Transport à température dirigée d'échantillons biologiques et diagnostiques

Le titulaire enlève et transporte des échantillons entre laboratoires transmetteurs, le Pôle de Biologie Pathologie Génétique (PBPG) du CHU de Lille et les laboratoires extérieurs, selon des circuits et horaires préétablis. Le marché couvre environ 290 tournées régulières par mois, estimation non contractuelle. Les circuits peuvent comporter plusieurs points de passage, des liaisons entre agences (tractions) et varier selon les jours. Les tournées connues à la publication sont susceptibles d'évoluer en cours de marché.

| Code | Départ prévisionnel | Trajet indiqué | Passages/mois | Distance approx. | Durée approx. | Particularité |
|---|---:|---|---:|---:|---:|---|
| 150 | 11h15 | Metz / Metz | 21 | 250 km | 3h45 | |
| 160 | 09h00 | Metz / Metz | 21 | 440 km | 8h00 | |
| 190 | 12h00 | Reims / Reims | 21 | 230 km | 4h30 | |
| 195 | 14h15 | Reims / Reims | 21 | 160 km | 2h30 | |
| 225 | 02h00 | Lille / Paris / Lille | 21 | 600 km | 11h00 | Distribution AP-HP intra-muros |
| 230 | 09h30 | Lille / Lille | 21 | 380 km | 6h15 | |
| 260 | 08h30 | Lille / Lille | 21 | 330 km | 8h00 | |
| 270 | 08h30 | Lille / Lille | 21 | 380 km | 7h45 | |
| 280 | 08h30 | Lille / Lille | 21 | 220 km | 7h00 | |
| 290 | 10h30 | Lille / Lille | 21 | 400 km | 8h00 | |
| 300 | 08h30 | Lille / Lille | 21 | 260 km | 8h30 | |
| 301 | 11h00 | Lille / Lille | 21 | 165 km | 5h00 | |
| 310 | 08h30 | Lille / Lille | 4 | 210 km | 3h30 | Samedi |
| 350 | 18h00 | Metz / Lille / Metz | 21 | 800 km | 9h00 | Véhicule T2, 800 kg et 5 m³ |

La prestation comprend également le retour aux clients, sous enveloppes cachetées, des résultats d'analyses et la distribution de consommables de laboratoire (notamment tubes de prélèvement et milieux de transport). Environ 200 000 échantillons par an sont estimés, répartis sur plusieurs tournées ou tractions. Les feuilles de route définitives, avec points, horaires et jours de passage, sont remises après notification; distances et durées sont relevées avec le PBPG avant démarrage et les feuilles de route sont validées conjointement.

Échantillons, températures et traçabilité

Les transports portent notamment sur des prélèvements et tissus de catégorie B ou exemptés au titre de l'ADR, des résultats sous enveloppe cachetée, des consommables et d'autres matières compatibles. Aucun produit de catégorie A n'est concerné. Les retransmissions collectées en tournée sont ramenées au PBPG, qui organise leur redirection éventuelle. Les actions de collecte et de livraison sont tracées par code-barres; les sachets des clients réguliers sont pré-identifiés selon la température et chaque client regroupe ses échantillons par température, en distinguant au besoin les prioritaires.

Les trois gammes de conservation doivent pouvoir être assurées simultanément : froid positif, cible 5 °C ± 3; température ambiante, cible 22 °C ± 4; froid négatif, cible ≤ -18 °C. La continuité thermique est maintenue entre point de collecte/livraison et véhicule, avec des moyens adaptés, par exemple des pains eutectiques. Des emballages tertiaires conformes à l'ADR sont fournis lorsqu'ils manquent; l'expéditeur fournit au minimum l'emballage secondaire et indique la température. Le transport ponctuel sous glace carbonique (UN 1845) est prévu dans la limite du volume autorisé.

Moyens, contrôle et organisation

Les véhicules sont récents, entretenus, propres, identifiés au titulaire et conformes à l'ADR; les surfaces en contact avec les échantillons sont régulièrement désinfectées. Le titulaire prévoit des véhicules, enceintes thermostatées et systèmes d'enregistrement de remplacement rapidement opérationnels. Les enceintes actives sont qualifiées selon FDX 15-140 (ou protocole équivalent autorisé), testées en conditions hivernales et estivales, avec ouvertures représentatives et sur la durée d'une tournée. Leurs volumes minimaux sont de 50 L en température ambiante, 50 L en froid positif et 140 L en froid négatif.

Le système informatisé assure l'enregistrement des températures, les alarmes, la géolocalisation et la traçabilité des prélèvements, y compris lors d'un stockage temporaire en agence; conservation des données pendant au moins 2 ans, y compris après la fin du marché. La fréquence d'enregistrement et de transmission, validée avec le PBPG, ne dépasse pas 20 minutes. Les chaînes de mesure sont certifiées COFRAC, d'incertitude inférieure au quart de la tolérance de température et vérifiées/étalonnées au minimum une fois par an. En cas de défaillance électronique, feuilles de route et documents papier assurent le suivi.

Le personnel est formé au transport ADR et aux prestations du PBPG; un responsable d'encadrement et son remplaçant sont désignés, avec responsable joignable 24 h/24 et 7 j/7. Procédures normales et dégradées, gestion des incidents et du risque biologique, confidentialité médicale et signalement immédiat des dysfonctionnements s'appliquent. En cas de mobilisation de sa flotte, le titulaire forme les conducteurs à l'éco-conduite au minimum pendant la première année d'exécution et transmet les justificatifs dans le mois suivant une demande du CHU.