Transport et expédition de colis

Le titulaire organise et régule les transports de marchandises, assure les formalités administratives associées, suit les acheminements et fournit un reporting qualitatif et économique. Les envois peuvent être réalisés par ses propres équipes ou sous-traités ; il reste responsable de leur bonne exécution. Les transports spécifiques font systématiquement l’objet d’un devis et représentent environ 25 dossiers par mois.

Les flux généraux comprennent des monocolis et des envois de messagerie. Les marchandises sont variées, principalement des matériels techniques industriels et des étalons scientifiques ou médicaux ; certains équipements sont fragiles, coûteux ou irremplaçables. Les besoins spécifiques peuvent concerner des marchandises dangereuses, y compris à l’export, des transports sous température dirigée, de longues dimensions, du matériel sous pression ou sensible, ainsi que des acheminements aériens et des objets atypiques.

Collectes, remises et instruments d’étalonnage

Les flux spécifiques comprennent la collecte régulière ou à la demande d’échantillons chez les clients, leur acheminement pour étalonnage puis leur retour après traitement. Le flux d’instruments comprend environ 8 000 éthylomètres, 2 500 cinémomètres et 1 500 jauges Oméga, étalonnés une fois par an.

Pour les éthylomètres, les collectes ordinaires sont prévues le lundi et le mercredi entre 14 h et 18 h ; chaque passage concerne 20 à 60 instruments, en moyenne 45. Des collectes particulières de 2 à 3 instruments peuvent être programmées. La liste et la localisation des appareils sont communiquées sous forme de fichiers 48 heures avant la collecte. Le titulaire saisit les informations dans son système d’étiquetage, vérifie la concordance des instruments avec les demandes et signale et corrige les anomalies. Si un appareil ne peut être collecté en raison du client, il prend rendez-vous pour reprogrammer le passage ; 4,5 % des collectes ont donné lieu à un second passage au cours des 12 derniers mois.

Après vérification, les éthylomètres doivent être livrés dans les 24 heures au maximum. Après étalonnage, leur relivraison au point de collecte doit intervenir dans les 48 heures suivant leur expédition. Les instruments sont transportés dans des emballages existants (flight cases ou caisses plastiques) permettant leur manutention et leur transport. Pour la Corse et les DOM-TOM, le client collecte les éthylomètres, les palettise et les met à disposition du titulaire sur des sites convenus. En cas de perte ou de casse, le titulaire avertit rapidement l’acheteur et suit ses consignes.

Les autres flux spécifiques, notamment ceux liés à la DGA ou au CEA, suivent un circuit de collecte et de remise comparable. Sur les sites sensibles, les conducteurs routiers doivent être agréés et respecter les exigences de sûreté, de sécurité du travail et les protocoles de transport applicables.

Outils, régulation et suivi opérationnel

Les demandes ordinaires sont transmises au service logistique avec un bon d’expédition ou de collecte comportant un identifiant : un simple courriel ne doit pas déclencher la prestation. Pour les importations et les envois aériens, le titulaire saisit également les identifiants des bons et réclame un bon conforme s’il manque. Les comptes doivent différencier les flux généraux par site des flux spécifiques. Certains flux, tels que les éthylomètres et les jauges Oméga, peuvent utiliser des fichiers distincts de la base du flux général.

Le titulaire met à disposition des postes d’étiquetage et des imprimantes pour les sites concernés. Les ordinateurs sont fournis par l’acheteur et une connexion internet est mise à disposition pour utiliser le logiciel du titulaire ; celui-ci ne peut pas être hébergé sur l’infrastructure de l’acheteur.

Un régulateur et un suppléant assurent la prise en charge des commandes, le suivi préventif des enlèvements et livraisons, l’identification des conducteurs et véhicules, la gestion des incidents et les mesures correctives en cas de récurrence. Le dispositif comprend un interlocuteur privilégié, un retour d’information personnalisé aux donneurs d’ordre, expéditeurs et réceptionnaires, ainsi qu’une coordination avec les agences du réseau et les équipes techniques. Le régulateur et son suppléant disposent des compétences nécessaires en documents et conseil douaniers ; ils sont habilités par délégation du directeur général. Une équipe dédiée, un numéro de téléphone et une adresse électronique spécifiques sont prévus.

Douane, entrepôt et réacheminement

Le titulaire traite les formalités douanières, les admissions temporaires et le suivi des carnets ATA. Pour les importations et exportations hors UE, le besoin représente en moyenne 10 à 20 dossiers par mois et 5 à 10 m³, dont certaines marchandises ADR. Le titulaire et/ou le sous-traitant chargé de ces prestations doit posséder les autorisations douanières requises, dont un statut d’opérateur économique agréé (OEA/AEO) valide.

Les marchandises circulent sous T1 jusqu’à l’entrepôt sous douane du titulaire, où les envois peuvent être domiciliés dans l’attente d’instructions de dédouanement temporaire ou définitif. Le titulaire assure la réception sous douane, le stockage temporaire limité à 90 jours, les opérations douanières puis le réacheminement demandé, domestique ou international.

Facturation, tableaux de bord et continuité

Les factures mensuelles détaillent chaque envoi (origine, destination, nombre de colis, poids et volume) et sont transmises sur support papier et au format électronique Excel. Le fichier de facturation suit le modèle prescrit et est adressé entre le 5 et le 10 de chaque mois ; les factures sont déposées sur Chorus Pro. Les tableaux de bord mensuels distinguent les flux généraux des flux éthylomètres et suivent notamment les expéditions, colis, poids, avaries, pertes, casses, retards, collectes effectives et données économiques. Ils comprennent les statistiques par site et les anomalies à traiter conjointement et sont transmis au plus tard le 10 du mois suivant.

Une réunion mensuelle permet de commenter les tableaux de bord ; les réunions de suivi du plan de progrès sont trimestrielles et font l’objet de comptes rendus. Le titulaire rédige également un plan de continuité décrivant l’alerte, l’escalade, les moyens de maintien du service, la traçabilité des actions et le reporting. Après interruption de plus de 48 heures sans accord préalable et mise en demeure, l’acheteur peut faire assurer provisoirement le service par un tiers aux frais du titulaire.