Excursions et séjours organisés

Le titulaire organise des excursions à la journée et des séjours pour les Animations de Temps Libre (ATL), destinés principalement aux adultes, ainsi que des séjours pour l’Accueil Collectif de Mineurs Sans Hébergement (ACMSH), destiné aux enfants et jeunes de 6 à 17 ans. La prestation comprend le conseil, la recherche des meilleures offres, la coordination des intervenants et la mise à disposition de supports de présentation pour les participants ou les familles.

Pour les ATL, l’activité comprend en moyenne 8 sorties à la journée et 1 séjour par an, avec environ 50 participants. Les sorties doivent être adaptées notamment aux personnes de 70 à 80 ans, avec des déplacements et des pauses appropriés et une indication de difficulté : facile (1), modéré (2) ou assez fatigant (3). Chaque sortie comprend le transport aller-retour et, lorsqu’ils sont prévus, une activité le matin, une activité l’après-midi et un déjeuner.

Lorsque le déjeuner est prévu, le titulaire propose deux menus de qualité équivalente. Le menu retenu est servi à table et comprend une entrée, un plat chaud avec accompagnement, du fromage, du pain, un dessert et des boissons. Les allergies et situations particulières doivent être prises en compte. L’application de la loi Egalim est requise, notamment la suppression des bouteilles d’eau plate en plastique et la lutte contre le gaspillage alimentaire.

La programmation ATL est préparée par trimestre et validée avec l’Acheteur. La documentation des prestations validées est transmise au plus tard 45 jours avant le début de chaque trimestre. L’Acheteur peut reporter, modifier ou annuler une sortie au moins 10 jours calendaires avant sa date, sans indemnité. En cas d’annulation pour intempérie ou événement extérieur dans les 12 jours précédant la sortie, une proposition équivalente doit être présentée et validée au moins 6 jours calendaires avant la date prévue.

Séjours ATL

Les séjours comprennent le transport, les frais de dossier, les taxes locales, les assurances et au moins une excursion par jour, par exemple des visites guidées de musées, châteaux ou lieux emblématiques. Pour les séjours à l’étranger, le titulaire informe sur les formalités, obtient les visas nécessaires et assure l’accompagnement lors des embarquements et transferts. Les assurances d’annulation, perte de bagages, responsabilité civile, interruption de voyage, assistance et frais médicaux à l’étranger sont incluses.

L’hébergement est réalisé dans un hôtel d’au moins 3 étoiles, situé près du centre-ville ou à 3 km maximum lorsqu’il est bien desservi, avec chambres climatisées équipées d’un lit double et d’une salle de bains avec WC, ascenseur, réception disponible 24 h/24 et personnel francophone. Un défibrillateur est souhaité si possible. Le petit-déjeuner est inclus et pris à l’hôtel ; au moins deux propositions de menus ou un buffet sont prévus pour les autres repas selon le programme.

La programmation des séjours ATL est préparée par semestre, validée avec l’Acheteur et documentée au plus tard 5 mois avant le début de chaque trimestre. Les horaires de départ et de retour sont transmis au moins 3 semaines avant le séjour. En cas de modification de destination, de vol ou d’hébergement pour événement géopolitique ou climatique, une solution de qualité similaire ou supérieure est proposée sans frais supplémentaires ; les retards importants de vol doivent donner lieu à la prise en charge des chambres, repas, transports et transferts. Tout relogement doit maintenir des conditions identiques ou supérieures.

Séjours ACMSH

Les séjours ACMSH sont organisés pendant les vacances scolaires d’hiver, d’avril et d’été de la zone B. Ils accueillent de 12 à 48 enfants, avec une moyenne indicative de 30, et environ 4 accompagnateurs. Le titulaire respecte la réglementation des accueils collectifs de mineurs, les directives de la DRAJES et du SDJES, le taux légal d’un animateur pour 12 mineurs de plus de 6 ans et les exigences de sécurité des locaux.

Les séjours, en France métropolitaine ou à l’étranger lorsque les formalités le permettent, sont conçus autour de la découverte, de l’autonomie, de la citoyenneté, de la cohésion de groupe et d’activités sportives, culturelles ou de pleine nature adaptées à l’âge. L’organisation complète inclut les transports aller-retour, l’hébergement, la pension complète, les activités, les assurances et l’assistance. Pour l’étranger, les formalités requises sont communiquées en amont. Les assurances de responsabilité civile, assistance, rapatriement, annulation et frais médicaux sont incluses. Un référent est joignable 24 h/24 pendant le séjour.

Les hébergements doivent être agréés pour les mineurs et disposer de chambres mitoyennes de 2 à 6 lits maximum, de sanitaires adaptés, d’espaces collectifs et d’animation, d’une infirmerie ou d’un local de soins et d’un accès sécurisé. En camping, les mobil-homes accueillent au moins 4 personnes et sont regroupés dans un même périmètre. La restauration comprend petit-déjeuner, déjeuner, goûter, dîner et paniers-repas si nécessaire, avec menus équilibrés adaptés aux allergies, régimes et prescriptions médicales.

Le dossier de programmation annuel destiné aux familles comprend le planning journalier, les horaires, les moyens humains, les transports sur site et le descriptif des activités. Il est transmis au plus tard 3 mois avant le séjour ; le bon de commande spécifique est transmis au moins 3 mois avant la date souhaitée et les heures de départ et de retour au moins 3 semaines avant. Toute modification de destination, transport ou hébergement impose une alternative de qualité similaire ou supérieure sans surcoût et tout relogement doit préserver des conditions identiques ou supérieures.

Transports et assistance

Les transports peuvent être réalisés en bus, train, avion ou bateau. Le titulaire vérifie les documents réglementaires des véhicules, conducteurs et intervenants, garantit la sécurité des mineurs, l’assistance pendant les déplacements, la gestion des incidents et la transmission des horaires, itinéraires et coordonnées des transporteurs. Les bagages standards de type cabine sont pris en charge ; les bagages supplémentaires font l’objet d’un poste distinct. En cas de perturbation, une solution alternative est proposée sans surcoût. Un référent est joignable 24 h/24 pendant les séjours et une astreinte 24 h/24 et 7 j/7 est prévue pour les séjours à l’étranger.

• Le transport en autocar utilise exclusivement des véhicules de grand tourisme de moins de 5 ans, adaptés à l’effectif, équipés de sièges inclinables, tablettes, ceintures, repose-pieds, climatisation, écran vidéo, micro, réfrigérateur et toilettes ouvertes pendant le trajet.
• Le transporteur respecte les temps de conduite et de repos, présente le planning au représentant de la collectivité, assure la sécurité des montées et descentes et informe les voyageurs sur les dispositifs de sécurité de l’autocar.
• Le train est réservé en seconde classe par défaut, avec places regroupées, réservations nominatives, prise en charge des bagages, accompagnement aux correspondances et assistance en cas d’incident.
• L’avion est réservé en classe économique par défaut, avec gestion des formalités, enregistrement, embarquements, correspondances, bagages et modifications ou annulations ; les billets standards sont émis 48 heures avant le départ lorsque cela est possible.
• Le bateau est assuré par une compagnie autorisée, avec réservations nominatives, accompagnement aux embarquements et débarquements, consignes de sécurité, prise en charge des bagages et solutions alternatives en cas de perturbation.

Le titulaire réalise, sauf directive contraire, un comparatif multimodal avion-train-bateau présentant les coûts et les durées avant validation. La collectivité privilégie le train sur les courtes et moyennes distances ; certains trajets domestiques doivent être réalisés par voie ferroviaire lorsqu’une alternative de moins de 2 h 30 existe.

Coordination et contrôles

Les prestations sont commandées au fur et à mesure par bons de commande précisant notamment les quantités, dates, horaires, montants et conditions particulières. Le titulaire participe à une réunion de démarrage dans les 15 jours calendaires suivant la notification et fournit un compte rendu écrit. Les vérifications quantitatives et qualitatives simples sont réalisées au moment de l’exécution du service.