Transformation organisationnelle et pilotage de projets SI

La mission accompagne OPCO 2i dans l’évolution de la gestion administrative des demandes de financement et de son système d’information métier MYOPCO, développé par VAL Software. Elle couvre le cadrage des besoins, leur traduction fonctionnelle et technique, l’étude de faisabilité et le pilotage de la réalisation, sans se substituer aux responsabilités de l’acheteur, de ses équipes ou de ses prestataires.

Trois axes métier sont concernés :

• décloisonner le système d’information pour répartir nationalement la charge, en analysant l’organisation et les règles de répartition des dossiers, puis en définissant les besoins fonctionnels et les modalités de pilotage des charges ;
• centraliser les versements volontaires, à partir de l’analyse des processus existants, de la définition du modèle cible et de l’identification des évolutions applicatives nécessaires ;
• automatiser les relances de factures, en analysant les pratiques et en définissant le processus cible ainsi que ses impacts organisationnels et techniques.

Phases et interventions

Le titulaire analyse l’existant, anime des ateliers métiers, recueille les besoins et contribue à formaliser l’expression des besoins et les processus cibles. Il traduit ensuite les besoins en spécifications fonctionnelles et contribue, avec la DSI et l’éditeur, aux spécifications techniques et à la définition détaillée des évolutions.

L’étude de faisabilité examine les solutions envisageables, leur faisabilité technique et leurs effets de bord. Elle comprend l’estimation des coûts et délais, l’identification des risques et de leurs impacts, un plan d’action et, si nécessaire, un scénario alternatif, puis la validation formelle de la solution retenue.

Pendant la réalisation, le titulaire assure le pilotage métier, suit les travaux des équipes d’OPCO 2i et de ses prestataires, contrôle la conformité des développements aux besoins et accompagne la recette et le déploiement. Il organise les comités projet et de pilotage, suit les risques, arbitrages et plans d’action, et assure le suivi immédiat après la mise en production.

Gouvernance, suivi et livrables

L’équipe comprend au minimum un chef de projet senior et un directeur de projet. Le titulaire suit les jalons, le calendrier, les scénarios, arbitrages et livrables ; formalise les décisions, hypothèses et évolutions ; produit des reportings réguliers ainsi que des alertes et aides à la décision en cas de risque ou de dérive.

Les livrables attendus comprennent trois expressions de besoins consolidées et validées, les spécifications fonctionnelles et techniques nécessaires aux évolutions, un dispositif de gouvernance opérationnel, un planning détaillé et des jeux de recette. Les supports doivent être adaptés aux niveaux de décision ; les livrables sont remis selon un calendrier validé et sont opposables.

La prestation exige confidentialité, traçabilité et conformité. En cas d’accès au système d’information d’OPCO 2i, le titulaire et ses éventuels cotraitants ou sous-traitants appliquent la charte SI et la double authentification et utilisent leur propre matériel informatique et téléphonique. Tout espace de partage qu’ils mettent à disposition doit être sécurisé.