Transfert et gestion des biens lors du déménagement

La prestation couvre le transfert organisé de biens depuis six implantations, leur acheminement et leur déploiement selon les plans et consignes du client. Le marché comprend une tranche ferme et cinq tranches optionnelles. Les quantités recensées sont des estimations à ajuster après les visites de site.

Préparation et exécution communes

Le titulaire prépare les plannings détaillés, le phasage par site, le système de codification et les flux logistiques. Il établit les états des lieux avant et après chaque phase, vérifie les inventaires, coordonne les équipes et remet des états contradictoires des biens transportés. Il fournit les emballages, protections et étiquettes nécessaires, tient un suivi des fournitures et évacue les déchets d’emballage.

Les opérations peuvent se dérouler du lundi au samedi, entre 08 h et 23 h. Les livraisons au site d’arrivée sont soumises à des créneaux réservés et à des contraintes de chantier et de coactivité. Le titulaire doit notamment prévoir une flotte propre suffisante, un plan de secours en cas d’indisponibilité d’un véhicule et des matériels de manutention révisés et testés. Les moyens motorisés doivent limiter le bruit ; les attestations de contrôle des véhicules et matériels sont à fournir au plus tard 48 heures avant le démarrage concerné.

Tranche ferme

• Affaires personnelles : environ 3 903 cartons estimés. Chaque collaborateur ne peut emporter qu’un carton de 40 × 50 × 60 cm ; les cartons fournis doivent aussi être compatibles avec des casiers de 40 × 60 × 60 cm. L’AFD assure l’étiquetage et l’emballage ; le titulaire assure le transport et le déploiement. Après chaque phase, une équipe de deux équipes de deux ouvriers collecte les emballages pendant six jours ouvrés. Une équipe de deux ouvriers aide les nouveaux arrivants pendant trois jours, de 9 h à 18 h.
• Archives de proximité : estimation de 1 453 mètres linéaires pour les sites AFD, auxquels s’ajoutent les volumes indiqués pour PROPARCO (363 ml) et EF (75 ml). Le titulaire fournit les contenants, réalise l’étiquetage avec le service concerné, l’emballage, le transfert et le déballage en conservant l’ordre de classement. Les dossiers confidentiels ou « Secret Défense » exigent des caisses sécurisées et plombées, une chaîne de traçabilité continue, une prise en charge en présence d’un représentant habilité, un transfert sans interruption ni stockage intermédiaire et, si nécessaire, un véhicule exclusivement dédié.
• Mobiliers : transfert, démontage, protection, remontage éventuel et mise en place selon plans et inventaire IDposition. Le quantitatif détaillé comprend notamment 622 bureaux, 1 211 fauteuils, 887 rangements (un tableau de synthèse mentionne 896), 9 armoires fortes, 20 bulles, 516 assises et 89 tables. Une table de 652 × 170 × 111 cm nécessite une manutention particulière. Le titulaire pose les capteurs de présence sous environ 2 200 bureaux de réemploi avant l’arrivée des utilisateurs.
• Réemploi, cession et recyclage du mobilier : inventaire et traçabilité des biens sortants, consultation préalable d’un broker pour rechercher le réemploi, le reconditionnement ou la revente, et présentation de son offre chiffrée avec une moins-value distincte. Faute de solution validée, les mobiliers sont orientés vers Valdelia ou une filière agréée ; les justificatifs de prise en charge sont transmis. Le titulaire suit les QR codes et met à jour les données utiles au suivi comptable des actifs.
• Objets d’art : transfert estimatif de 68 tableaux et 37 sculptures, avec quantités définitives confirmées lors des visites. Le titulaire fournit les protections adaptées, assure l’étiquetage et la traçabilité, fait réaliser l’emballage par du personnel formé, transporte et remet en place les œuvres avec précaution. Une assurance ad valorem est requise.

Tranches optionnelles

Elles couvrent le décommissionnement et le transfert ou le traitement des équipements informatiques des postes de travail, des équipements audiovisuels des salles de réunion, des équipements réseaux et infrastructures, ainsi que la cession ou le don des équipements appartenant à EF. Les copieurs multifonctions et les équipements des salles informatiques, datacenters et salles de brassage sont exclus des périmètres concernés tels que précisés au cahier des charges.

Selon leur destination, les équipements sont transférés, valorisés ou recyclés. Le titulaire fournit les emballages et protections, déconnecte et étiquette les matériels, les conditionne, les transporte et les déploie ; la mise hors tension et la reconnexion restent à la charge du client. Pour les équipements informatiques et de communication, le transport requiert des véhicules à hayon et des camions à suspension pneumatique ; aucun véhicule chargé ne peut rester en débord hors d’une zone fermée et sécurisée. Les écrans Iiyama 27 pouces doivent voyager dans leurs cartons d’origine. La recherche de réemploi ou de reprise précède le recyclage ; les équipements sortants font l’objet d’un inventaire et d’un suivi documenté.