Transport de produits administratifs

Le marché organise le transport intersites de produits administratifs au moyen de cinq tournées planifiées, exécutées les jours ouvrés, et de transports ponctuels déclenchés par bons de commande. Les tournées planifiées suivent des circuits et horaires de passage impératifs ; toute organisation différente nécessite l’accord préalable de la CPAM. La mutualisation avec les tournées d’autres clients est interdite pour ces circuits. Le chauffeur inscrit son nom sur le bordereau de prise en charge ou de livraison ; son identité peut être vérifiée par téléphone.

Circuits et flux

• Tournée 1 : 9 points de passage, prise en charge entre 7 h 30 et 8 h, retour avant 13 h 30.
• Tournée 2 : 9 points, prise en charge entre 7 h 30 et 8 h, passage impératif à 10 h, retour avant 13 h 30.
• Tournée 3 : 4 passages l’après-midi, avec horaires impératifs à 14 h 30, 15 h, 15 h 30 et 16 h 30.
• Tournée 4 : 6 points, départ impératif à 12 h ; passages notamment à 12 h 30, 13 h 30, 15 h et 15 h 30.
• Tournée 5 : 4 passages entre 9 h et 13 h 30 ; elle comprend l’échange de sacoches contenant des dossiers médicaux, en plus des documents administratifs.

Les immeubles et services centraux sont accessibles de 7 h 30 à 17 h 30. Les agences sont accessibles du lundi au mercredi et le vendredi de 9 h à 16 h, et le jeudi de 9 h à 12 h. Les circuits commencent au plus tôt à 7 h 30. Aucun code d’accès n’est communiqué : pour les sites non ouverts au public, le chauffeur appelle à son arrivée les contacts transmis.

Contenants et volumes estimatifs

Les contenants sont fournis par la CPAM : sacs de liaison courrier (L 40 × H 30 × P 30), containers (L 36 × H 30 × P 25,5), bacs La Poste orange et/ou gris (L 49 × l 30 × h 190 ou 270), pochettes ou enveloppes au format A4 et cartons d’emballage papier A4. Chaque contenant livré avec ses documents est déposé sur le site concerné ; les contenants vides sont repris quotidiennement.

Volumes estimés en circulation :

• Tournée 1 : 15 à 32 sacs, 2 pochettes et 2 à 4 bacs gris.
• Tournée 2 : 13 à 21 sacs, 1 container gris et jusqu’à 30 bacs gris.
• Tournée 3 : 5 à 14 sacs, 5 à 18 containers gris et jusqu’à 30 bacs gris.
• Tournée 4 : 9 à 15 pochettes, 1 à 2 sacs et occasionnellement des paquets.
• Tournée 5 : 5 à 7 sacs.

Des produits supplémentaires peuvent être ajoutés occasionnellement. Si leur transport impose un changement de véhicule ou le doublement d’une tournée, un devis préalable est établi.

Traçabilité et moyens

Dès le démarrage, le titulaire met à disposition une solution de traçabilité SaaS existante, complète et opérationnelle, accessible par connexion sécurisée via navigateur et, le cas échéant, application mobile. Elle permet le suivi des tournées et, lorsque demandé, de chaque contenant : points de collecte et de dépôt, dates et heures effectives, nombres de contenants, statuts et anomalies, avec historique horodaté. Les données doivent être consultables en accès sécurisé, exportables dans un format exploitable tel que CSV ou XLSX, et conservées de façon intègre, disponible et confidentielle. La solution doit être éprouvée et une démonstration peut être demandée.

Le titulaire dispose d’un effectif de réserve et de véhicules adaptés pour remplacer un moyen défaillant dans un délai maximal d’une heure après constat du défaut de début d’exécution ; il en informe immédiatement le responsable du Département des Flux Papier. Les véhicules électriques sont à privilégier et les vélos cargos peuvent être employés lorsque le volume, les accès, les délais, la sécurité, la météo et la continuité du service le permettent. Les moyens doivent protéger les documents du vol, de la perte, de la détérioration et des intempéries ; toute substitution nécessaire assure la continuité sans surcoût ni baisse du niveau de service.