Tri, numérisation et destruction sécurisée de documents et insertion sociale

• Traitement : collecte et enlèvement des documents, vérification des bordereaux d’enlèvement à l’arrivée et au départ, tri préalable pour distinguer documents à numériser, à conserver ou à détruire, puis numérisation (copies simples ou copies fidèles) et indexation selon un guide et un format imposés.

• Livraison numérique : transfert sécurisé des fichiers via protocole défini (FTPS), fourniture de copies par direction sur supports physiques (DVD/Blu-ray) et production de tableaux de récolement, rapports de production et journaux de traitement ; attestations et journaux qualité pour copies fidèles conformes aux spécifications techniques.

• Restitution et conservation : restitution planifiée des dossiers papiers non destinés à destruction, conservation temporaire des dossiers papier et numériques selon les timelines et conditions définies.

• Destruction : destruction sécurisée des copies numériques et des dossiers papiers sur instruction écrite, avec émission d'attestations de destruction et tableaux de récolement.

Organisation, matériels et sécurité

• Matériels et approvisionnements peuvent être mis à disposition sans transfert de propriété ; conditions de remise et restitution à respecter.

• Enlèvement, transport et stockage des documents avec contrôles à l’arrivée/départ, conditions d’archivage (température/hygrométrie, sécurité des locaux) et traçabilité des flux.

• Règles de manipulation des documents, critères techniques des fichiers numérisés (format, résolution, OCR, métadonnées, nommage), et protocoles de livraison et d'acceptation.

Qualité, contrôles et garanties

• Contrôles qualité et suivi de production avec vérifications à la livraison, procédures de recette et décision après vérification.

• Pénalités prévues pour retard, manquement à la confidentialité/sécurité, non-conformité qualité et non-respect des obligations sociales.

Données personnelles et propriété

• Dispositions sur la protection des données personnelles et obligations de conformité (traçabilité, auditabilité, procédures RGPD) ; règles concernant la propriété des livrables et le sort des données en fin de contrat.

Insertion sociale et développement durable

• Intégration d'un dispositif d'insertion et d'accompagnement socioprofessionnel des personnes en insertion, modalités de suivi, qualification et reporting annuel de la démarche.