Accompagnement à la mise en place d’un système de management de l’énergie ISO 50001

La mission consiste à structurer et déployer, en co-construction avec les équipes, un système de management de l’énergie (SMEn), à améliorer durablement la performance énergétique et à préparer la certification. Le périmètre énergétique comprend l’électricité, le gaz naturel et le fioul (usage marginal). La démarche s’appuie sur le diagnostic d’écart d’octobre 2025, l’audit énergétique réglementaire et le plan de sobriété existants. Le contexte fait état d’une consommation électrique supérieure à 23,6 GWh/an et d’un objectif de certification avant fin 2027.

Le titulaire anime les travaux, propose des méthodes, outils et trames, consolide les contributions et formalise les livrables. L’organisme conserve les choix techniques et organisationnels, les arbitrages, la validation des livrables et la mise en œuvre opérationnelle. La production documentaire doit rester sobre et s’appuyer autant que possible sur le système de management de la qualité (SMQ) existant.

Travaux et livrables

• Structuration du SMEn (chapitre 4) : analyse des contextes interne et externe, identification des parties intéressées, définition du domaine d’application et intégration cohérente au SMQ. Livrable : manuel SMEn préliminaire, versions 0.1 puis versions mises à jour.
• Leadership : préparation de la politique énergétique, échanges avec la direction, gouvernance énergie et communication interne. Livrables : projet de politique, proposition d’organigramme fonctionnel, plan de communication et manuel version 0.2.
• Planification énergétique (chapitre 6) : analyse des risques et opportunités, revue énergétique et recommandations d’amélioration, identification des usages énergétiques significatifs (UES), définition des indicateurs de performance énergétique (IPE) et situations énergétiques de référence (SER), plan de comptage et collecte de données, objectifs, cibles et actions. Livrables : matrice SWOT, rapport de revue, registre UES, tableau IPE/SER, plan de comptage et plan de performance énergétique conforme au décret n° 2021-420.
• Support (chapitre 7) : compétences, communications interne et externe, suggestions d’amélioration, impacts documentaires et sensibilisation. Livrables : manuel mis à jour (version 0.4), synthèse des documents du SMQ à créer ou modifier et support de formation.
• Réalisation opérationnelle (chapitre 8) : critères de maîtrise des UES, intégration de l’énergie dans les achats et les processus opérationnels, exigences énergétiques types pour les fournisseurs et pour les projets neufs ou de rénovation. Livrables : procédures mises à jour, grille d’évaluation énergétique des achats, exigences énergie pour les projets et manuel version 0.5.
• Évaluation des performances (chapitre 9) : structuration du suivi énergétique et définition des indicateurs. Livrables : tableau de bord énergétique intégré au manuel et SMEn mis à jour en version 1.
• Audit interne « à blanc » : audit complet, documentaire et sur le terrain, avec entretiens de la direction et des équipes opérationnelles et vérification des chapitres 4 à 10. Livrables : plan d’audit et rapport détaillé avec grille de conformité. L’auditeur doit justifier d’une expérience significative en audit de SMEn ISO 50001 ; une qualification IRCA ou équivalente est appréciée. Le titulaire ne peut pas réaliser l’audit de certification lui-même.

Des sessions de formation du personnel au SMEn peuvent également être demandées en complément ; leur réalisation est prévue dans le cadre du BPU.

Pilotage, qualité et contraintes

Le titulaire tient à jour un tableau de bord des actions, responsables, livrables, échéances et avancements, ainsi que du planning et des périodes de sollicitation des équipes. Il le transmet au minimum tous les quinze jours. Le comité de pilotage se réunit tous les deux mois ; les comptes rendus de la réunion d’enclenchement et des réunions de suivi sont soumis sous trois jours. Les groupes de travail sont thématiques, leurs supports et calendrier sont préparés en amont ; des comptes rendus synthétiques sous trois jours peuvent être produits le cas échéant. Les réunions sont organisées sur site ; la visioconférence est possible selon leur objet, avec accord préalable.

Le soumissionnaire doit être certifié ISO 9001 ou justifier d’une organisation équivalente et remettre avec son offre un plan qualité préliminaire. Le plan qualité final est remis pour validation un mois après la réunion d’enclenchement. Chaque livrable fait l’objet d’une vérification interne, puis du visa de l’organisme : le délai de validation est de trois semaines ouvrées et le titulaire dispose de deux semaines pour traiter les observations ou justifier leur prise en compte ; ces délais sont majorés de deux semaines pendant les congés scolaires. Les documents validés sont remis en fin de prestation en PDF OCR et en format natif, en deux versions. Un serveur documentaire accessible pendant la mission et un catalogue méthodique des documents sont également requis.