Voyage d’étude à Rome

Organisation du déplacement d’un groupe de 100 étudiants majeurs et de 6 accompagnateurs, avec possibilité de prendre en compte jusqu’à 5 inscriptions tardives. Le titulaire coordonne les réservations, les formalités, les transporteurs, les hébergeurs et l’assistance aux voyageurs. Aucune demande émanant directement d’un voyageur ne peut être prise en compte.

Transport et déplacements

La prestation comprend la réservation de deux cars de tourisme de la même compagnie, avec chauffeur, en confort grand tourisme et non scolaires, pour le trajet aller-retour. Deux sièges par accompagnateur doivent être prévus dans la mesure du possible. Les autocars ne sont pas utilisés sur place : les déplacements sur place s’effectuent exclusivement en transports en commun.

Un pass permettant l’utilisation des transports en commun de l’agglomération concernée doit être prévu pour les participants. Aucune visite ni réservation particulière de visite n’est à prévoir par le titulaire.

Hébergement et services associés

Trois nuits d’hébergement sont prévues sur place :

• hébergement équivalent à deux étoiles pour les accompagnateurs, avec chambres individuelles ;
• hébergement multiple pour les étudiants, en centre-ville et à proximité des transports publics ;
• possibilité de proposer jusqu’à trois établissements différents, proches géographiquement et de qualité équivalente, avec au minimum deux accompagnateurs par établissement ;
• petit-déjeuner inclus, accessible à partir de 7 h 00 ;
• bagagerie obligatoire le premier jour à l’arrivée et le dernier jour avant le départ ;
• proposition de gestion d’une éventuelle caution.

Aucun hébergement n’est prévu en cours de route à l’aller ou au retour.

Formalités, assistance et assurances

Le titulaire fournit les renseignements relatifs aux formalités, notamment aux vaccinations, négocie les meilleurs tarifs avec les compagnies de transport et les hôteliers et assure une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Il décrit dans son offre les moyens d’assistance avant et pendant le voyage ainsi que les modalités d’information des voyageurs.

À titre accessoire et complémentaire, peuvent être demandées la souscription d’assurances annulation, bagages, médicales et de rapatriement.

Gestion et suivi

Le titulaire désigne un chef de projet disposant d’un pouvoir décisionnaire et d’une expérience suffisante pour superviser et coordonner l’ensemble des actions. En cas de changement, les éléments relatifs au remplacement doivent être transmis sous 48 heures. Le titulaire traite les changements de date, de lieu ou de conditions de voyage ainsi que les annulations, en présentant clairement les frais correspondants.