Transcription des débats

Le titulaire transcrit les débats de réunions organisées par l’ENPC, sur site, en visioconférence ou exceptionnellement en Île-de-France. L’ENPC fournit l’enregistrement audio, la prise de parole et, si nécessaire, les documents utiles : ordre du jour, liste des participants, supports d’échange et feuille de présence. Les transcriptions d’entretiens scientifiques à des fins d’analyse sont exclues.

Les bons de commande précisent le type de document attendu et les éventuelles instructions particulières. Le titulaire accuse réception de chaque bon de commande sous 2 jours ouvrés maximum. Les prestations non prévues au bordereau peuvent faire l’objet d’un devis.

Niveaux de restitution

• Compte-rendu intégral : restitution exhaustive et fidèle à l’oral, sans remise en forme syntaxique.
• Compte-rendu révisé : rédaction apurée des éléments devenus inutiles à l’écrit, à raison de 8 à 10 pages par heure de débat.
• Compte-rendu standard ou synthèse standard : suppression des informations accessoires, environ 6 pages par heure.
• Compte-rendu synthétique ou synthèse brève : conservation des éléments directement liés au cœur de la réflexion, environ 4 pages par heure.
• Synthèse ou note de synthèse : présentation succincte des thèses, interrogations et principaux exemples des intervenants, environ 2 pages par heure.

Le titulaire porte une attention particulière à l’orthographe des noms et aux titres des participants. Une relecture humaine est obligatoire ; la rédaction ne peut pas être laissée intégralement à une intelligence artificielle. L’ENPC peut refuser et ne pas payer un document manifestement non relu, incohérent ou sans rapport avec les débats. Des corrections peuvent être demandées dans la limite de 10 % du document initialement transmis.

Délais et transmission

Les livrables sont transmis en présentation standard de traitement de texte ou selon une présentation simple fournie par l’ENPC. Les délais courent à compter de l’envoi des enregistrements sonores et les documents sont transmis par un moyen permettant à l’ENPC d’en accuser réception.

• Réunion jusqu’à 4 heures : 6 jours ouvrés en délai standard, 3 jours ouvrés en urgence.
• Réunion jusqu’à 6 heures : 8 jours ouvrés en délai standard, 4 jours ouvrés en urgence.
• Réunion jusqu’à 8 heures : 10 jours ouvrés en délai standard, 5 jours ouvrés en urgence.
• Réunion de plus de 8 heures : 12 jours ouvrés en délai standard, 6 jours ouvrés en urgence.

Les délais sont impératifs. Toute prolongation nécessite un accord exprès de l’ENPC ; le titulaire doit signaler sans délai l’obstacle rencontré et formuler sa demande avant l’expiration du délai contractuel.

Contrôle et responsabilités

Le titulaire assure le suivi des prestations et le contrôle de leur qualité. L’ENPC dispose de 15 jours à compter de la livraison complète pour effectuer ses vérifications ; à défaut, l’admission est réputée acquise et vaut attestation de service fait. Selon les défauts constatés, les prestations peuvent être admises avec réfaction, ajournées ou rejetées partiellement ou totalement.

Un responsable unique, interlocuteur de l’ENPC, doit être désigné avec ses coordonnées professionnelles. Le titulaire affecte du personnel compétent, s’efforce de maintenir la stabilité de l’équipe et propose un remplaçant de compétence équivalente en cas d’absence, de départ ou de récusation d’un rédacteur.