir ponctuellement hors horaires habituels, notamment avant 8 h 45 ou après 17 h. Les tâches peuvent inclure l’accueil et l’orientation des participants, l’agencement des salles, la gestion des flux et badges, l’ouverture et la fermeture des espaces relevant de l’accueil, la transmission d’informations aux organisateurs et la signature des documents administratifs. Le délai maximal d’intervention indiqué pour une mission événementielle est de 2 jours ouvrés à compter de la demande ; l’offre doit préciser les modalités de mobilisation, le délai de prévenance et les éventuelles conditions de remplacement.

Un seul agent d’accueil est prévu. En cas d’absence, le prestataire informe l’intendante et remplace l’agent dans les 2 heures ; à défaut, une pénalité de 100 € par heure d’absence est prévue. En cas d’alarme ou de situation nécessitant la mise en sécurité, le responsable d’évacuation transmet l’alerte, coordonne l’évacuation, accompagne et recense les visiteurs et oriente les personnes vers les issues et le point de rassemblement. Les modalités précises dépendront des conclusions de l’audit RUS en cours ; la Cité numérique prévoit une formation ou sensibilisation. Une formation SST constitue un atout, non une exigence.

La Communauté urbaine met à disposition un casier fermé, un badge d’accès, les clés des espaces, un ordinateur, un téléphone fixe et une imprimante ; elle ne fournit pas de place de stationnement. Des rencontres de suivi de la prestation sont prévues chaque trimestre.