Accompagnement AMO aux certifications ISO

L’accord-cadre permet de commander des accompagnements adaptés aux directions, au référentiel visé et au périmètre défini dans chaque marché subséquent. Le besoin principal concerne la mise en place d’un système de management anti-corruption ISO 37001 ; les missions peuvent aussi porter sur ISO 9001, ISO 50001 (2018), ISO 55001 ou des référentiels assimilés. L’intervention suit six phases, dont le contenu précis est arrêté pour chaque mission.

Le pilotage peut s’appuyer sur un COtech, qui examine et prévalide les livrables avant présentation au Copil décisionnaire. Un chef de projet AMO coordonne les travaux et assure la cohérence des productions. Les prestations complémentaires, ponctuelles ou non prévisibles, peuvent être commandées par bons de commande, notamment à la suite de sollicitations du certificateur, d’évaluations de préparation ou d’évolutions des cartographies et documents.

Les six phases de la mission

1. État des lieux et diagnostic. Cadrage des équipes, rôles, attentes et contraintes, puis établissement d’un planning prévisionnel. Le diagnostic examine les documents et pratiques, recueille les informations par entretiens, cartographie les processus et risques et évalue la maturité ainsi que les écarts au référentiel. Un compte rendu de cadrage et un rapport structuré de diagnostic sont attendus, avec les risques et axes d’amélioration. Délai maximal indiqué : 8 semaines à compter de l’ordre de service ou de la réunion de lancement.

2. Étude et conception. Élaboration d’un plan d’action hiérarchisé précisant le périmètre, les actions, responsables et échéances, la gouvernance, les ressources nécessaires et les outils de pilotage. Les livrables peuvent comprendre une feuille de route, des cartographies et une proposition de gouvernance. Délai maximal : 4 semaines après validation de la phase précédente.

3. Accompagnement à la mise en œuvre. Appui méthodologique, organisationnel et technique : animation d’ateliers, cartographie et analyse des risques, formalisation ou actualisation des procédures et documents de management, sensibilisation ou formation des équipes, réponses aux questions et suivi du plan d’action. Des comptes rendus, tableaux de suivi, procédures, outils, supports ou notes d’avancement peuvent être produits. Délai maximal : 4 mois, hors période de validation.

4. Évaluation de préparation à la certification. Analyse des documents et preuves, entretiens, vérification du déploiement des processus et évaluation de la conformité, des écarts, risques résiduels et actions correctives. Un rapport présente les constats, non-conformités, points forts, recommandations et appréciation argumentée du niveau de préparation. L’évaluation est réalisée sous 20 jours ouvrés après validation par la Région des conditions de démarrage ; le rapport est remis sous 10 jours ouvrés après la dernière journée d’évaluation. Une nouvelle évaluation peut être demandée. Cette prestation ne remplace ni un audit interne requis par le référentiel ni l’audit de l’organisme certificateur.

5. Préparation et passation du marché de certification. Appui technique à la définition du besoin et du périmètre, des exigences du certificateur et des éléments techniques du dossier de consultation ; estimation des moyens, contribution éventuelle à l’analyse et aux rapports, et échanges méthodologiques avec le service achats. Le projet de cahier des charges et les pièces techniques sont remis sous 3 semaines à compter de l’ordre de service ou d’une demande équivalente, en format numérique modifiable. L’AMO ne se substitue pas à la Région pour la stratégie d’achat, la conduite de la procédure, l’analyse administrative et financière ou le choix du titulaire. L’AMO et les entités de son groupe ayant contribué à préparer ce marché ne peuvent ensuite candidater ni intervenir comme organisme certificateur pour celui-ci.

6. Accompagnement à l’exécution du marché de certification. Préparation de la direction aux audits, appui à la constitution des preuves et aux échanges avec le certificateur, analyse des écarts et suivi des actions correctives. Les modalités, délais et livrables sont définis dans chaque marché subséquent ; ils peuvent inclure des notes de préparation, comptes rendus, tableaux de suivi, plans d’action et notes d’aide à la décision. L’AMO ne se substitue ni à la direction ni au certificateur. L’évaluation préalable ne garantit pas l’obtention de la certification, qui relève de l’organisme certificateur.

Productions et données

Les livrables sont fournis en format électronique éditable et exploitable, dans des formats bureautiques courants ou équivalents. Pour les réunions des comités, un support PowerPoint est fourni ; un exemplaire papier peut être remis à la demande de la Région. Les outils de collecte utilisés pour les audits, enquêtes, entretiens ou relevés doivent être adaptés aux interlocuteurs et au contexte. Le titulaire veille à la confidentialité, à l’intégrité, à la fiabilité et à la conservation sécurisée des données, dans le respect du RGPD.