Transport et emballage d’œuvres d’art

Le marché couvre l’emballage, le conditionnement et le transport d’œuvres empruntées ou produites, en aller-retour, aller uniquement ou retour uniquement. Les déplacements sont organisés par voie routière et/ou aérienne, selon les œuvres et leurs provenances. Le marché comporte une tranche ferme et une tranche optionnelle de 7 options, chacune chiffrée séparément et susceptible d’être levée ou non.

Préparation et conditionnement

Le titulaire prend contact avec les prêteurs, artistes ou représentants, planifie les rendez-vous, réalise un aller-voir si nécessaire et adapte l’emballage aux préconisations et à la nature de l’œuvre. Les emballages spécifiques proposés après repérage sont soumis à l’acceptation du Palais de Tokyo. Les emballages et caisses sont réalisés par du personnel qualifié, avec des matériaux adaptés et conformes aux règles d’usage pour protéger les œuvres.

• Pour le transport routier, tamponnage soigné en trois couches lorsque les caisses n’existent pas : protection de surface, réduction des vibrations et des variations de température et d’hygrométrie, puis résistance aux chocs. Les matériaux de la première couche doivent être chimiquement neutres.
• Pour le transport aérien, caisses de type musée ou standard selon les préconisations et l’œuvre ; regroupement si possible des œuvres d’une même provenance dans une caisse. Des caisses de location peuvent être envisagées.
• Les caisses mutualisées, tamponnages et bacs de transit sont privilégiés selon le mode de transport, sans empêcher un conditionnement spécifique si nécessaire.

Enlèvements, acheminement et restitution

Le titulaire organise les enlèvements auprès des prêteurs et les livraisons au Palais de Tokyo ou à tout autre lieu indiqué pour les œuvres concernées. Il peut avoir à gérer les formalités douanières et administratives, ainsi que l’organisation des transports et séjours de convoyeurs sur demande. Les transports d’œuvres en groupage sont à privilégier ; des transports directs ou exclusifs peuvent être demandés. Le stockage intermédiaire doit se faire dans une zone sécurisée ne présentant aucun risque pour les œuvres.

Pour les retours, le titulaire enlève les œuvres emballées, les transporte à leurs adresses de restitution et planifie les rendez-vous de livraison. Le déballage et le réaccrochage sont réalisés si le Palais de Tokyo le demande. Les copies des documents de transport et, le cas échéant, de douane sont transmises au Palais de Tokyo ; les bons de livraison sont accompagnés d’une liste des œuvres, de leur provenance ou destination et de leur colisage. Les copies des bons de livraison retour signés par le titulaire et le destinataire sont transmises sous 7 jours après la livraison.

Moyens et contraintes de transport

Les transports routiers peuvent être en groupage, directs ou exclusifs ; le titulaire doit disposer de ses propres véhicules. Chaque véhicule doit avoir deux personnes à bord, des suspensions pneumatiques, un capitonnage, des barres et sangles, un extincteur, la climatisation sauf accord du Palais de Tokyo, un hayon et une alarme. En transit, les camions stationnent dans des locaux sécurisés. Le transport aérien se fait autant que possible sur vol direct, sans escale ni transbordement, sauf fret spécifique nécessaire pour du hors-format. La supervision des chargements et déchargements peut être confiée au titulaire ; une supervision tarmac peut être proposée en option.

Les livraisons au site doivent tenir compte du quai, qui peut accueillir deux camions de 40 m³. Pour les semi-remorques, le ventousage de la rue doit être commandé par le Palais de Tokyo au plus tard un mois avant la livraison. Le quai mesure 4,80 m de large sur 16 m de long ; la zone de déchargement mesure 7 m sur 6 m et sa hauteur est de 3,40 m. Les monte-charges et plateformes ont des capacités de 2 500 à 6 000 kg. Les livraisons se déroulent normalement du lundi au vendredi de 9 h à 18 h ; toute livraison nécessite un accord préalable sur le jour et l’heure, et les périodes de montage et démontage impliquent une forte coactivité à intégrer à la planification.

Le titulaire est soumis à une obligation de résultat et doit rechercher des solutions logistiques adaptées. Sont exclus le transport de matériel pour les nouvelles productions d’œuvres, les œuvres dont le prêteur ou une institution partenaire impose son propre prestataire, les transports par messagerie et certaines opérations exceptionnelles nécessitant bardage ou grutage.