Externalisation de la gestion des archives physiques

Hébergement, conservation et suivi

• Stockage externalisé en centre d'archivage adapté avec conservation selon les durées par nature des pièces (ex. durées de 33 mois, 2,5 ans, 5 ans, 10 ans ou durées longues pour RH selon codification).
• Suivi permanent de localisation et statut des unités, inventaire annuel et accès aux états de stock.

Outil de gestion informatisée

• Mise à disposition d'un outil web multi-utilisateurs avec gestion des habilitations, recherche d'unités, état des unités (présente, sortie, en recherche), historique des mouvements, génération/export de tableaux et statistiques, intégration de la nomenclature AD2000-1 et des délais de conservation.
• Disponibilité cible ≥ 99,9 % ; phase de tests et démonstration ; manuel utilisateur et formation (plafond 32 utilisateurs) dans le mois suivant notification.

Recherches, communication et prestations opérationnelles

• Mise à disposition des pièces sur demande (remise papier ou fourniture numérique), gestion des sorties et suivis des demandes, tarification à l'unité pour types de recherches et communications.
• Gestion des demandes non abouties et remontée des anomalies (archives non trouvées).

Destruction et traçabilité

• Destruction périodique (trimestrielle) des unités arrivées en fin de durée de conservation : bordereau et procès-verbal de destruction, traçabilité, décompte des volumes détruits, conformité aux règles environnementales et d'archivage public.

Production d'états et facturation

• États statistiques trimestriels (inventaire actualisé, volumes détruits par type, nombre de dossiers dématérialisés et demandes) et facturation détaillée par type d'opération (enlèvement, stockage, recherches, destructions, formations, prestations complémentaires).

Sécurité, continuité et responsabilités

• Plan de sécurité local et plan de continuité permettant secours informatique sous 12 heures ouvrées ; engagement d'assurance couvrant pertes et dommages et indemnisation en cas d'élimination/altération.
• Personnel encadrant avec compétences archivistiques, secret professionnel, formation continue et accès restreint aux données.

Governance et prestations complémentaires

• Mise à disposition d'au moins deux interlocuteurs dédiés (technique et administratif), comité de suivi avec comptes rendus.
• Prestations complémentaires ponctuelles : conditionnement, récolement Excel, étiquetage code-barres, interventions journalières facturées à temps presté.