Rédaction de synthèses et transcription de réunions

Le lot couvre les relevés synthétiques des commissions des marchés ainsi que les synthèses classiques des conseils d’administration, comités stratégiques et autres réunions exceptionnelles. Les livrables sont transmis par courriel sous forme de document Word.

Le relevé synthétique restitue la substance des échanges, les positions exprimées, les décisions, les votes et les engagements actés. Il représente environ 2 à 3 pages par heure de débat. La synthèse classique est structurée et met en avant les informations importantes, en supprimant les redondances et les tergiversations non constructives ; elle représente environ 6 pages par heure.

• Commissions des marchés : réunion généralement à distance, d’une durée moyenne d’une heure ; le relevé prévoit la présence du rédacteur sur place. Conseils d’administration : environ 2 h 30 ; comités stratégiques : environ 2 h.
• Besoin 2024 donné à titre indicatif : 27 manifestations — 6 conseils d’administration, dont 2 extraordinaires, 1 comité stratégique, 19 commissions des marchés et 1 réunion exceptionnelle.
• Les logiciels d’aide à la retranscription et le matériel d’enregistrement non fourni par l’Opéra peuvent être utilisés à l’appréciation du titulaire.

Le titulaire mobilise au minimum un intervenant principal et un remplaçant. L’équipe reste stable ; un rédacteur attitré est présenté pour chaque année et chaque type d’instance, avec choix pouvant être arrêté avec l’Opéra au regard des CV et expériences. Le nom du rédacteur est communiqué par courriel pour validation au plus tard 72 heures avant la réunion, sauf demande tardive de l’Opéra ; en cas d’indisponibilité, le remplaçant présente un profil similaire. Pour une réunion à distance, le titulaire intervient à distance ; pour une réunion en présentiel, il se rend au lieu de la réunion.