Vigie technique

La prestation constitue un point central de réception, de qualification, d’orientation et de suivi des signalements techniques, avec une obligation de résultat. Le service fonctionne 24 h/24 et 7 j/7. Il s’interface avec plus d’une soixantaine de corps d’état répartis sur une trentaine de marchés de maintenance.

Les opérateurs surveillent les installations via la GTC, la GMAO (ATTUNE EAM) et les moyens de communication disponibles. Ils analysent les alertes et signalements, évaluent leurs conséquences possibles sur les personnes, les biens, les œuvres, les installations et la continuité d’exploitation, puis transmettent les informations par le canal adapté : GMAO, téléphone ou courriel. Ils suivent chaque demande jusqu’à la prise en compte, l’intervention, la remise en fonctionnement et la clôture.

La mission comprend également le pilotage de certaines installations via la GTC, le suivi des consignations via la GMAO, le déclenchement et la coordination des interventions d’astreinte, ainsi que l’appui à la gestion de crise. La vigie assure une surveillance technique et une coordination des actions : elle ne constitue pas une prestation de gardiennage.

Suivi, documentation et reporting

Le titulaire suit les opérations de maintenance préventive et corrective, les écarts majeurs, les délais et les indisponibilités d’espaces ou d’équipements. Il contrôle la réalisation des actions engagées, alerte sur les difficultés, produit des communications techniques et pose ou met à jour les étiquettes Code Louvre lorsque nécessaire.

Il tient à jour dans la GED le fonds documentaire d’exploitation : installations, marchés, périmètres d’intervention, responsabilités et interfaces entre prestataires. Les documents reçus ou établis sont actualisés au plus tard 48 heures après leur établissement ou transmission. La base comprend notamment les plannings du mois en cours et prévisionnels sur six mois, les rapports, statistiques, procédures et comptes rendus.

Le titulaire développe, met en service et maintient une interface automatisée de reporting connectée en temps réel à la GMAO, sans ressaisie manuelle des données courantes. Le projet est soumis à validation après les six premiers mois ; au moins deux réunions trimestrielles sont prévues pour en définir les attendus. Après validation, développement, recette et mise en production sont réalisés dans les six mois suivants. Les livrables de phase comprennent les spécifications fonctionnelles et techniques, le cahier de recette et le procès-verbal de mise en ordre de marche.

La solution doit agréger les données, produire tableaux de bord et rapports, permettre filtres multicritères, historiques, profils utilisateurs et traçabilité, et exporter en XLSX, CSV et PDF. Elle doit être compatible avec les outils de l’EPML et disponible les jours ouvrés hors maintenance programmée. Le titulaire assure l’administration, les mises à jour, la maintenance et l’assistance ; les données appartiennent à l’EPML et sont restituées en format ouvert exploitable en fin de marché.

Les restitutions comprennent notamment des synthèses journalières, des rapports mensuels d’activité, des indicateurs de performance des mainteneurs et des analyses à la demande. Les reportings couvrent entre autres délais de prise en charge et de résolution, interventions en cours ou clôturées, incidents critiques, disponibilité des installations, réalisation du préventif, réserves et analyses de dérive.

Prestations ponctuelles et amélioration

Sur bons de commande, le titulaire peut assurer le recouvrement avec un prestataire entrant, le contrôle externe de la qualité de l’exploitation-maintenance, l’optimisation du paramétrage de la GMAO, l’audit de la GTC, l’assistance à la constitution et au contrôle des DOE, et la formation du personnel de l’EPML. Les audits donnent lieu notamment à des rapports, synthèses des écarts, plans d’actions et préconisations. Les missions DOE et formations sont assurées par du personnel de niveau ingénieur ou équivalent.

En cas de changement de titulaire, le recouvrement comprend une formation de 20 jours sur site, des présentations des espaces, installations et outils d’exploitation, et des actions assurant la continuité de service. Le titulaire sortant remet son projet d’organisation un mois avant le début de cette prestation. Les sessions de formation ponctuelle comprennent préparation pédagogique, supports, animation, exercices pratiques et évaluation des acquis.

Organisation et moyens

Le responsable technique administratif encadre l’équipe et n’a pas à être présent en continu sur site. Le chef de site et son adjoint assurent l’encadrement opérationnel ; les opérateurs justifient d’une formation de niveau 4 dans un domaine technique lié à la maintenance et de plus de deux ans d’expérience dans un corps d’état pertinent. L’organisation garantit la permanence du poste ; le remplacement d’un opérateur indisponible intervient dans un délai maximal d’une demi-journée et les rotations comportent au moins 30 minutes de recouvrement.

Le titulaire fournit une ligne et un téléphone mobile dédiés, ainsi que des terminaux radio professionnels agréés compatibles avec l’infrastructure, avec licences et accessoires nécessaires. Les outils informatiques et de communication courants sont fournis par l’EPML. Les prestations sont réalisées selon les procédures du système de management de la qualité ISO 9001.